Los archivos de Excel se llaman Libros de Trabajo, porque pueden tener varias hojas de cálculo y varios gráficos.

 

En la parte inferior se ven las distintas pestañas correspondientes a hojas. HOJA1, etc.

Para movernos por esas hojas pulsar con el ratón, o Ctrl-AvPag. Ctrl-RePag.

 

También están las flechas.

 

Dirección de una celda: A1

Rango: un grupo de celdas A1:C9

 

Se puede seleccionar una fila o una columna entera.

 

Menú contextual: se obtienen pulsando el botón derecho del ratón. Se llama contextual porque el contenido del menú depende del sitio donde estemos o de la tarea que se esté haciendo.

 

Para introducir datos escribir el número, la fórmula o el texto y pulsar intro. La celda activa cambia a la de abajo (o la derecha; se puede configurar). También se puede hacer  escribiendo y luego moviéndonos con el cursor.

 

·       Introducir palabras o números y darle al intro o a cualquier cursor.

 

Si se quiere cancelar la introducción de un dato, se pulsa el ESC.

 

Para editar el contenido de una celda: doble clic, F2 o poner el ratón en la barra de edición.

 

·       Ponerse en una celda con datos metidos y pulsar F2, o hacer doble clic.

 

Cuando nos situamos con el ratón encima de los botones al cabo de pocos segundos aparece una información sobre dicho botón.

 

·       Probarlo (p.e. subrayar)

 

Para introducir una FÓRMULA se debe escribir primero el signo IGUAL. Esto hace que Excel reconozca que se está escribiendo una fórmula.

 

·       Ejemplo: Escribir en la celda A1 el número 10

En la celda A2 el número 20

En la celda A3: =A1+A2+100

 

 

A

B

C

1

10

 

 

2

20

 

 

3

130

 

 

 

FUNCIONES DE EDICIÓN (COPIAR, CORTAR Y PEGAR CELDAS)

 

Se puede copiar el contenido de una celda en otra. Es decir, hacer un duplicado de una celda.

 

·       EDICIÓN COPIAR

·       CTRL.+INSERT

·       Ctrl.+C

·       Menú contextual copiar

·       Botón copiar de la barra de herramientas

·       Situarnos con el ratón sobre el borde de la celda y arrastrar a la vez que se pulsa la tecla ctrl. (debe verse un signo +), entonces soltar la celda donde la queramos pegar.

·       Autollenado. Se puede escribir un dato en una celda y en la esquina inferior derecha del recuadro de la celda activa aparece un cuadradito. Se sitúa el puntero sobre ese cuadradito y se transforma en una cruz. Arrastrar.

 

Copiar celdas dentro de una fila o columna

Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar.

Arrastre el controlador de relleno sobre las celdas que desee rellenar y, a continuación, suelte el botón del ratón.

De este modo reemplazará los valores o las fórmulas existentes en las celdas que rellene y se copiará el formato.

Notas

Para rellenar rápidamente la celda activa con el contenido de la celda situada encima, presione CTRL+J. Para rellenarla con el contenido de la celda situada a la izquierda, presione CTRL+D.

Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección y se para en las celdas seleccionadas sin pasarse de la primera columna o de la fila superior, elimina los datos de la selección pero preserva el formato.

Si valores como números o fechas se incrementan, en lugar de copiarse, en el rango seleccionado, vuelva a seleccionar los valores originales y mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de relleno.

 

Primero se marca la zona (celda o rango) a copiar, y luego nos situamos en la celda de destino y después se le dice pegar.

 

·       EDICIÓN PEGAR

·       May INSERT

·       Ctrl.+V

·       Menú contextual pegar

·       Botón pegar de la barra de herramientas

 

Probar a copiar y pegar celdas con los distintos métodos.

Copiar la celda A1 en la celda B1

Copiar la A2 en la B2

Copiar la A3 en la B3

 

Ahora marcar el rango B1:B3 (con ratón, con may + cursor) y situándonos en C1 pegar.

 

Se puede observar que al situarnos en B3 o en C3, la fórmula no es exactamente la misma que pusimos en la A3.

 

Esto es debido al concepto de REFERENCIA ABSOLUTA / REFERENCIA RELATIVA.

 

Cuando escribimos la fórmula en A3 lo que queremos es que nos coja las dos celdas de arriba, las sume y les sume 100.

 

Al copiar la fórmula, lo que queremos es que haga lo mismo pero con las celdas que tiene arriba. (no con las iniciales)

 

De todos modos, si lo que queremos es que la referencia sea fija, se le añade a la fórmula el signo del dólar. $A$1

 

También se puede elegir la referencia absoluta o relativa, cuando estamos editando, mediante F4.

 

·       Si ponemos en la celda A6 =$a$1 + 100 siempre cogerá la celda A1.

·       Copiar esta celda A6 en la B6 y en la C6. Siempre cogerá la A1

 

Para introducir una fórmula no hace falta escribir la referencia completa, sino que con el ratón se le indica la celda.

 

En la celda A7 escribir = y moverme con el ratón a la celda A1 y pinchar, escribir un + e ir a la celda B1, y lo mismo con la C1, al final un INTRO.

 

Otras operaciones se indican:

+ sumar

- restar

* multiplicar

/ dividir

^2 elevar al cuadrado; función exponencial.

^(1/2) raíz cuadrada

 

·       P.e.: En la celda A8 =2^3 ===> 8

·       Ejemplo:

 

Situarse en la Hoja2

 

 

A

B

C

D

E

1

 

enero

febrero

marzo

trimestre 1

2

Unidades

150

170

160

480

3

PVP

100

100

100

100

4

Brutas

15000

17000

16000

48000

5

Comisiones

3000

3400

3200

9600

6

NETO

12000

13600

12800

38400

 

Escribir el texto de la columna A.

Escribir el texto de la fila 1

Escribir las cantidades de la fila 2

En la celda B3 se escribe 100.

En la celda B4, para efectuar el producto de las unidades por el precio se escribe: =B2*B3

En la celda B5, para calcular el 20 por ciento de la celda B4 se escribe: =0,2*B4

En la celda B6 el importe neto se calcula restando a la celda B4 la B5: = B4-B5

En la celda E2 Escribir =B2+C2+D2

El resto de celdas se pueden rellenar con los comandos copiar y pegar.

 

Marcar  B3:B6, copiar y pegar en C3:E6

ALINEACIÓN

 

Cuando introducimos datos en una celda, podemos escoger el tipo de alineación que queremos que tenga dentro de la celda.

 

Puede ser alineado a la izquierda, a la derecha o centrado.

Por defecto, el programa alinea a la izquierda el texto y a la derecha los números.

 

Para cambiar la alineación:

a) Con los botones de la barra de herramientas.

A la izquierda, centrado o derecha.

 

b) FORMATO, CELDAS, FICHA ALINEACIÓN.

 

·       Cambiar a centrado la alineación de los títulos de enero y febrero

- Se marcan las cuatro celdas y se le da al botón de centrar.

·       Cambiar a centrado la alineación de los títulos de marzo y trimestre. En este caso con el menú, formato, celdas, alineación, centrar.

 

Retorno automático y justificación de los datos en las celdas.

 

FORMATO, CELDAS, FICHA ALINEACIÓN Y activar la casilla “ajustar texto”.

 

·       Hacerlo. En la celda A8 escribir un texto largo. P.e. Departamento de Economía Aplicada de la Universidad de Valencia. Para comprobar que la celda se ajusta al texto.

 

 

Uso de funciones:

 

Algunas fórmulas pueden ser difíciles de introducir o laboriosas. Para esto están las funciones de Excel.

Las FUNCIONES son entradas especiales en las fórmulas que sustituyen cálculos largos o complejos.

 

En el ejemplo anterior se puede sustituir la entrada =B2+C2+D2 por =suma(B2:D2)

 

·       Hacerlo.

 

Tampoco aquí hace falta escribirlo, sino que se puede escribir suma paréntesis y luego marcar con el ratón la primera B2 escribir los dos puntos y luego marcar la última D2, luego paréntesis e intro.

 

Ya veremos más funciones.

 

CAMBIO DE LA ANCHURA DE UNA COLUMNA:

 

La anchura es el número de caracteres numéricos que entran en esa columna.

 

A veces la entrada excede del tamaño del ancho.

 

·       Escribir por ejemplo en la celda F2. Departamento de Economía Aplicada

 

Se puede observar que la anchura excede de la celda y parece que invada a la G2.

 

Podemos ajustar la anchura de varias formas:

 

a) Con el menú contextual: marcar columna, menú contextual, ancho de columna y poner un tamaño.

 

·       Marcar columna B, y con menú contextual poner tamaño 10

 

b) Formato columna: y tenemos varias opciones: ancho, autoajustar a la selección, ancho estándar.

 

·       Marcar columna C y con menú formato, columna: ajustar a la selección

 

c) Situarse a la derecha justo en el encabezado de columna y hacer doble clic. Se pondrá el ancho ajustado justo para que quepa.

 

Lo mismo pero sin hacer doble clic, moviendo con el ratón el ancho.

 

·       Hacerlo con la columna D. el ancho perfecto y con la E mover con el ratón el ancho.

 

·       En la columna F hacer doble clic para que se ajuste a la entrada que tenemos.

 

 

GUARDAR UNA HOJA DE CÁLCULO:

 

Menú archivo, Guardar como, en unidades de disco pulsar para que aparezca la A

En nombre de archivo escribir el nombre Ejemplos

Excel le añadirá la terminación XLS por nosotros.

 

Hacerlo y guardarlo.

 

Cuando estamos trabajando con una hoja que tiene un nombre y queremos hacer archivados de vez en cuando, se puede aplicar el mandato guardar que también está en la barra de botones.

 

CERRAR LA HOJA

 

ABRIR UNA HOJA

 

Menú archivo, abrir.

Buscar en las unidades de disco A

Y marcar el nombre de la hoja o libro.

 

·       Hacerlo. Abrir el libro ejemplos.

 

·       DARLE NOMBRE A LA HOJA DENTRO DEL LIBRO DE TRABAJO.

 

Nos situamos encima de la etiqueta o pestaña que marca Hoja 2 y llamamos al menú contextual.

 

Elegir cambiar nombre. Llamarlo “ventas 1er. trim.”

 

- Se puede cambiar el nombre haciendo doble clic en la pestaña del nombre.

 

·       HACER UNA COPIA DE LA HOJA DENTRO DEL LIBRO DE TRABAJO.

 

Escoger menú contextual situándonos encima de la etiqueta:

Cogemos mover o copiar. Si escogemos mover la coge de un sitio para llevarla a otro. Pero si lo que queremos es un duplicado marcar el recuadro crear una copia.

Decirle antes de la hoja 3, para situarla.

 

Excel le pone un (2) entre paréntesis para indicar que es un duplicado y evitar que se llamen igual (no se puede).

 

- Se puede copiar arrastrando la pestaña con el ratón + ctrl.

 

·       Cambiarle el nombre tal como hemos visto antes y llamarla Duplicado

 

·       MOVER:

 

También se puede mover simplemente pinchando con el ratón y moviéndonos entre las etiquetas.

 

·       Moverla antes de la Hoja 7

 

Por último vamos a eliminar la hoja Duplicado.

 

·       Con el menú contextual, marcar eliminar y confirmar.

 

- También se puede mover o copiar mediante el menú, EDICIÓN, MOVER O COPIAR HOJA.

 

·       INSERTAR UNA NUEVA HOJA

 

Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta. En el menú insertar, elija el comando Hoja de cálculo.

 

Con el menú contextual. Insertar.

 

VENTANAS

 

Cuando tenemos más de un libro abierto a la vez, para pasar de uno a otro lo podemos hacer con el menú Ventana, y luego el número que le asigna el programa al libro.

 

·       Abrir una hoja de cálculo nueva

·       Comprobar que en el menú ventana tenemos disponibles los dos libros. Pasar de uno a otro.

 

- Podemos verlos a la vez con el menú Ventana y la opción organizar donde podemos escoger entre cascada, mosaico horizontal y vertical.

 

·       Hacer la opción VENTANA, ORGANIZAR, HORIZONTALES.

 

Para pasar de una a otra, simplemente con marcar con el ratón.

 

Si queremos podemos maximizar la ventana otra vez.

 

·       Maximizar la ventana Ejemplos.     

 

También podemos cambiar el tamaño de la ventana con el menú de control que lleva o modificándolo directamente con el ratón.

 

DIVIDIR LA HOJA

 

Cuando queremos ver a la vez dos partes distintas de una misma HC (LIBRO) podemos dividir la hoja en dos partes. Al lado de las barras de desplazamiento, (arriba y a la derecha) hay una parte marcada en negro; se puede marcar con el ratón o hacerle doble clic.

Lo mismo con VENTANA / DIVIDIR (para grandes hojas de cálculo)

 

También podemos crear una nueva ventana de la misma hoja que estamos editando. Con el menú Ventana, Nueva ventana. Luego se puede organizar para verlas todas al mismo tiempo.

 

Para moverse entre ellas hacer clic en una de ellas o elegir el nombre en el menú ventana

 

INMOVILIZAR PANELES

 

Ventana / inmovilizar paneles. Permite ver a la vez en pantalla dos partes distintas de la HC. Sin embargo, una parte queda fija. Para poder ver siempre el encabezado de una lista, por ejemplo.

 

ZOOM

 

- Se puede modificar la escala con que visualizamos la hoja de cálculo. En la barra de herramientas, hay un rectángulo con una flecha hacia abajo y varios porcentajes, que podemos elegir o poner uno directamente.

 

- También podemos seleccionar unas celdas y decir selección para que se ajuste a la parte que hemos seleccionado.

 

·       Probarlo. Ponerle a la hoja un tamaño de 75%, 50%, 25%, 200%, 87% y por último marcar el rango A1:F1 y marcar selección.

 

 

INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE CELDAS

 

Se pueden añadir filas y columnas a las HC o eliminarlas usando los comandos EDICIÓN ELIMINAR e INSERTAR.

 

Para ELIMINAR UNA FILA O COLUMNA; se marca la fila o la columna seleccionándola con el encabezado de filas o columnas y luego Menú Edición Eliminar.

 

Probar a eliminar la columna C (Febrero).

Siempre se puede deshacer el último mandato que hemos ordenado. En este caso vamos a deshacer dicha acción con Edición Deshacer. Otra forma de deshacer la última acción es mediante la flecha hacia la izquierda del menú de herramientas.

 

·       Otra forma de eliminar una columna es con el menú contextual; seleccionar una columna y pulsar botón derecho. Elegir eliminar. Deshacer la acción.

 

INSERCIÓN DE CELDAS, FILAS O COLUMNAS.

 

En el menú insertar tenemos las opciones celdas, filas, columnas. También mediante menú contextual.

 

·       Seleccionar la fila 4 y con el menú contextual insertar una fila. Observar que las fórmulas siguen haciendo referencia a las celdas válidas.

 

Selección de dos o más hojas:

 

Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja que se desea seleccionar, manteniendo presionada la tecla  MAYÚSCULAS. Luego se hace clic en la etiqueta de la última.

 

También, con la tecla ctrl. + pinchar con el ratón cada hoja a seleccionar. (Ahora no hace falta que sean contiguas).