Números: Cuando se crea una nueva HC a todas las celdas se les asigna el formato de números General. Este formato muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el formato de número entero (789), el formato de fracción decimal (7,89) o si el número es más largo que el ancho de la celda, notaciones científicas (7,89E+08).
Cuando se ve ####: si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, Excel mostrará esto. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente, aparecerá en la celda.
Excel almacena números con 15 dígitos de exactitud. Aunque por ejemplo nos muestre sólo dos decimales.
26,01 pero es 26,006
Al realizar los cálculos se utilizará el número almacenado, independientemente de cómo aparezca en pantalla.
- Una sola coma en una entrada numérica se considera como una coma decimal.
Introducir el número 25,78
- Los signos más delante de un número serán ignorados.
Escribir +400
- Los números negativos deben ir precedidos de un signo menos o ir entre paréntesis.
Escribir -3467
INTRODUCCIÓN DE FECHAS Y HORAS:
Tiene también varias formas de presentar la fecha y hora.
COPIAR Y PEGAR CELDAS PARA OBTENER RESULTADOS
ESPECIALES:
Después de copiar, existe la opción de Edición, pegado especial.
Tenemos varias opciones. Pegar todo, sólo las fórmulas, sólo los valores, sólo el formato, sólo las notas.
· En el ejemplo de la hoja EJEMPLOS.XLS copiar la celda E6 y hacer un pegado especial en la celda E8 donde sólo vamos a pegar el valor. Comprobaremos que al situarnos en una celda aparece la fórmula, y en la otra simplemente el resultado de la operación.
BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NÚMEROS O CELDAS
Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo.
EDICIÓN, BUSCAR (Ctrl. + B)
· Por ejemplo situarnos al principio de la hoja y elegir edición buscar y escribir comisiones. Al darle a buscar siguiente nos llevará a la celda A5 que es donde está dicho texto.
EDICIÓN REEMPLAZAR (Ctrl. + L)
Se le indica lo buscado y lo que queremos que ponga en su lugar. Al decirle reemplazar lo cambiará.
· EDICIÓN, REEMPLAZAR, comisiones TAB, comisión REEMPLAZAR TODO
Deshacer la orden una vez reemplazado.
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
Para corregir la ortografía en las HC y gráficos.
Situarnos en el comienzo de la HC
HERRAMIENTAS, ORTOGRAFÍA.
PVP no lo encuentra en el diccionario y además no nos hace sugerencias de posibles palabras que se parezcan. En este caso podemos decirle que lo ignore por esta vez, o que lo ignore durante el resto del documento, o que agregue dicha palabra al diccionario.
DAR FORMATO A LOS DATOS
La aplicación de formatos se realiza eligiendo el comando CELDAS del menú FORMATO O el comando FORMATO DE CELDAS del menú contextual
También tenemos varios botones en la barra de herramientas que sirven para dar formato a las celdas.
FORMATOS DE NÚMERO
- Para aplicar el modelo Moneda; 12345 se convierte en 12.345 Ptas.
- Al aplicar el modelo porcentual, 0,12 se convierte en 12%
- Al aplicar el modelo millares [000[ 12.345 se convierte en 12.345.00
- Se pueden añadir o quitar decimales.
- Y luego se pueden desde FORMATO, CELDAS , FICHA NÚMERO tenemos todos los formatos posibles e incluso una forma de personalizarlos (es decir crear los que nos interesen).
ALINEACIÓN DE LOS DATOS (visto antes)
DAR FORMATO A LAS FUENTES
Aplicación de NEGRITA: con el botón de la N, o con Ctrl-N, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES, elegir negrita en el estilo de la fuente.
· Coger la Celda A2 y ponerla en negrita
Aplicación de CURSIVA: con el botón K, o con Ctrl-K, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES, y elegir cursiva.
· Coger la Celda A3 ponerla en cursiva
Aplicación de SUBRAYADO: con el botón S , con Ctrl-S, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES, elegir subrayado.
· Coger la Celda A4 y ponerla en subrayado
Cambiar el tamaño de la fuente de letra: con el botón que tiene el número o tamaño. Cambiarlo a 12. O con FORMATO, CELDAS, FUENTES Y CAMBIAR EL TAMAÑO.
Cambiar el tipo de fuente: Con el botón, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES Y cambiar el tipo de fuente.
· Coger las Celdas B1:E1 y cambiarles el tamaño a 11.
También está los efectos de tachado, superíndice, subíndice.
También se le puede cambiar el color.
· Hacerlo. Seleccionar el rango B2:E6 y cambiar el color.
También se puede cambiar el formato de las celdas que contienen texto pero no toda la celda igual. Probar con una palabra sólo de una celda a ponerla en negrita.
AGREGAR BORDES, DISEÑOS Y COLORES
Podemos usar el botón de la barra de herramientas “Paleta portátil Bordes”, “Paleta portátil Color” y “Paleta portátil Diseño”.
También FORMATO, CELDAS, o FORMATO DE CELDAS del menú contextual.
Paleta portátil Bordes
Para ponerles bordes a las celdas o grupos de celdas.
· Vamos a añadirle bordes a la tabla creada antes. Marcar desde A1:E6. Luego marcar la paleta portátil y seleccionar el borde y las líneas interiores.
Volver a seleccionar y FORMATO, CELDAS, BORDES.
Paleta portátil Color de relleno / Color de fuentes
· Cambiar el color al rango A2:A6. Seleccionar e ir a la paleta de color.
Paleta portátil Trama. FORMATO / CELDA / TRAMA
COPIAR FORMATOS:
El botón copiar formato sirve para copiar el formato entre celdas.
· Probarlo. Copiar el formato de la celda que está en negrita en otra de las de números.
AUTOFORMATO
- Se puede aplicar rápidamente varias combinaciones de formatos: (p.e. fuentes, bordes...) a un rango de celdas usando el comando Autoformato del menú Formato.
- Al aplicar un autoformato, Excel selecciona el rango actual, y aplica los formatos según convenga.
- Situarse en la Celda A1 y hacer formato, Autoformato, nos muestra una serie de modelos a elegir.
· Ir mirándolos todos y elegir el que más os guste. Después podéis deshacer la acción con edición deshacer o con la flecha izquierda.
FORMATO CONDICIONAL
Se puede hacer que el formato de algunas celdas varíe dependiendo de su contenido.
Es útil para ver con facilidad aquellos aspectos de la hoja que más te interesan ya que quedan resaltados con respecto a los demás. FORMATO / FORMATO CONDICIONAL
ESTILOS
Un estilo es un conjunto de definiciones de
formato. La ventaja de usar un estilo es que permite aplicar de una sola vez un
conjunto de definiciones a una celda, rango o rangos de celdas.
Esto permite trabajar más rápidamente, y también
facilita diseños más normalizados en la HC.
- Seleccionar FORMATO / ESTILO.
Se pueden crear estilos propios.
OCULTAR E IMPRIMIR LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN
Al ocultar las líneas de división en una hoja, puede asignar formatos para destacar los bordes, el subrayado doble y el sombreado.
· Para ocultar las líneas de división al mostrar o imprimir la hoja, elija HERRAMIENTAS, OPCIONES, VER y desactivar la casilla “Líneas de división”.
Para impedir que las líneas de división se impriman al imprimir la hoja, elija ARCHIVO, CONFIGURAR PÁGINA y desactivar la casilla “líneas de división” en la ficha HOJA.
OPCIONES DE MENÚ: VER
- Podemos configurar la forma de presentación de la pantalla. Opciones: normal y vista previa de salto de página.
BARRAS DE FÓRMULAS: se puede tener activada o no.
Ponerla y quitarla
BARRAS DE ESTADO: lo mismo; se puede tener a la vista o no.
Ponerla y quitarla
BARRAS DE HERRAMIENTAS
- Las barras de herramientas se pueden poner a la vista u ocultar.
- Normalmente tenemos dos barras de herramientas a la vista, la estándar y la de formato.
- Para tener más barras de herramientas varias opciones:
a) Con la barra de menús: VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS
- Nos indica las barras que están activadas y las demás que podemos activar.
- P.e. podemos activar la barra de dibujo.
- Al mostrar una barra, puede estar arriba, abajo, o por en medio de la pantalla en forma de ventana. Podemos entonces cambiar la forma y la posición.
- Cuando está en forma de ventana podemos cerrarla haciendo doble clic en el menú de control que llevará.
- También podemos personalizar una barra ya existente. Para ello: VER, BARRA DE HERRAMIENTAS, PERSONALIZAR.
Entonces sale una ventana con distintos botones que podemos añadir. Para ello hay que seleccionar con el ratón y arrastrar los botones que queramos añadir y dejarlos caer en la barra de herramientas en que lo queramos hacer.
- p.e. coger en la categoría Edición el botón de borrar, (es un borrador), abajo da una explicación de cada botón cuando se marca. Pincharlo y llevarlo hasta la barra de botones poniéndolo al lado del botón de cortar (las tijeras).
- Para quitar un botón de la barra de herramientas, el proceso es el inverso. Coger el botón y llevarlo fuera de la barra de herramientas; soltar el botón.
- También podemos crear una nueva barra con los botones que nos interese.
b) Podemos usar el menú contextual, situándonos encima de las barras de herramientas. Tenemos la lista de barras y también la opción de personalizar.
VER / PANTALLA COMPLETA
- Esta opción permite tener mayor parte de la pantalla disponible para trabajar.
BORRAR
- Para borrar el contenido de una celda se puede simplemente usar la tecla suprimir.
- También podemos usar el menú
contextual Borrar contenido
- También podemos usar el menú EDICIÓN, BORRAR, con las opciones: TODO, FORMATOS, CONTENIDO y NOTAS.
- De forma que podemos borrar sólo el contenido, o sólo el formato, o todo, etc.
VISTA PRELIMINAR
La presentación preliminar permite ver la apariencia que va a presentar la hoja o gráfico al imprimirlo.
a) ARCHIVO, VISTA PRELIMINAR
b) BOTÓN con la hoja y la lupa
- Tiene sus propios botones para realizar varias operaciones:
- ZOOM, que equivale a apretar el botón iz. del ratón sobre la hoja.
- MÁRGENES, que permite ver los márgenes, encabezados, etc. y permite modificarlos con el ratón arrastrando.
- CONFIGURAR. (equivalente a)
CONFIGURAR PÁGINA
- Se puede activar desde ARCHIVO, CONFIGURAR PÁGINA o desde la vista preliminar como hemos vista antes.
PÁGINA
Se le indica el tipo de papel, la resolución para la impresora, la orientación de la hoja (apaisado o vertical). Y también la opciones de ajustar.
Escala
Amplía o reduce la hoja de cálculo impresa. Estas opciones no cambian el tamaño de la hoja en la pantalla. No todas las impresoras admiten esta función, pero Microsoft Excel puede hacer los ajustes de una hoja para los controladores que no sean compatibles con el ajuste proporcional.
Ajustar al
Reduce o amplía la hoja impresa. Se puede reducir hasta el 10 por ciento o ampliar hasta el 400 por ciento del tamaño normal. Cuando imprima hojas de gráficos, esta opción está disponible solamente cuando se utiliza una impresora compatible con la escala.
Ajustar a
Reduce la hoja o la selección durante la impresión para que quepa en un número de páginas determinado, a lo ancho o a lo alto. Puede cambiar el número de páginas a lo ancho o a lo alto de forma independiente. La hoja o selección se amplía o reduce proporcionalmente, manteniendo sus dimensiones relativas, de modo que se imprima en menos páginas que las especificadas. No está disponible para las hojas de gráficos.
MÁRGENES
- Nos permite poner los márgenes.
- La altura de los encabezados o pies de página.
- Centrar en la página, horizontalmente o verticalmente .
ENCABEZADO / PIE
- Para el encabezado / pie nos permite usar varios encabezados por defecto. (con fechas, nombre del fichero, nombre de la hoja, nombre del usuario, etc.)
- También nos permite personalizarlo. Es decir, poner lo que queramos.
- Nos enseña tres secciones, según lo queramos alineado a la izq., centro o dcha.
Los encabezados y pies de página incorporados se pueden personalizar con modelos de texto, fuentes y tamaños especiales o con el texto que desee. Para mostrar los cuadros de diálogo Encabezado o Pie de página, elija el comando Preparar página del menú Archivo y luego elija la ficha Encabezado / Pie. Seleccione el encabezado o el pie de página que desee personalizar y luego seleccione el botón "Personalizar encabezado" o "Personalizar pie de página".
Seleccione uno de los tres cuadros (izquierda, centro, derecha) y luego escriba el texto o haga clic en un botón para introducir un código de encabezado o pie de página. Según el cuadro que haya seleccionado, la información aparecerá justificada a la derecha o a la izquierda, o centrada en el encabezado o el pie de página.
Use el botón "Fuentes" para cambiar la fuente, el tamaño de letra y el estilo de texto del encabezado o pie de página seleccionado.
Si desea eliminar un encabezado o un pie de página, selecciónelo y presione RETROCESO.
Botón "Fuentes"
Acción: Muestra el cuadro de diálogo Fuentes
Botón "Número de página"
Código: &[Página]
Acción: Inserta el número de página
Botón "Total de páginas"
Código: &[Páginas]
Acción: Inserta el número total de páginas
Botón "Fecha"
Código: &[Fecha]
Acción: Inserta la fecha actual
Botón "Hora"
Código: &[Hora]
Acción: Inserta la hora actual
Botón "Nombre de archivo"
Código: &[Archivo]
Acción: Inserta el nombre de archivo del libro de trabajo activo
Botón "Nombre de hoja"
Código: &[Etiqueta]
Acción: Inserta el nombre de la hoja activa
Para imprimir un símbolo de unión (&)
Código: &&
Acción: Imprime un símbolo de unión (&)
HOJA
- Permite indicarle si se quiere que imprima las líneas de división.
- El orden de las páginas,
- Si queremos calidad de borrador.
- Repetir filas o columnas como encabezados.
AUTOCALCULAR
En la parte central de la barra de estado hay un recuadro llamado Autocalcular que funciona como una pequeña calculadora. Si se selecciona un rango de celdas con datos numéricos, se muestra la suma (u otras operaciones) de los valores de ese rango.
AUTOCORRECCIÓN Y AUTOTEXTO
Similar
al Word. (HERRAMIENTAS / AUTOCORRECCIÓN)
Se puede usar como autotexto.
IMPRIMIR
Utilizando
el icono de imprimir o mediante ARCHIVO / IMPRIMIR.
Se puede elegir: todo, la página actual, las páginas que nos interese, la selección, todo el libro, etc.
Número de copias.
ESTABLECER EL ÁREA DE IMPRESIÓN
Rango de celdas para establecer la sección de la hoja que se desea imprimir.
Seleccionar el rango. ARCHIVO / ÁREA DE IMPRESIÓN. ESTABLECER O BORRAR.
PLANTILLAS
ARCHIVO / NUEVO