FÓRMULAS Y FUNCIONES

 

CREACIÓN DE FÓRMULAS

 

Operadores aritméticos

+ suma

- resta

* multiplicación

/ división

% porcentaje

^ función exponencial.

 

Por ejemplo, la fórmula =20^2*15% eleva 20 al cuadrado y multiplica el resultado por 0,15 para producir un resultado de 60.

 

Operaciones de comparación

 

Compara dos valores y produce el valor lógico VERDADERO O FALSO.

 

= Igual

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> No es igual a (distinto a)

 

Por ejemplo, la fórmula =A1<25 producirá el valor lógico VERDADERO si la celda A1 contiene un valor menor que 25; de lo contrario la fórmula producirá el valor lógico FALSO.

 

·      Hacerlo. Tiene que dar falso. Cambiar por A1> 25 y dará verdadero. Si no cabe ampliar con doble clic.

 

Operador de texto

 

Une dos o más valores de texto en un solo valor de texto combinado.

 

& Conecta o concatena dos valores de texto para producir un valor de texto continuo. Si uno de los valores es una referencia de celda y la celda a la que hace referencia contiene una fórmula, este operador une el valor producido por la fórmula en la celda a la que se hace referencia como un valor de texto.

 

·      Por ejemplo, poner en la celda A5 el texto “Primer trimestre 1994” y en la A6 la fórmula =“Total de ventas para ”&A5 producirá el valor de texto “Total de ventas para Primer trimestre 1994”.

 

Orden de evaluación de operadores

 

Si combina varios operadores en una sola fórmula, Excel realiza las operaciones en el orden que se muestra en la tabla siguiente.

 

-, %, ^, * y /, + y -, & (unión de texto), = < > <= >= <>

 

Operador

Descripción

: (dos puntos)

  (un espacio)

, (coma)

Operadores de referencia

-

Negación (como en -1)

%

Porcentaje

^

Exponente

* y /

Multiplicación y división

+ y -

Suma y resta

&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <>

Comparación

 

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad, Excel los evaluará de izquierda a derecha. Si se desea alterar el orden se deben utilizar paréntesis (recomendable)

 

·      La fórmula =2+4*5 produce este valor: 22

·      La fórmula =(2+4)*5 produce este valor: 30

 

Ante las dudas lo mejor es poner paréntesis.

 

Se puede comprobar que en la HC vemos el resultado de la fórmula y no la fórmula en sí. Si lo que queremos es ver la fórmula se puede cambiar con HERRAMIENTAS, OPCIONES, VER, Opciones de ventana, fórmulas (casilla de verificación)

 

También se puede cambiar con ALT + (tecla º ª \ )

 

Fórmulas que producen valores de error

 

Excel presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular la fórmula para dicha celda correctamente. Los valores de error comienzan siempre con el signo de número (#)

Este valor de error

Significa que una fórmula

#¡DIV/0!

Se está tratando de dividir por cero

#N/A

Se refiere a un valor que no está disponible

#¿NOMBRE?

Usa un nombre que Excel no reconoce

#¡NULO!

Especifica una intersección inválida de dos áreas

#¡NUM!

Usa un número de manera incorrecta

#¡REF!

Se refiere a una celda que no es válida

#¡VALOR!

Usa un argumento u operando equivocado

#####

Produce un resultado que es demasiado largo para la celda. En realidad no es un valor de error sino una indicación de que la columna tiene que ser más ancha.

 

 

- Las fórmulas son más potentes con referencias como hemos visto en los ejemplos.

 

- También se pueden referir a otras hojas.

 

·      P.e. En la celda A10 escribir = y con el ratón irse a la hoja Ventas 1er trimestre y marcar la celda E6 y escribir + 200. El resultado de la operación debe darnos 38600 y podemos ver que en la fórmula aparece el nombre de la hoja a donde hemos ido.

FUNCIONES PARA HOJAS DE CÁLCULO QUE SIMPLIFICAN LAS FÓRMULAS

 

- Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operación y devuelve un valor o valores.

 

- Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas.

 

- El uso de funciones simplifica y acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquéllas que efectúan cálculos extensos y complejos.

 

- Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.

 

- Todas las funciones tienen la misma sintaxis. Todos los argumentos se colocan entre paréntesis y los argumentos individuales dentro de los paréntesis se separan utilizando punto y comas.

 

P.e. =SUMA(2;13;50;37)

 

- Hay que incluir ambos paréntesis.

 

- No usar puntos para separar los miles para los valores numéricos.

 

- Algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios.

 

-         Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Entonces se trata de una función anidada. Se pueden anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

 

Usar funciones para calcular valores

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

 

Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

 

Estructura: La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

 

 

 

Introducir una fórmula

Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.

Escriba un signo igual (=).

Si hace clic en Modificar fórmula (el signo igual de la barra de fórmulas) o en Pegar función  fx , Microsoft Excel insertará un signo igual.

 

Introduzca la fórmula.

 

Presione ENTRAR.

Sugerencias:

·      Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en primer lugar el rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR.

·      También puede introducirse una fórmula en un rango de celdas, copiando una fórmula de otra celda.

 

Paleta de fórmulas para introducir y modificar fórmulas

Introducir fórmulas: Cuando cree una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas.

 

Modificar fórmulas: Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

 

 

TIPOS DE FUNCIONES

 

 

De bases de datos

De búsquedas y referencia

De fecha y hora

Matemáticas y trigonométricas

De ingeniería

Estadísticas

Financieras

De texto

Lógicas

De información