Les cinc universitats públiques valencianes (Universitat de València, Universitat Politècnica de València, Universitat d'Alacant, Universitat Jaume I i la Universitat Miguel Hernández d'Elx) han licitat, de manera conjunta, la contractació d'una solució tecnològica integral de gestió del sistema d'arxiu electrònic. Aquest projecte que compta amb un pressupost de licitació de 641.300 euros i té un termini d'execució de 4 anys.

Les cinc universitats públiques valencianes, la UV, la UPV, la UA, l'UJI i la UMH han decidit licitar, conjuntament, una solució integral de gestió del sistema d'arxiu, per a poder adaptar-se al nou marc normatiu sobre el model d'administració electrònica i arxiu electrònic i dotar-se d'una plataforma única que permeta gestionar tant els arxius físics com electrònics, de manera àgil i amb qualitat. A més aquesta nova eina ha de garantir la preservació dels documents al llarg del temps.

"Es proposa contractar el servei d'una solució tecnològica que satisfaça totes aquestes necessitats, tant des d'un punt de vista legal com funcional i tecnològic, i que s'integre completament dins de les infraestructures i serveis existents en les diferents universitats."

Actualment les aplicacions amb les quals compten les universitats valencianes, com són FLORA, ORACLE o altres aplicacions ofimàtiques, són “clarament insuficients” per a abordar les necessitats que planteja el nou model d'administració electrònica i la gestió integral de documents i arxiu electrònic. A més, és difícil que els centres plantegen abordar aquest desenvolupament amb mitjans propis a causa de la complexitat de les plataformes de gestió documental, basades en programari de gran potència, interrelacionats, específics i instal·lats en el núvol. La solució que es contracte, segons consta en el plec, funcionarà completament en un entorn web, en modalitat de Programari com a Servei (SaaS) i amb instàncies separades per a cada universitat.

Què inclourà la plataforma informàtica?

• La gestió electrònica de documents i expedients administratius en format paper i audiovisual
• La gestió de documents i arxius electrònics generats en les plataformes de la tramitació i en els ERPs corporatius
• La conservació de documents i expedients administratius en un arxiu electrònic
• La consulta pública a través d'Internet dels fons documentals
• La preservació digital a llarg termini dels fons documentals

La solució tecnològica haurà de gestionar més de 3,5 milions d'unitats documentals, expedients i documents electrònics de les cinc universitats públiques valencianes.

Quins objectius persegueix?

• Compartir els creixents costos d'incorporació dels nous sistemes informàtics d'última generació, basats en la seua gestió centralitzada en el núvol.
• Compartir experiències per a promoure sinergies en la gestió documental i així aconseguir millors pràctiques professionals.
• Afrontar de manera conjunta el canvi de paradigma provocat pels processos de globalització, als quals s'ha de respondre des d'una òptica convergent, global i integradora.
• Fer front al repte que suposa la transformació digital en l'àmbit de la gestió documental i d'arxiu.
• Gestionar el desafiament que suposa oferir serveis de qualitat a la comunitat universitària i a la societat en un període de contenció pressupostària.

El pressupost base de licitació del projecte ascendeix als 641.300 euros, que inclou les despeses d'implementació, migració, integració i subscripció anual per a manteniment de la solució. La licitació es va publicar el passat 1 de juny i les empreses poden presentar les seues ofertes fins al 23 de juny. Amb aquest projecte, les universitats valencianes volen adoptar un model similar de gestió documental al de les universitats catalanes que, a través del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), compten amb un Gestor Documental Consorciat per a facilitar la gestió de la fases de tramitació i vigència del cicle de vida documental.