L’Oficina de Control Intern, creada en aquesta Universitat l’any 1996, ha comptat fins ara amb dos programes de treball, el primer referit a l’any 1997 i el segon, aquest amb caràcter bianual, corresponent als anys 1998 i 1999. El primer dels dos–1997- establia tota una sèrie d’actuacions enquadrables en un tipus d’auditoria que podríem qualificar de regularitat, és a dir, financera i de compliment, en la qual predominaven els aspectes de control de legalitat. El segon dels programes -1998 i 1999-, tot i mantenir els mateixos controls implantats durant l’any anterior, preveia diverses actuacions orientades en la línia d’avançar en l’avaluació de l’eficàcia en l’execució del pressupost; es tractava de fer –segons s’hi deia- un pas endavant. El fet que la direcció de l’Oficina quedara vacant i fóra coberta en funcions va condicionar, sens dubte, el nivell de les metes assolides per aquesta unitat. Entenem que aquella situació d’interinitat explica el perquè els treballs en aquesta segona direcció no van ser iniciats.
 

En plantejar-nos ara el que han de ser les línies generals i les actuacions concretes de la proposta d’un nouprograma de treball –aquest que presentem—, volem ajustar-nos a allò que són les noves tendències en el funcionament de l’administració i, per tant, en l’activitat d’auditoria. Són aquestes tendències les que han d’orientar el nostre treball. Els organismes auditors han assumit missions i responsabilitats més àmplies, en consonància amb la nova cultura que va penetrant en el sector públic i en el model de gestió, arribant a totes les àrees funcionals, més enllà del que seria un control estrictament financer i de legalitat. Aquest, malgrat això, no cal dir-ho, ha d’ocupar un lloc fonamental en les tasques de qualsevol unitat de control intern.

 

En aquest sentit, i en primer lloc, en tots els països desenvolupats existeix una important preocupació per l’assoliment de l’eficàcia i l’eficiència en la gestió financera pública, que reforça les exigències en matèria de resultats i de responsabilitat, entesa aquesta última en els termes abans expressats, com a única opció per a millorar la confiança dels ciutadans en l’administració, gestora del seus interessos. La Universitat de València, com a universitat pública, és la primera interessada a garantir el major grau possible de transparència, eficàcia, eficiència i economia en la utilització dels recursos públics que la societat posa al seu abast. 

---

Cal fer esment, atès que ens sembla de la major rellevància, que a l’àmbit universitari comptem amb dos textos fonamentals elaborats des d’una contrastada sensibilitat envers la qualitat dels serveis prestats per la Universitat, amb un evident canvi de perspectiva respecte de la importància que la UVEG té per a la societat valenciana. En l’elaboració de tots dos textos,la nostra institució ha tingut un paper ben destacat. Es tracta del Llibre blanc sobre el sistema universitari valencià i, en segon lloc, del document d’actualització del Programa pluriannual de finançament del sistema públic universitari valencià 1999-2003, que va ser signat per les universitats valencianes i el Consell de la Generalitat. El primer d’aquests textos fa una anàlisi rigorosa de la situació en què es troba el sistema universitari, alhora que proposa un conjunt de línies d’actuació per tal de consolidar els èxits assolits i, paral·lelament, resoldre els problemes encara existents. El segon dels documents delimita amb nitidesa els objectius que cal acomplir en el termini de referència: de 1999 a 2003.En tots dostrobem una coincidència evident pel que fa a l’orientació impulsora: promoure la qualitat i l’excel·lència tant en els serveis com en la gestió universitària. Per tal d’assolir-la, s’hi fa palesa la importància de gaudir d’una bona capacitat de diagnòstic intern; un bon diagnòstic dels problemes és una necessitat indefugible per a poder decidir la teràpia escaient per a solucionar-los. És des de la nostra identificació amb aquests plantejaments que entenem que el Control Intern s’ha d’implicar, des de la realització de les tasques que li han estat assignades, en la consecució de les metes prefixades, avaluant el nivell assolit en la gestió i col·laborant mitjançant la seua tasca amb tot allò que signifique millorar-la. La seua actuació estarà sempre presidida per un esperit absolutament constructiu.

 

D’altra banda, considerem que és important per a tots els organismes sotmesos a un règim de dret públic el fet de comptar amb procediments i sistemes de funcionament àgils, transparents, que puguen ser coneguts per tothom i que afavorisquen una gestió eficaç, ràpida i eficient, com a forma de garantir la igualtat de tots i totes davant l’administració. Els sistemes moderns d’organització impliquen, com més va més, un grau més alt de delegació de tasques i de responsabilitats, i l’auditoria en aquesta àrea haurà de ser una garantia que els sistemes dissenyats s’apliquen. Encara més, si és el cas, podrà suggerir millores d’aquells. Aquesta anàlisi dels sistemes i procediments no pretén accentuar els aspectes formalistes, sinó més aviat aconseguir la racionalització i l’optimització dels recursos. Pararem, doncs, especial atenció tant als procediments utilitzats en les diverses àrees, com als sistemes informàtics, els quals hauran de servir igualment als objectius de millorar contínuament la gestió, alhora que hauran de respectar tot allò que la llei disposa a fi de garantir la seguretat de les dades contingudes en les diverses bases, així com el respecte als drets fonamentals en la seua recollida, conservació i tractament. Per tal que aquesta tasca tinga èxit, a més de fer un esforç d’autoformació en la matèria, comptarem amb l’assessorament del Servei d’Informàtica.

---

En tercer lloc, també volem introduir, com una mena d’auditoria relacionada amb els altres tipus d’entre les projectades, però al mateix temps amb certes peculiaritats que la converteixen en un concepte distint, l’auditoria acadèmica. Dins d’aquesta categoria, analitzarem les gestions més estretament relacionades amb l’àmbit educatiu, és a dir, les relatives al conjunt de productes o serveis que la UVEG presta al seu principal client. En aquest marc, les nostres tasques es dirigiran no sols cap a l’avaluació delgrau d’acompliment de la legalitat, sinó que ens proposem valorar la qualitat d’allò que oferim als usuaris.Treballarem seguint la línia del que els professionals de la gestió pública en diem les 3E: eficàcia, eficiència i economia. Es tracta, doncs, d’una auditoria que integra els objectius de qualitat i de conformitat amb uns criteris establerts i amb una normativa vigent.
 

Els diversos tipus d’auditoria a què hem fet referència podran dur-se a terme de forma separada, o bé analitzant els diferents aspectes alhora, si hi ha raons d’oportunitat que ho aconsellen i per tal d’optimitzar el resultat del nostre treball.

 

Finalment,i dins del que seria una faceta del control preventiu, volem que l’Oficina de Control Intern realitze actuacions d’índole consultiva i assessora en aquelles matèries l’avaluació i el control de les quals li corresponen, no exercint tan sols un paper merament fiscalitzador en el sentit més estricte, sinó també assistint els membres de l’organització en el compliment efectiu de les seues responsabilitats. Mitjançant aquest tipus d’activitat pretenem, a més de col·laborar en la millora de la gestió, establir un diàleg obert i constructiu amb els òrgans i les unitats auditades: un diàleg que permeta trencar la tradicional desconfiança i la llunyania.

---

Amés d’introduir nous i diversos tipus d’auditoria, volem proposar alguns canvis en la forma d’enfrontar-nos al treball; modificacions que, a parer nostre, han d’estar definides per les pautes següents: 
 

·Descentralització de les actuacions d’auditoria, en consonància amb el model de gestió que va ser aprovat pel Claustre l’any 1997. L’avaluació del grau d’eficàcia en el funcionament de la Universitat haurà de ser realitzada recollint la informació corresponent de les diferents unitats que la componen, és a dir, centres, departaments, instituts i serveis, en la convicció que tots formem una única organització, amb objectius comuns i mitjançant la qual es pretén aconseguir un grau de qualitat total.

 

·Anàlisi,dins del nostre treball i sempre que siga possible, d’aquells aspectes que resulten de la dimensió social de l’activitat d’auditoria, la qual ha d’estar molt present en la gestió de les universitats, atès el seu caràcter d’entitats públiques: parlem de les anomenades auditoria ètica (avaluació de l’organització des de paràmetres ètics, com ara respecte a polítiques de recursos humans, de participació comunitària, de qualitat i seguretat…); auditoria d’equitat (possibilitat d’accés als serveis públics de tots els grups socials), i auditoria ecològica (examen dirigit a avaluar les activitats de les organitzacions que poden tenir un impacte mediambiental o ecològic).
 

·Extensió, com ja hem dit abans, de les tasques d’aquesta unitat al conjunt d’àrees i d’activitats funcionals d’aquesta institució, tot superant el marc estrictament financer. 
 

D’altra banda, i pel que fa a l’horitzó temporal, proposem un Programa amb unaduració bianual (sense prejudici dels eventuals ajustaments que la pràctica pogueren feraconsellables) corresponent als exercicis 2000 i 2001, amb la qual cosa pensem que podrem organitzar les nostres activitats flexibilitzant al màxim les nostres peticions i el treball conjunt amb les unitats auditades, mantenint paral·lelament i a cada moment un bon nivell d’activitat. Atès que en cada exercici es revisen els actes i els procediments de l’anterior, esperem que aquesta duració contribuirà a accentuar el caràcter de l’auditoria com a mètode prospectiu; el qual —basant-se en l’opinió sobre els resultats i les operacions ja finalitzades—, i especialment atenent els punts febles que poden comprometre l’eficàcia dels programes, serà una eina valuosa per a millorar els projectes i les actuacions amb una visió orientada al present i al futur. En aquest sentit, voldríem que la nostra Oficina, amb les recomanacions que es derivaran del nostre treball, fóra un instrument útil tant per a la tasca de gestió diària dels companys i companyes com per a la desenvolupada pels responsables en el procés de presa de decisions. Serà d’aquesta forma que col·laborarem eficaçment en la millora dels resultats de l’entitat.

---

Des d’aquestes premisses,la proposta de Programa d’aquesta Oficina de Control Intern inclouria el següent seguit d’actuacions:

 

1) Activitats de control en el marc d’una auditoria de regularitat (d’acompliment i financera), dins la qual fiscalitzarem fonamentalment els expedients i matèries administratives a què es fa referència a continuació, amb els procediments i la periodicitat que es detallen:
 

1.a) Pressupost inicial, modificacions pressupostàries i liquidació del pressupost. 
 

Fiscalització plena a posteriori.
 

1.b) Despeses: amb la casuística següent :
 

·Contraccions de crèdits a conseqüència d’expedients de contractació administrativa.
 

Fiscalització plena amb caràcter previ.
 

·Contractes menors[1]: 
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic[2]. El termini de control coincidirà amb cada semestre natural.
 

·Altres contractes: 
 

* Contractes administratius no pertanyents a la categoria de contracte menor, incloent-hi qualsevol tipus de modificació d’aquests :
 

Fiscalització prèvia limitada[3]. (La periodicitat per al procés posterior de fiscalització plena coincidirà amb l’any natural).
 

* Contractes de treballs específics i concrets, no habituals; contractes de serveis concertats amb empreses de treball temporal:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control serà el semestre natural.
 

·Pagaments de tracte successiu:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control coincidirà amb cada semestre natural.
 

·Nòmines (incidències en nòmina):
 

Fiscalització plena a posteriori. Es triarà a l’atzar un mes de cadascun dels períodes trimestrals
 

·Fons de provisió:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control el constituirà el semestre natural.
 

·Ajudes i subvencions concedides:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic, per semestres naturals.
 

·Despeses finançades, totalment o parcialment, amb càrrec a fons de la Unió Europea:
 

Se sotmetran a un control financer específic, d’acord amb la normativa del fons finançador[4] .
 

1.c) Pagaments i tresoreria:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. El termini de control coincidirà amb cada semestre natural.
 

1.d) Ingressos:
 

·Subvencions i tota mena de transferències rebudes:
 

Fiscalització plena a posteriori, així mateix amb una cadència semestral.
 

·Taxes i resta d’ingressos:
 

Fiscalització plena a posteriori per mostreig estadístic. Periodicitat del control: per semestres naturals.
 

1.e) Expedients de contingut patrimonial.
 

Seran objecte de control de forma plena, tret d’aquells que tinguen la consideració de despeses de tracte successiu, la fiscalització dels quals serà limitada prèvia.
 

1.f) Immobilitzat:
 

Registre, manteniment, amortització i qualsevol altra qüestió important relacionada amb l’immobilitzat material, immaterial i financer de la UVEG. Control ple a posteriori mitjançant una mostra. 

---

2) Actuacions de fiscalització en el marc d’una auditoria d’eficàcia, eficiència, economia i fins i tot de qualitat, dins la qual faríem la distinció entre dos tipus fonamentals d’unitats, àrees i activitats que poden ser objecte de l’esmentada auditoria:
 

2. A) D’una banda, aquells serveis amb què la Gerència ha signat documents que recullen els compromisos de gestió per objectius, els quals es defineixen com a mecanismes d’incentivació i d’eficiència, i respecte dels quals hi ha la intenció, sempre que siga possible, de la seua generalització al conjunt de la UVEG en un horitzó a mitjà termini. En aquest cas farem un seguiment d’aquest sistema, treballant amb la Gerència i amb els serveis implicats, fiscalitzant i analitzant mitjançant les nostres activitats de control l’adequació i les característiques dels objectius, dels indicadors de gestió —fins i tot del seu procés de seguiment—, per tal d’arribar a conclusions respecte de la seua utilitat com a elements de referència en la gestió i l’assignació dels recursos, així com pel que fa a la valoració dels resultats assolits.

 

2. B) D’altra banda, la resta d’unitats, àrees i activitats de la Universitat, les quals es financen amb els recursos públics que per a cada una preveu el nostre document pressupostari per a cada exercici. En aquest cas, i per la seua pertinença a l’àmbit públic, els objectius estan en molts casos determinats en major o menor mesura per la normativa, ja siga aquesta de caràcter general o la de creació o regulació de la corresponent unitat o àrea. Alhora, tant les línies generals pressupostàries com el mateix pressupost estableixen de forma clara tota una sèrie d’objectius que cal assolir en els diversos programes, dins dels quals s’emmarquen totes les unitats orgàniques i les diverses actuacions previstes en tots el camps de gestió de les activitats universitàries. Proposem, doncs, portar a terme diverses actuacions d’avaluació i verificació posterior amb relació a tots els programes i les àrees d’activitat incloses en els documents financers abans al·ludits, com ara les següents:
 

1.Programes generals.
 

2.Òrgans.
 

3.Personal.
 

4.Promoció de la investigació i tecnologia.
 

5.Biblioteques.
 

6.Relacions externes.
 

7.Estudiants.
 

8.Programa de cooperació Tercer Món.
 

9.Cultura.
 

10.Fundacions.
 

11.Programació d’inversions.
 

12.Política científica.
 

Amb la realització de les nostres tasques fiscalitzadores volem, mitjançant l’estudi de les característiques de les activitats desenvolupades en les diverses unitats, detectar els punts forts i alhora les eventuals disfuncions, col·laborant amb els gestors a assolir una millora dels resultats, per tal d’avançar tots pel camí de l’eficàcia, l’eficiència i la qualitat.

---

3) Auditoria acadèmica, entesa com aquella que comprendrà les nostres activitats avaluadores del grau de compliment de la normativa i dels criteris aplicables en la gestió que es realitza dins de l’àmbit més purament educatiu, comprovant la seua correcció, així com la qualitat que s’ofereix a l’usuari. Entenem que la importància de les funcions acadèmiques dins la Universitat es mereix una anàlisi monogràfica, amb actuacions concretes que reclamen l’ús d’uns procediments i una metodologia de treball específics en el control de la seua gestió. De nou, i com que es tracta d’una activitat nova dins les nostres tasques, farem un esforç d’autoformació, alhora que realitzarem l’activitat de forma selectiva i progressiva.
 

4) Actuacions de fiscalització en el marc d’una auditoria de sistemes i procediments, en el sentit apuntat en la introducció d’aquesta proposta de Programa, tot entenent els procediments administratius i els sistemes informàtics que fem servir com a eina de gestió, com a mitjans capaços de garantir la transparència, la uniformitat d’actuacions, la rapidesa i l’eficiència. Per tant, hauran de posseir les condicions oportunes per a aconseguir la racionalització i l’optimització dels recursos, a la vegada que, pel que fa als sistemes, respecten la normativa de seguretat vigent en la matèria, per assegurar la qualitat i la inviolabilitat de la informació.

 

A més de totes les activitats a què hem fet referència, enguany volem elaborar també un estatut o marc normatiu que contribuïsca al procés d’institucionalització de l’activitat d’auditoria interna, a fixar més formalment els objectius d’aquesta Unitat, les seues activitats, l’autoritat de la qual depèn i la responsabilitat d’aquesta Oficina. I això com un marc dins del qual el programa de treball de què parla l’article 53 del MEP concrete anualment les seues línies d’actuació. 
 

Amb el disseny dels diversos tipus d’activitats auditores exposades en aquest document hem tractat de fer una proposta de Programa de treball ambiciosa, amb l’objectiu de fer servir de forma eficaç i eficient els recursos al nostre abast. Entenem, en aquest sentit, que així s’ha d’entendre l’activitat de control i d’avaluació interna d’una institució com aquesta Universitat, la qual compta amb un pressupost força important (enguany supera els 34.000 milions de pessetes) i que té la preocupació constant d’oferir a la societat un servei de qualitat.

---

És en aquesta perspectiva de millora constant que volem incardinar l’Oficina de Control Intern, ja que pretenem que els recursos dedicats a l’avaluació tinguen un efecte positiu sobre l’organització i contribuïsquen com un element impulsor de la bona marxa d’aquesta. Concebem els nostres informes no com un producte final, sinó més aviat com una eina que permeta fer valoracions sobre el funcionament de la institució, i proporcione informació útil tant als responsables de la gestió com a les persones competents per a la presa de decisions en els diversos àmbits. Una tasca que necessàriament ha de fer compatibles la independència funcional i una accentuada voluntat col·laboradora amb les unitats de gestió. No pot haver-hi cap contradicció, atès que els objectius són, indubtablement, els mateixos: contribuir a la millora dels serveis que tots els òrgans i les diferents unitats amb plantejaments, perspectives i funcions distintes, ofereixen a la societat des d’aquesta Universitat. 

 

València, febrer de 2000

La cap de l’Oficina de Control Intern

Esther Escolano Zamorano