4.9 Procedimiento de envío a Biblioteca Depósito o a bibliotecas ajenas a la Universitat de documentos de la Biblioteca d’Humani-tats, a realizar por puestos de trabajo C, D, si procede, cada uno en el marco de sus funciones

Este procedimiento se realiza con documentos que los técnicos previamen-te y con fines de conservación óptima de la colección han separado de la misma (estén o no es nuestra base de datos) como susceptibles de:
1) Ser enviados a la Biblioteca de Depósito según la Norma directiva del Servei de Biblioteques i Documentació, en:
http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html
(a “grosso modo”, el tercer ejemplar de documentos POSTERIORES A 1957)
2) Ser trasladados a otras bibliotecas o ser desvinculados del patrimonio universitario por expurgo, donación, intercambio, etc., según la norma directiva de la Biblioteca d’Humanitats acorde con la del Servei de Biblioteques i Documentació (a “grosso modo”, el cuarto ejemplar y si-guientes de documentos POSTERIORES A 1899). De las excepciones, hablaremos luego.

Pasos a dar:
A Se separarán POR GRUPOS para la REVISIÓN por parte del coordinador de proceso técnico los de las siguientes categorías:
- Los que estén para EXPURGAR por su deterioro evidente.
- Los que estén para encuadernar (lomos rotos, hojas sueltas, etc.) o para arreglar puntualmente los deterioros fácilmente subsana-bles con el material de proceso técnico.
- LOS ANTERIORES A 1958 (algunos deberán permanecer en la biblioteca) Y POSTERIORES AL 2000 (deberían estar en salas)
- Los que veamos con añadidos sueltos o vinculados al documento (mapas, CDs, estadísticas, láminas sueltas, etc)
- Los que no tienen lomo normal o su contenido no está cosido (carpetas, cuadernos anillados, de gusanillo, etc.)
- Los folletos (menos de 50 p.) y libros de más de 31 cm o menos de 15 cm y más de 28 cm ancho
- Los procedentes de donativos que explícitamente deben permanecer en el patrimonio de la Universitat.
- Los que en la Norma del SBD se salen de los estándares fijados para el atamañamiento: MENOS DE 18 CM Y MÁS DE 28 CM
- Los que NO tengan REGISTRO DE ÍTEM (i.) pero además NO pueden adscribirse directamente a un REGISTRO BIBLIOGRÂFICO (b.)
Consultar siempre sobre los dudosos

B. Identificación en Millennium de los ejemplares restantes
1.SÍ tienen REGISTRO DE ÍTEM (i.) ADSCRITO A UN REGISTRO BIBLIOGRÁ-FICO (b.)
1.1 Admisión del ejemplar ya identificado en el procedimiento
Ha de cumplir el requisitos de este centro (Biblioteca Humanitats) de que existan ya DOS EJEMPLARES en los depósitos de la misma.
En estos depósitos, hasta que acabe la reconversión, existen cuatro inicios de signatura: GH/FE/FI y HU D… que nos permiten verificar la cantidad de ejemplares idénticos al que estamos procesando que hay en los depósitos.
Si no cumple este requisito mínimo (es decir, ha habido un fallo en la selección previa por parte de los técnicos) se aparta bajo una nota con el epígrafe “A RECONVERSIÓN.”
A partir de esta verificación anterior, EL DOCUMENTO YA NO SE QUEDA EN LA BIBLIOTECA DE HUMANIDADES (excepto casos especiales a confirmar por el coordinador de proceso técnico).
1.2 Verificación de cantidad de ejemplares ya existentes en Biblioteca Depósito.
En el sumario del registros bibliográficos que tenemos delante NO DEBE EXISTIR NINGÚN EJEMPLAR CON SIGNATURA BID.M… Si así fuera, se aparta el ejemplar –bajo una nota- “A DONACIÓN”
EN ESTE MOMENTO, EL CUARTO EJEMPLAR Y TODOS LOS SIGUIENTES  TAMBIÉN SE APARTAN BAJO UNA NOTA: “A DONACIÓN”
1.3 Inserción de datos en el ejemplar admitido en Biblioteca Depósito
El ejemplar lleva un número de registro de ejemplar (Ri); entrando por él hay que revisar y/o modificar datos de dicho registro según la Norma 2.A.1 del SBD en:
http://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html
con algunas particularidades:
- No olvidarse de la Nota NP para insertar signatura antigua.
- En el caso de que sean documentos procedentes de un DONATIVO del que se requiere procedencia, en EJEM. CODE 2 hay que poner DONATIU, y en NOTA PUBL.: Donatiu: sigla del nombre, y apellido del donante (p.e.: “Donatiu: J. M. Bernabé”).
- Se modifica la SIGNATURA en la base de datos, pasándola a la sigla BID.M4/00000
- Se refleja esta signatura “HU BID.M4…” en el verso de la portada debajo del sello, registro, etc.)
1.4. Inserción de datos en Millennium y en los documentos que van al apartado de “A DONACIÓN”
- Que la casilla de EJEMCODE2 esté en modo “SUPRIMIR” (el registro bibliográfico (b.) no se modifica en absoluto pues la condición del donativo es que haya otros ejemplares idénticos).
- Que aparezca la casilla de ESTADO como NO DISPONIBLE.
- En el caso de que se pueda concretar el destino, en NOTA NP. pondremos: Donatiu a: y el nombre de la institución (p.e.: Col·legi Públic “Pare Manjón”)

2. NO tienen REGISTRO DE ÍTEM (i.) PERO SÍ PUEDEN ADSCRIBIRSE CLARA-MENTE A UN REGISTRO BIBLIOGRÁFICO (b.) EXISTENTE.
-Hay que PROCESAR el ejemplar (sellado, código de barras, etc.) según la norma de nuestra biblioteca en:
http://www.uv.es/pt/2.2PT.html
y crear el REGISTRO DE EJEMPLAR según la Norma directora del SBD en:
http://biblioteca.uv.es/intranet/mil/general/manual_crear_item.html
- Una vez hecho esto, seguir los pasos del APARTADO 1 anterior.

C Algunos aspectos del procesado de los documentos filtrados en el paso A a efectuar por técnicos
- Todos los documentos del paso A que están sin procesar deben proce-sarse en la cadena normal de procedimientos de la coordinación, y llegarán o no al paso B según esa nueva identificación. De los ya procesados se valorará la pertinencia o no de ser exportados, uno a uno.
Casos especiales
- Los documentos anteriores a 1958 filtrados en el paso A nos sirven de “alarmas” para verificar cuántos ejemplares idénticos tenemos en los depósitos y evaluar su conservación (no está permitido su envío a la Biblioteca de Depósito). Si ya hubiese en el sumario de registro de ejemplar un tercer o cuarto ejemplar en OTRA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSITAT , TANTO ESTE COMO EL TERCER EJEMPLAR EXISTENTE en los depósitos de la biblioteca pasarán a “A DONACIÓN” en el paso B, apartado 1.4. No obstante, también se evaluará su estado, rareza y existencia en el mercado on-line.
Además, si son varios, uno de los documentos anteriores a 1958 filtrados en el paso A, NO se incluirá en el paso B, apartado 1.4 (“a donación”) si NO se encuentran en el Z39,50 de las bases de datos remotas españolas que nos ofrece Millennium. El resto seguirá el procedimiento normal.
- Por lo que se refiere a los de tamaño singular y a los que por algún motivo no vamos a catalogar, se seguirá la Norma del SBD, en sus apartados A.1.1ª y B respectivamente.

D Inserción en nuestra base de datos local de documentos que no tienen Ri o registro de ejemplar en Millennium
Hay casos en los que por distintos motivos no nos interese ocupar tiempo en registrar o catalogar documentos  en nuestra base de datos o, por distintas circunstancias, se quiere generar un informe o listado paralelo de documentos que van a exportarse. Entonces se utiliza esta base de datos que tiene campos muy sencillos y manejables. Pero debe quedar claro que, si van a la Biblioteca Depósito, han de seguir el procedimiento establecido para el caso en la Norma del SBD, 2.B
Dicha base de datos local está ubicada en la red:
http://www.uv.es/pt/5.7PT.mdb.

E. Procedimientos posteriores:
1. De los libros que van a Biblioteca Depósito:
Tejuelado, o no (según estén o no catalogados, tengan alturas especiales, etc.)
Introducción en cajas de los libros siguiendo las normas A.4 y B punto 2  de la Norma SBD.
Las cajas se trasladan al sótano.
2. De los libros a exportar fuera de la Universitat
Se reservan en sitio aparte FORMANDO GRUPO (es decir, separados los que no tienen registro de ejemplar de los que sí tienen)

F. Generación del oficio de salida y la lista de envío adjunta
A realizar por el coordinador según establece la Norma SBD