1. Denominación de la propuesta
2. Ámbito de actuación
3. Entidad
4. Categoría de participación
5. Descripción
6. Resumen y destinatarios
7. Periodo de ejecución y carácter del proyecto
8. Financiación
9. Información adicional

1. Denominación de la propuesta

• Gestión informatizada para el desarrollo de actividades.

2. Ámbito de actuación

• Internacional.

3. Entidad

• Cátedra Banco Santander de la Universidad de Zaragoza.

4. Categoría de participación

• Buenas prácticas en la dirección y gestión de los recursos de las Cátedras para el desarrollo de sus actividades.

5. Descripción

• Desde la Cátedra Banco Santander para la colaboración en las nuevas tecnologías en la formación universitaria de la Universidad de Zaragoza mantenemos una gestión completamente informatizada en todos los pasos necesarios para el desarrollo de las actividades que realizamos, organización, publicidad, inscripciones, certificados, comunicación, publicación de resultados. La gestión informatizada se lleva a cabo desde la implementación de un sitio web propio de la cátedra, hasta el diseño de un modo móvil de la misma, pasando por la gestión de diferentes canales en redes sociales (Twitter, Facebook, YouTube, SlideShare, authorStream), la gestión totalmente online del Premio Santander (tanto en el proceso de presentación de candidaturas como en el valoración por parte del jurado), inscripciones en las diferentes actividades (jornadas, cursos de formación, conferencias, seminarios, talleres), o el diseño y programación de apps para móviles en alguna actividad.

6. Resumen y Destinatarios

​Los destinatarios de esta buena práctica son los participantes en las actividades que organiza o en que colabora nuestra cátedra. La implementación de todos los desarrollos web que aquí se comentan se han llevado a cabo por personal propio de la cátedra. Más concretamente:

• El sitio web de la cátedra está construido sobre WordPress. La instalación de este CMS, así como el diseño, construcción, mantenimiento y gestión del contenido, se realiza exclusivamente desde la cátedra. Para cada actividad se facilita el acceso a toda la información previa al evento, a la inscripción de forma online, al acceso a la documentación, a la emisión de certificados y a un sitio web de referencia donde acudir a consultar todo lo concerniente a la actividad una vez que esta ha concluido. Además, se ha construido este sitio web con un diseño responsive o adaptativo, para su correcta visualización en distintos dispositivos, desde ordenadores de escritorio a tablets y móviles.

• La gestión del Premio Santander se hace completamente online. Para la presentación de las candidaturas se dispone de una aplicación web de desarrollo propio que tiene una interfaz amigable para el usuario, desde donde debe introducir todos los campos requeridos para validar la propuesta. Desde otra interfaz de administración pueden acceder los miembros del jurado para valorar los trabajos, seleccionar su propuesta de candidatura ganadora y fallar finalmente el premio.

• Para la inscripción en la Jornada de Buenas Prácticas en la Docencia Universitaria con Apoyo de TIC, que se organiza anualmente desde hace ocho años, tanto la inscripción como asistente como el envío de los resúmenes de las comunicaciones se realiza a través de dos formularios diseñados específicamente para este propósito.

• Para cada edición del Ciclo Santander se dispone de un formulario ad hoc para formalizar la inscripción.

• El observatorio de buenas prácticas en la docencia universitaria con apoyo de TIC dispone de una apartado donde es posible insertar una buena práctica para que sea publicada en él. El diseño de esta interfaz está diseñado desde la cátedra con la restricción de que la buena práctica no será pública hasta que sea validada desde la cátedra.

• Toda la gestión de los proyectos de apoyo a la innovación docente se realiza así mismo vía online, con formularios diseñados particularmente para cada uno de ellos. Toda esta gestión informatizada posibilita exportar los datos de manera sencilla y realizar estadísticas de participación por tipo de evento, departamento o centro. Asimismo, facilita la creación de una base de datos con los participantes para posteriores comunicaciones vía telemática, y de una lista de distribución de correo electrónico.

• Por otra parte, se han creado canales en diferentes redes sociales con una misma identidad digital. Desde Twitter y Facebook se difunde toda información relacionada con la cátedra y sus actividades; en YouTube se alojan las grabaciones que se realizan en diferentes actos (conferencias, mesas redondas, seminarios) y que después se embeberán en el sitio web de la cátedra; en SlideShare y authorStream se alojan las presentaciones y documentos asociados a algunas actividades que nuevamente serán embebidos en nuestra web.

• Finalmente, destacar que se desarrolló una app para dispositivos móviles Android específicamente para la III y la IV Jornada de Buenas Prácticas en la docencia universitaria con apoyo de TIC para el acceso dinámico al programa, asistentes, sesiones, planos de ubicación, qué ocurre en cada momento, galería de fotos, redes sociales, etc. que podía descargarse en el móvil a través de un código QR.

7. Periodo de ejecución y carácter del proyecto

8. Financiación

9. Información adicional

Solución a un problema (20%)

• La gestión informatizada en la organización de cualquier evento facilita mucho el trabajo en un sentido bidireccional, tanto para los asistentes como para la organización. Para los asistentes es muy cómodo no solo acceder a la información previa del evento vía web, sino la forma de inscribirse de modo online, así como tener acceso posterior a la documentación generada en la propia actividad (grabaciones, presentaciones, fotos). Para la organización es muy útil disponer de toda la información informatizada de los asistentes, lo que permite fácilmente generar certificados, realizar estadísticas de participación y generar listas de correo para mantener una comunicación fluida con los asistentes. Por otra parte, para la gestión del jurado del Premio Santander, el disponer de una aplicación web propia permite que todo el proceso pueda realizarse telemáticamente, evitando las reuniones presenciales, más costosas si cabe cuando tres de los cinco miembros del jurado son expertos externos a la Universidad de Zaragoza y, por tanto, residen fuera, lo que hace más complicado concertar reuniones presenciales. El uso de las redes sociales, además de permitir acceder a un número mayor de personas, permite tener toda la documentación almacenada en la nube y presentarla en el sitio web de una manera rápida y cómoda.

Resultados logrados (20%)

• Con esta buena práctica se han conseguido agilizar todos los procesos de inscripción, certificados, comunicación vía correo electrónico, estadísticas de participación y gestión de la documentación generada en cada una de las actividades realizadas desde la cátedra. Por otro lado, la informatización de la gestión del Premio Santander ha sido fundamental para su desarrollo, tanto para la formalización de solicitudes como, sobre todo, para el proceso de valoración por parte del jurado, al realizarse totalmente de forma telemática. En cuanto a las redes sociales, el número de visitas se puede considerar bastante bueno para el propósito que se persigue con su presencia. Por ejemplo, en YouTube se han alcanzado las 11 000 visualizaciones en los más de cien vídeos alojados; en SlideShare, 27 000 visualizaciones en el último año para los casi trescientos documentos almacenados; en authorStream más de 5000 visualizaciones en las cuarenta y cinco presentaciones alojadas.

Innovación (10%)

• La gestión informatizada de las actividades que realizamos desde la cátedra es una buena práctica que debería seguirse hoy en día en cualquier proceso de gestión. En muchas ocasiones nos encontramos que la comunicación con el usuario se realiza básicamente por medio del correo electrónico, tanto para las inscripciones como para el envío y recepción de documentación, con lo que se genera una cantidad de correos molestos tanto para los participantes como para la organización.

Sostenibilidad (20%)

• Toda la gestión informatizada que presentamos aquí se realiza exclusivamente por personal y fondos propios de la Cátedra Banco Santander, por tanto su sostenibilidad está garantizada al cien por cien.

Replicabilidad (20%)

• Se trata de una buena práctica transferible a cualquier otra cátedra, independientemente del ámbito en que trabaje, ya que no se circunscribe a una temática concreta.

Sistema de evaluación (10%)

• Esta buena práctica se ha venido realizando desde el inicio de las actividades de la cátedra, por lo que no se disponen de datos para comparar esta gestión con otros modelos distintos. Lo que hemos apreciado son muestras de felicitación por parte de los participantes en las actividades organizadas desde la cátedra por este sistema que les parece muy apropiado; así como de los diferentes miembros del jurado del Premio Santander en sus diez ediciones que les parece muy cómodo, y sobre todo eficaz, poder realizar todo el proceso de valoración de las candidaturas sin necesidad de desplazarse presencialmente. Como hemos comentado en el apartado de resultados, las visitas o visualizaciones del contenido de las redes sociales que manejamos es bastante bueno en relación al número de participantes en las actividades organizadas desde esta cátedra, lo que invita a continuar alimentándolas.