PROGRAMA DE TREBALL PER
ALS ANYS 2002-2003
El venciment de l’actual Programa de treball d’aquesta Oficina de Control
Intern –el tercer des de la seua creació, vigent durant els dos últims anys-, ens porta a plantejar-nos l’elaboració d’un nou document que servesca
d’eix a l’activitat d’aquesta unitat durant un termini semblant, comptat a
partir d’aquest moment. Un programa que, a grans trets, es base en l’anterior
i, a partir d’aquest nucli, dibuixe el que seran els tipus d’auditoria a dur a
terme, les àrees en què es desenvoluparà la nostra activitat i els procediments
a utilitzar en cada cas, d’acord amb l’objectiu perseguit. Per això, no
voldríem presentar les noves línies d’actuació que integren la nostra proposta
sense abans analitzar la connexió del programa vigent durant les anualitats
2000 i 2001 amb la proposta que ara presentem.
El Programa de treball aprovat
pel rector amb data 28 de febrer del 2000 expressava com a esperit fonamental
la seua voluntat de connectar amb les noves tendències en el funcionament de
l’administració i, per tant, en l’activitat d’auditoria. En aquest sentit, hi
assenyalàvem que els organismes auditors han assumit missions i
responsabilitats més àmplies, en consonància amb la nova cultura que va
penetrant en el sector públic i en el model de gestió, i que arriba a totes els
àrees funcionals, mes enllà del que seria un control estrictament financer i de
legalitat. Aquest, malgrat això, no cal dir-ho, ha d’ocupar un lloc fonamental
en les tasques de qualsevol unitat de control intern.
Un esperit que enllaçava amb
algunes reflexions, així mateix expressades en aquell document. La primera
d’aquestes la nostra important preocupació per l’assoliment de l’eficàcia i
l’eficiència en la gestió financera pública, que reforça les exigències en
matèria de resultats i de responsabilitat. La Universitat de València, com a
universitat pública, és la primera interessada a garantir el major grau
possible de transparència, eficàcia, eficiència i economia en la utilització
dels recursos públics que la societat posa al seu abast.
D’altra banda, i en aquest
mateix sentit, consideràvem important per a tots els organismes sotmesos a un
règim de dret públic el fet de comptar amb procediments i sistemes de
funcionament àgils, transparents, que puguen ser coneguts per tothom i que
afavoresquen una gestió ràpida i eficaç, tot i potenciant la seua concepció com
a eines per aconseguir la racionalització i l’optimització dels recursos, en
lloc d’accentuar-ne els aspectes formalistes.
En aquell programa introduíem
també, a mena d’auditoria relacionada amb els altres tipus d’entre les
projectades, però al mateix temps amb certes peculiaritats que la convertien en
un concepte diferent, l’auditoria acadèmica. Dins d’aquesta categoria,
l’anàlisi hauria d’orientar-se a les gestions més estretament relacionades amb
l’àmbit educatiu, és a dir, les relatives al conjunt de productes o serveis que
la UVEG presta al seu principal client. En aquest marc, les nostres tasques
s’adrecen no sols cap a l’avaluació del grau de compliment de la legalitat,
sinó que ens proposem valorar la qualitat d’allò que oferim als usuaris, tot
prestant especial atenció a la gestió més pròpia de l’administració
universitària.
Finalment, i dins del que seria una
faceta del control preventiu, expressàvem el nostre desig que l’Oficina de
Control Intern realitzés actuacions de caràcter consultiu i assessor en
aquelles matèries que li correspongués avaluar i controlar, no exercint tan
sols un paper merament fiscalitzador en el sentit mes estricte, sinó també
assistint els membres de l’organització en el compliment efectiu dels seues
responsabilitats. Amb aquest tipus d’activitat preteníem, a més de col·laborar
en la millora de la gestió, establir un diàleg obert i constructiu amb els
òrgans i les unitats auditades: un diàleg que permetés trencar la tradicional
desconfiança i la llunyania que a vegades susciten els departaments auditors.
Per als objectius traçats vam proposar una amplitud de mires en concebre
l’escenari de la nostra activitat. Així, vam optar per assajar un model
descentralitzat de les actuacions d’auditoria, en consonància amb el model de
gestió que va aprovar el Claustre l’any 1997. En aquest model l’avaluació del
grau d’eficàcia en el funcionament de la Universitat hauria de ser realitzada
recollint la informació corresponent de les diferents unitats que la componen,
és a dir, centres, departaments, instituts i serveis, en la convicció que tots
formem una única organització, amb objectius comuns i mitjançant la qual es
pretén aconseguir un grau de qualitat total.
Alhora, insistíem com a idea bàsica del nostre programa en l’extensió dels
tasques d’aquesta unitat al conjunt d’àrees i d’activitats funcionals d’aquesta
institució, tot superant el marc estrictament financer.
Doncs bé, dos anys després de
l’aprovació d’un document que ha servit de marc a les nostres actuacions, el
balanç que podem fer-ne és positiu. No sols perquè creiem haver fet un
compliment raonable de les previsions que hi conté, en les matèries fonamentals
a les quals tota unitat auditora ha d’arribar (Pressupost; Contractació;
Nòmines; Fons de Provisió…). A banda d’això, hem fet un esforç per equilibrar
els diferents tipus d’auditoria i les àrees objecte de control; hem iniciat una
certa descentralització de la nostra activitat (Informes de gestió
pressupostària als Departaments; Intervenció material de les inversions en
Centres…); hem emprès accions avaluadores en el camp de l’eficàcia i
l’eficiència (Auditoria integral de la gestió
de la Investigació; Avaluació de cost i durada dels Contractes
administratius..); i, finalment, hem volgut promoure activitats noves, fins ara
no escomeses (Fiscalització de Fundacions vinculades a la Universitat;
Circularització de comptes bancaris; Control d’inventari…).
Dins d’aquest grup de noves
activitats voldríem destacar el nostre esforç per tal de aconseguir i posar en
marxa una eina d’auditoria informàtica, la qual ens trobem a hores d’ara assajant. Aquesta, pensem que es tracta
d’una eina extremadament interessant, no tan sols per a realitzar anàlisis e
informes d’auditoria strictu sensu,
sinó també per a generar, en qualsevol àrea i estadi dels processos de gestió,
una informació útil per als òrgans als que, dins d’aquesta Universitat, els correspon
la presa de decisions.
Per tot això, estimem que la posada en pràctica d’aquell programa ha
constituït un exercici molt valuós que ens ha permès acostar-nos, sense perdre
de vista el caràcter auditor de la nostra unitat, als serveis d’aquesta Universitat
i a la gestió per aquests realitzada. És per totes aquestes raons que continuem
fortament compromesos amb l’esperit i els objectius expressats en aquell
document, els que sens dubte hauran d’orientar els nostres esforços.
A partir d’aquest creiem ser capaços d’extraure una experiència que ens
permeta l’enfortiment d’aquelles activitats auditores que s’han revelat més
eficaces i fructíferes, perquè d’aquesta manera es veja incrementat el valor
afegit que les activitats d’auditoria, exercides des d’una posició i òptica
interna, suposen per a tota institució. En aquest sentit, també hem volgut
ampliar el ventall d’actuacions en aquelles àrees la gestió de les quals
resulta clau per a l’administració universitària. Del primer grup, valga com a
exemple la nostra voluntat d’insistir a oferir-nos com a instrument
d’assessorament i consultoria en aquelles matèries el control de les quals ens
correspon[1];
una activitat que s’ha mostrat prou profitosa en aquests darrers dos anys i
mitjançant la qual creiem prestar un servei constructiu en la gestió diària. En
el segon cas, destacaríem com a novetat important l’extensió de les nostres
activitats –seguint una recomanació de la Sindicatura de Comptes, que aquesta
Oficina comparteix- a determinades actuacions
desenvolupades en l’àmbit de la investigació, de la gestió d’ajudes a
estudiants i de l’àrea de relacions exteriors.
D’altra banda, i pel que fa a
l’horitzó temporal, de nou proposem un programa amb una durada bianual (sense
perjudici dels eventuals ajustaments que la pràctica poguessen fer
aconsellables) corresponent als exercicis 2002 i 2003, amb la qual cosa pensem
que podrem organitzar les nostres activitats, tot flexibilitzant al màxim les
nostres peticions i el treball conjunt amb les unitats auditades, mantenint
paral·lelament i en cada moment un bon nivell d’activitat. Atès que en cada
exercici es revisen els actes i els procediments de l’anterior (sense perjudici
de tota una sèrie d’actuacions desenvolupades de forma simultània a la pròpia
gestió), esperem que aquesta durada contribuirà a accentuar el caràcter de
l’auditoria com a mètode prospectiu;
el qual -basant-se en l’opinió sobre els
resultats i les operacions ja finalitzades-, i especialment atenent els punts febles que poden
comprometre l’eficàcia dels programes, serà una eina valuosa per millorar els
projectes i les actuacions amb una visió orientada al present i al futur. En
aquest sentit, voldríem que la nostra Oficina, amb les recomanacions que es
derivaran del nostre treball, fos un instrument útil tant per a la tasca de
gestió diària dels companys i companyes com per a la desenvolupada pels
responsables en el procés de presa de decisions. Serà d’aquesta forma que
col·laborarem eficaçment en la millora dels resultats de l’entitat.
Des d’aquestes premisses, la
proposta de programa d’aquesta Oficina de Control Intern inclouria el següent
seguit d’actuacions:
1) Activitats de control en el marc d’una
auditoria
de regularitat (de compliment i financera), dins la qual
fiscalitzarem fonamentalment els expedients i les matèries administratives a
què es fa referència a continuació, amb els procediments i la periodicitat que
es detallen:
1.A) AUDITORIA FINANCERA ESTRICTA
1.A.1) Pressupost inicial, modificacions
pressupostàries i liquidació del pressupost.
Fiscalització plena a posteriori.
1.A.2) Despeses: amb la
casuística següent:
Ø Contraccions de crèdits a conseqüència
d’expedients de contractació administrativa.
Fiscalització plena amb caràcter previ.
Ø Contractes menors[2]:
Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic[3].
El termini de control coincidirà amb el semestre natural o l’any, tot depenent
del nombre de despeses constitutives de l’univers i de les nostres càrregues de
treball.
Ø
Contractes administratius no
pertanyents a la categoria de contracte menor, així com contractes privats,
incloent-hi qualsevol tipus de modificació de tots aquests:
Fiscalització prèvia limitada[4]
(la periodicitat per al procés posterior de fiscalització plena coincidirà amb
l’any natural).
Ø Pagaments de tracte successiu:
Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control
coincidirà amb cada semestre natural o l’any, tot depenent del nombre d’expedients constitutives de l’univers i de
les nostres càrregues de treball.
Ø Nòmines (incidències en nòmina):
Fiscalització plena a posteriori. Es triarà a l’atzar un mes de cadascun dels períodes
trimestrals.
Ø Fons de provisió:
-
Fiscalització plena a posteriori
per mostreig estadístic. El termini de control el constituirà el semestre
natural o l’any, tot depenent del nombre d’expedients constitutives de
l’univers i de les nostres càrregues de treball.
- Aquest tipus de control es complementa amb
la rendició mensual de conciliacions de saldos per part de les unitats
posseïdores d’aquest tipus de comptes, així com amb la realització de visites
periòdiques a aquestes, amb l’elaboració dels informes corresponents.
Ø Despeses finançades, totalment o parcialment, amb càrrec
a fons de la Unió Europea:
Se sotmetran a un control financer específic,
d’acord amb la normativa del fons finançador[5]
.
1.A.3) Pagaments i
tresoreria:
Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control
coincidirà amb cada semestre natural o l’any, tot depenent del nombre
d’expedients constitutives de l’univers i de les nostres càrregues de treball.
1.A.4) Ingressos:
·
Subvencions i tota mena de
transferències rebudes:
·
Taxes i resta d’ingressos:
En ambdós casos realitzarem un control ple a posteriori per mostreig estadístic,
amb un termini coincident amb cada semestre natural o l’any, tot depenent del
nombre d’expedients constitutives de l’univers i de les nostres càrregues de
treball.
1.A.5) Immobilitzat:
-
Registre, manteniment, amortització i qualsevol altra qüestió important
relacionada amb l’immobilitzat material, immaterial i financer de la UVEG.
Control ple a posteriori mitjançant
una mostra.
-
Visites a centres, departaments i serveis, per tal de realitzar
comprovacions sobre els elements inventariats. Aquesta és una nova tasca que
vam emprendre en els darrers anys.
1.B) CONTROL DE
LEGALITAT, FINANCER I DE PROCEDIMENTS.
1.B.1) Procediment de
contractació i intervenció material de les inversions:
-
Control de legalitat en els
procediments de contractació, mitjançant la participació d’un membre d’aquesta
unitat en les meses de contractació.
-
Comprovació material de les
inversions:
Ø
Assistència preceptiva a les recepcions d’obres i subministraments d’import
superior a 300.506,05 euros (50.000.000 PTA).
Ø
Comprovació material d’una mostra de les inversions realitzades en cada
exercici pressupostari. Amb aquesta mena d’activitat fiscalitzadora, introduïda
com a nova en aquest Programa, volem realitzar un control de qualitat de les
inversions:
q
Obres: aquelles l’import de les
quals se situe entre 30.050,6 i 300.506,05 euros (5 i 50.000.000 PTA).
q
Subministraments: aquells
l’import dels quals se situe entre 12.020,24
i 300.506,05 euros (2 i 50.000.000 PTA).
En ambdós casos, per a la selecció de la
mostra utilitzarem criteris aleatoris.
Les activitats que tanquen aquest apartat d’auditoria de legalitat,
financera i de procediment són, així mateix, noves. Com ja hem dit abans, amb
la nostra intervenció en aquestes àrees,
típiques i privatives de la gestió universitària, volem expressar el nostre
compromís més efectiu en la consecució d’una millora qualitativa per aquesta
institució.
1.B.2) Investigació contractada: convenis i
contractes d’import superior a 45.075,9 euros (7.500.000 PTA)
Control de legalitat, ingressos i despeses
derivades d’aquests: fiscalització prèvia limitada, complementada amb una altra
plena a posteriori, amb periodicitat
anual, realitzada sobre una mostra d’expedients[6].
1.B.3) Convocatòries d’ajudes en les àrees
d’investigació, estudiants i relacions exteriors, superiors a 12.020,24 euros
(2.000.000 PTA):
Control de legalitat i de la despesa: fiscalització
prèvia limitada, complementada amb una altra plena a posteriori, amb
periodicitat anual, realitzada sobre una mostra d’expedients.
2) Actuacions de fiscalització en el marc d’una auditoria
d’eficàcia, eficiència, economia i fins i tot de qualitat, dins la
qual faríem la distinció entre dos tipus fonamentals d’unitats, àrees i
activitats que poden ser objecte de l’esmentada auditoria:
2.
A) D’una
banda, aquells serveis amb què
la Gerència ha signat documents que recullen els compromisos de gestió per
objectius, els
quals es defineixen com a mecanismes d’incentivació i d’eficiència, i respecte
dels quals hi ha la intenció, sempre que siga possible, de la seua
generalització al conjunt de la UVEG en un horitzó a curt i/o mitjà termini. En
aquest cas farem un seguiment d’aquest sistema, treballarem amb la Gerència i
amb els serveis implicats, fiscalitzant i analitzant mitjançant les nostres
activitats de control l’adequació i les característiques dels objectius, dels
indicadors de gestió -fins i tot del seu procés
de seguiment-, per tal d’arribar a
conclusions respecte de la seua utilitat com a elements de referència en la
gestió i l’assignació dels recursos, així com pel que fa a la valoració dels
resultats assolits.
2.
B) D’una
altra banda, la resta d’unitats,
àrees i activitats de la Universitat, les quals es financen amb els recursos públics que
per a cadascuna preveu anualment el nostre document pressupostari. En aquest
cas, i per la seua pertinença a l’àmbit públic, els objectius estan en molts
casos determinats en major o menor mesura per la normativa, ja siga aquesta de
caràcter general o la de creació o regulació de la corresponent unitat o àrea.
Alhora, tant les línies generals pressupostàries com el mateix pressupost
estableixen de forma clara tota una sèrie d’objectius que cal assolir en els
diversos programes, dins els quals s’emmarquen totes les unitats orgàniques i
les diverses actuacions previstes en tots el camps de gestió de les activitats
universitàries. Proposem, doncs, portar a terme diverses actuacions d’avaluació
i verificació posterior en el marc constituït per tots els programes i les
àrees d’activitat incloses en els documents financers abans al·ludits[7],
com ara les següents:
1.
Programes generals.
2.
Òrgans.
3.
Personal.
4.
Docència i plans d’estudi.
5.
Promoció de la investigació i tecnologia.
6.
Biblioteques.
7.
Relacions externes.
8.
Estudiants.
9.
Cultura.
10.
Finançament de l’endeutament.
11.
Fundacions.
12.
Programació d’inversions.
13.
Política científica.
Amb
la realització de les nostres tasques fiscalitzadores volem, mitjançant
l’estudi de les característiques de les activitats desenvolupades en les
diverses unitats, detectar els punts forts i alhora les eventuals disfuncions i
col·laborar amb els gestors per assolir una millora dels resultats, per tal
d’avançar tots pel camí de l’eficàcia, l’eficiència i la qualitat.
3) Auditoria
acadèmica, entesa com aquella que comprendrà les nostres activitats avaluadores del
grau de compliment de la normativa i dels criteris aplicables en la gestió que
es realitza dins l’àmbit més purament educatiu, que en comprove la correcció,
així com la qualitat que s’ofereix a l’usuari. Entenem que la importància de
les funcions acadèmiques dins la Universitat mereix una anàlisi monogràfica,
amb actuacions concretes que reclamen l’ús d’uns procediments i una metodologia
de treball específics en el control de la gestió. De nou, i com que es tracta
d’una activitat encara nova dins les nostres tasques, farem un esforç
d’autoformació, alhora que realitzarem l’activitat de forma selectiva i
progressiva.
4) Actuacions de fiscalització en el marc d’una auditoria
de sistemes i procediments, tot entenent els procediments
administratius i els sistemes informàtics que fem servir com a eina de gestió
com a mitjans capaços de garantir la transparència, la uniformitat
d’actuacions, la rapidesa i l’eficiència. Per tant, hauran de posseir les
condicions oportunes per aconseguir la racionalització i l’optimització dels
recursos, a la vegada que, pel que fa als sistemes, respecten la normativa de
seguretat vigent en la matèria, per assegurar la qualitat i la inviolabilitat
de la informació.
D’altra banda, i dins
del disseny dels diversos tipus d’actuacions que hem traçat, realitzarem, així
mateix, qualsevol revisió puntual que ens sol·liciten, ja siga des d’àmbits
centrals o descentralitzats.
A més de totes les activitats a
què hem fet referència, enguany volem elaborar també un estatut o marc normatiu que contribuesca al procés
d’institucionalització de l’activitat d’auditoria interna, i dins el qual els
successius programes de treball de què parla l’article 53 del REP concreten
anualment les seues línies d’actuació. Una activitat que initziarem el més
prompte possible, dins del nou marc de legislació universitària existent.
Amb el disseny dels diversos
tipus d’activitats auditores exposades en aquest document hem tractat de fer
una proposta de programa de treball ambiciosa, amb l’objectiu de fer servir de
forma eficaç i eficient els recursos al nostre abast. Entenem, en aquest
sentit, que així s’ha d’entendre l’activitat de control i d’avaluació interna
d’una institució com aquesta Universitat, la qual compta amb un pressupost
força important (250.192.739 euros com a previsió inicial per al 2002; amb
pressuposts liquidats molt més elevats) i que té la preocupació constant
d’oferir a la societat un servei de qualitat. Amb aquest compromís que fem
nostre, pretenem que les valoracions sobre la correcció del funcionament dels
serveis servesquen a allò que, segons la nostra opinió, és l’objectiu principal
dels nostres informes: tractar de millorar–ne el funcionament qualitatiu.
Aquest aspecte és el que dóna un valor afegit als informes d’auditoria.
És en aquesta perspectiva de
millora constant que volem incardinar l’Oficina de Control Intern, ja que
pretenem que els recursos dedicats a l’avaluació tinguen un efecte positiu
sobre l’organització i contribuesquen com un element impulsor de la bona marxa
d’aquesta. A aquest efecte, i amb una decidida voluntat de servei a la
comunitat universitària, ens posem a la disposició del Rectorat, els diversos
vicerectorats i la Gerència, per tal de poder optimitzar en la major mesura
possible la nostra activitat. Un esforç per al qual, correlativament i ateses
les característiques de l’activitat pròpia d’una unitat auditora, necessitarem
el suport polític dels òrgans competents i la col·laboració dels nostres
companys i companyes.
En el mateix sentit, concebem la
nostra activitat com una eina que permeta fer valoracions sobre el funcionament
de la institució, i proporcione informació útil tant als responsables de la
gestió com a les persones competents per a la presa de decisions en els
diversos àmbits. Una tasca que necessàriament ha de fer compatibles la
independència funcional i una accentuada voluntat col·laboradora amb les
unitats de gestió. No pot haver-hi cap contradicció, atès que els objectius
són, indubtablement, els mateixos: contribuir a la millora dels serveis que
tots els òrgans i les diferents unitats amb plantejaments, perspectives i
funcions diferents ofereixen a la societat des d’aquesta Universitat.
València, 14 de gener de 2002
La cap de l’Oficina de Control Intern
Esther Escolano Zamorano