Derechos

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1. Derecho de oposición

En la mayor parte de los casos el tratamiento de datos por parte de la Administración no requiere el consentimiento del titular de estas (arte. 6.2 LOPD). Esto no obstante, para este tipo de supuestos se establece el derecho del afectado a oponerse a los tratamientos, excepto en el supuesto de que la Ley dispongo otra cosa, «cuando haya motivos fundamentados y legítimos relativos a una situación personal concreta». En tal supuesto, el responsable del fichero excluirá del tratamiento los datos relativos al afectado.

En consecuencia, los titulares de los datos podrán oponerse al tratamiento de sus datos:

  • a) Cuando el tratamiento no sea obligatorio; en este caso se tendrá que obtener su consentimiento.

Si se trata de datos sensibles, el consentimiento será exprés y por escrito cuando afecte materias como ahora la ideología, la filiación sindical, la religión o las creencias y se advertirá al interesado de su derecho a no prestarlas.

Los datos que afecten la salud y la vida sexual sólo se podrán pedir, tratar y ceder cuando, por razones de interés general, así lo dispone una ley o cuando el afectado lo consienta expresamente.

Caso de requerirse el consentimiento, se podrá revocar posteriormente cuando haya una causa justificada para hacerlo y no se atribuyan efectos retroactivos.

  • b) Cuando el tratamiento de datos sea obligatorio, se  traten los datos sin consentimiento del titular, pero éste puede oponerse a los tratamientos, excepto li la Ley dispone otra cosa, «cuando hayan motivos fundamentales y legítimos relativos a una situación personal concreta».

2. Derechos de acceso, rectificación y cancelación. Cuestiones comunes

El ejercicio del derecho de acceso no supone necesariamente los de rectificación o cancelación de datos, puesto que son derechos que se ejercen de manera independiente aunque, entre las causas que podrían legitimar el acceso se encuentra, obviamente, la verificación de la corrección o existencia de los datos con motivo de una rectificación o cancelación posterior.

Requisitos (Instrucción 1/1998 del APD)

  • 1. Acreditación de la identidad del interesado mediante cualquier documento que sirva (carnet de la UV, NIF, pasaporte o carné de conducir), adjuntando una fotocopia en la solicitud.
  • 2. Presentación de una solicitud con indicación de:
    • Nombre y apellidos del interesado o, cuando sea oportuno, de la persona que lo represente, como también el documento acreditativo de tal representación.
    • Petición en que se concreta la solicitud.
    • Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
    • Documentos acreditativos de la petición que formula, si procede.
    • El caso de la rectificación o cancelación, indicación del dato que se tiene que rectificar o cancelar y la causa que lo justifica.
    • El interesado tendrá que usar cualquiero medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud, y por lo tanto, utilizar cualquiera de los procedimientos previstos para la presentación de solicitudes ante la Administración pública.

En el caso que la solicitud no reúna los requisitos se tendrá que solicitar la rectificación.

3. Derecho de acceso (art. 15 LOPD)

A. Objeto

El interesado otiene derecho a solicitar y obtener gratuitamente «información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de sus datos, así como las comunicaciones hechas o que se prevve hacer».

B. Manera de acceso

Hay múltiples posibilidades de acceso a la información como por ejemplo la visualización en pantalla, escritura, impresión de una copia informativa, telecopia, fotocopia o cualquiera otro procedimiento adecuado a la configuración y la implantación material del fichero. En cualquier caso, la información tendrá que ser legible e inteligible.

Si el fichero lo permite, se puede recomendar el acceso directo por titular de los datos a través de procedimientos telemáticos asegurados a través la web o la secretaría virtual con su propio usuario y contraseña. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la elige del modo de acceso corresponde al interesado de las diversas posibilidades que ofrezca la configuración e implantación material del fichero (arte. 12 del RD 1332/1994, y N. II de la Y 1/1998 de la APD).

El ejercicio del derecho de acceso es personalísimo y sólo lo podrá ejercer el titular de los datos o el representante legal del afectado en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilito el ejercicio personal (arte. 11 del RD 1332/1994 y N. Y de la Y 1/1998 de la APD).

D. Periodicidad

El derecho de acceso sólo se podrá ejercitar a intervalos no inferiores a doce meses, excepto si el interesado acredita un interés legítimo, caso en que se podrá ejercitar antes.

E. Plazo

Se resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes que se contará desde la recepción. Se tendrá que contestar con independencia que figuran datos personales del afectado en el fichero o no, caso en que se indicará la ausencia. Para la notificación se utilizará cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción. Con este objetivo se aconseja sumar al registro del documento la cautela del envío certificado con acuse de recibo.

Al haber transcurrido el plazo sin que de manera expresa se haya respondido a la petición de acceso, esta podrá entenderse desestimada a efectos de la interposición de la reclamación ante la Agencia de Protección de Datos (APD) prevista en el artículo 18.1 de la Ley Orgánica 15/1999.

Si la resolución fuera estimada, el acceso se hará efectivo en el plazo de los diez días siguientes a la notificación de aquella.

F. Resolución denegatoria

Únicamente se podrá denegar el acceso a los datos de carácter personal cuando el derecho se haya ejercitado en un intervalo inferior a doce meses y no se acredito un interés legítimo con respecto al caso, así como cuando la solicitud sea formulada por una persona que no sea el afectado.

En ningún caso podrá denegarse el derecho de acceso por razón de las necesidades del servicio, la configuración del fichero o la carga de trabajo administrativo (STC 254/1993).

La resolución denegatoria afecta un derecho fundamental y por lo tanto tendrá que ser motivada (arte. 54 de la Ley 30/92). La denegación abre la posibilidad de acudir ante la Agencia de Protección de Datos y así se tiene que indicar con citación expresa del arte. 18.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

4. Derechos de rectificación y cancelación

A. Objeto

Se trata de corregir o eliminar los datos que sean inexactos o incompletas, inadecuadas o excesivas. La rectificación y cancelación podrán hacerse a instancia de parte. Esto no obstante, cuando el gestor del fichero constato un error lo corregirá si conoce el dato correcto o solicitará la información correspondiente para enmendarlo. Así mismo, cuando se constato que no había ninguna causa para tratar un dato o cuando haya cesado la finalidad para la cual se había pedido, se cancelará.

B. Modo de cancelación

La cancelación dará lugar al bloqueo durante el periodo previsto para la prescripción de acciones o, si procede, se conservarán durante el periodo previsto en la legislación específica o en el contrato. Así, por ejemplo, los datos relativos a las liquidaciones de retenciones o impuestos se conservarán como mínimo durante el periodo previsto para la prescripción de la obligación tributaria. En todo caso, el límite máximo para la prescripción de las infracciones graves previstas por la LOPD es de tres años, por lo cual se recomienda que sea este el periodo mínimo de conservación.

La puesta en funcionamiento de los programas informáticos tendrá que prever el bloqueo de estos cuando se ejecuto la instrucción de cancelación. El bloqueo se define como «la identificación y reserva de datos con el fin de impedir el tratamiento». Si no se puede hacer, se articularán procedimientos alternativos como la copia de los registros en un apoyo diferenciado del fichero mismo bajo la custodia del administrador del sistema o del responsable del fichero.

C. Plazo

Los derechos de rectificación o cancelación se tienen que hacer efectivos en el plazo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud.

Al haber transcurrido el plazo previsto sin que de manera expresa se haya contestado la solicitud de rectificación o cancelación, esta podrá entenderse desestimada a efectos de la interposición de la reclamación correspondiente.

D. Resolución denegatoria

En ningún caso podrán denegarse los derechos de rectificación o cancelación por razón de las necesidades del servicio, la configuración del fichero o la carga de trabajo administrativo (STC 254/1993).

La resolución denegatoria afecta un derecho fundamental y por lo tanto tendrá que ser motivada (arte. 54 de la Ley 30/92). La denegación abre la posibilidad de acudir ante la Agencia de Protección de Datos y así se tiene que indicar con citación expresa del arte. 18.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

E. Datos comunicados a terceros

Cuando los datos rectificados o canceladas se hayan notificado a terceros, se los tendrá que comunicar la rectificación o cancelación en un plazo de diez días.

5. Recomendaciones

  1. Los responsables de las unidades administrativas ante las cuales se ejerzan los derechos de acceso, rectificación o cancelación tendrían que adoptar las medidas oportunas para garantizar que las personas de la unidad que tienen acceso al fichero y de aquellas la tarea de las cuales presupongo una atención al público, puedan informar del procedimiento que tiene que seguir el afectado para el ejercicio de sus derechos.
  2. En aquellos casos en que se pueda facilitar el acceso a través de las secretarías virtuales (F.F. de Estudiantes, Personal y Nóminas) se tendría que recomendar al interesado que hiciera la consulta. Sin embargo, la elige del método de consulta corresponde al administrado. Por esto cuando este, a pesar de la recomendación, se estimo más utilizar 'los medios tradicionales', se tendrá que tramitar la petición de acuerdo con el procedimiento administrativo habitual.
  3. El ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación o cancelación se hace de manera gratuita. Por esto es necesario distinguir entre un acceso a los datos personales y un certificado. En ningún caso es imprescindible la emisión de un certificado para satisfacer el derecho de acceso excepto si el interesado, informado de la natura, los usos y el coste del documento, opta por esta modalidad. Del mismo modo, en la documentación que se libre al interesado cuando este solicito acceder mediante escrito, copia o fotocopia convendría hacer constar que se trata de una copia informativa sin ningún valor acreditativo adicional.
  4. Si se opta para establecer un impreso tipo o facilitar al interesado un modelo o instrucciones para el ejercicio del derecho de acceso, sería conveniente poner en una lista el conjunto de posibilidades que permite cada uno de los ficheros gestionados por la unidad administrativa de que se trato.
  5. El ejercicio de los derechos es personalísimo; por esto, en principio, no será suficiente una simple autorización para recoger certificados que reproduzcan datos contenidos en un fichero automatizado. Así pues, tendrá que acreditarse la representación por cualquier medio válido en Derecho que dejo constancia fidedigna, o mediante declaración en comparecencia personal del interesado.
 
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