1. Dret d'oposició
En la major part dels casos el tractament de dades per part de l'Administració no requereix el consentiment del titular d'aquestes (art. 6.2 LOPD). Això no obstant, per a aquest tipus de supòsits s'estableix el dret de l'afectat a oposar-se als tractaments, excepte en el cas que la Llei dispose una altra cosa, «quan hi haja motius fonamentats i legítims relatius a una situació personal concreta». En tal supòsit, el responsable del fitxer exclourà del tractament les dades relatives a l'afectat.
En conseqüència, els titulars de les dades podran oposar-se al tractament de les seues dades:
- a) Quan el tractament no siga obligatori; en aquest cas s'haurà d'obtenir el seu consentiment.
Si es tracta de dades sensibles, el consentiment serà exprés i per escrit quan afecte matèries com ara la ideologia, la filiació sindical, la religió o les creences i s'advertirà a l'interessat del seu dret a no prestar-les.
Les dades que afecten la salut i la vida sexual només es podran demanar, tractar i cedir quan, per raons d'interès general, així ho dispose una llei o quan l'afectat ho consentisca expressament.
Cas de requerir-se el consentiment, es podrà revocar posteriorment quan hi haja una causa justificada per a fer-ho i no s'hi atribuïsquen efectes retroactius.
- b) Quan el tractament de dades siga obligatori, es tracten les dades sense consentiment del titular, però aquest pot oposar-se als tractaments, excepte si la Llei disposa una altra cosa, «quan hi haja motius fonamentats i legítims relatius a una situació personal concreta».
2. Drets d'accés, rectificació i cancel·lació. Qüestions comuns
L'exercici del dret d'accés no suposa necessàriament els de rectificació o cancel·lació de dades, ja que són drets que s'exerceixen de manera independent encara que, entre les causes que podrien legitimar l'accés es troba, òbviament, la verificació de la correcció o existència de les dades amb motiu d'una rectificació o cancel·lació posterior.
Requisits (Instrucció 1/1998 de l'APD)
- 1. Acreditació de la identitat de l'interessat mitjançant qualsevol document que hi servisca (carnet de la UVEG, NIF, passaport o carnet de conduir), adjuntant-ne una fotocòpia en la sol·licitud.
- 2. Presentació d'una sol·licitud amb indicació de:
- Nom i cognoms de l'interessat o, quan siga escaient, de la persona que el represente, com també el documento acreditatiu de tal representació.
- Petició en què es concreta la sol·licitud.
- Domicili a efectes de notificacions, data i signatura del sol·licitant.
- Documents acreditatius de la petició que formula, si escau.
- El cas de la rectificació o cancel·lació, indicació de la dada que s'ha de rectificar o cancel·lar i la causa que ho justifica.
- L'interessat haurà d'utilitzar qualsevol mitjà que permeta acreditar l'enviament i la recepció de la sol·licitud i, per tant, emprar qualsevol dels procediments previstos per a la presentació de sol·licituds davant l'Administració pública.
En el cas que la sol·licitud no reunisca els requisits se n'haurà de sol·licitar la rectificació.
3. Dret d'accés (art. 15 LOPD)
A. Objecte
L'interessat té dret a sol·licitar i obtenir gratuïtament «informació de les seues dades de caràcter personal sotmeses a tractament, l'origen de les dades, com també les comunicacions fetes o que es preveu fer-ne».
B. Manera d'accés
Hi ha múltiples possibilitats d'accés a la informació com ara la visualització en pantalla, escriptura, impressió d'una còpia informativa, telecòpia, fotocòpia o qualsevol altre procediment adequat a la configuració i la implantació material del fitxer. En qualsevol cas, la informació haurà de ser llegible i intel·ligible.
Si el fitxer ho permet, s'hi pot recomanar l'accés directe per titular de les dades a través de procediments telemàtics assegurats a través la web o la secretaria virtual amb el seu propi usuari i contrasenya. No obstant això, cal tenir en compte que la tria del mode d'accés correspon a l'interessat de les diverses possibilitats que oferisca la configuració i implantació material del fitxer (art. 12 del RD 1332/1994, i N. II de la I 1/1998 de l'APD).
L'exercici del dret d'accés és personalíssim i només el podrà exercir el titular de les dades o el representant legal de l'afectat en situació d'incapacitat o minoria d'edat que li impossibilite l'exercici personal (art. 11 del RD 1332/1994 i N. I de la I 1/1998 de l'APD).
D. Periodicitat
El dret d'accés només es podrà exercitar a intervals no inferiors a dotze mesos, excepte si l'interessat hi acredita un interès legítim, cas en què es podrà exercitar abans.
E. Termini
Es resoldrà sobre la sol·licitud d'accés en el termini màxim d'un mes que es comptarà des de la recepció. S'haurà de contestar amb independència que figuren dades personals de l'afectat en el fitxer o no, cas en què se n'indicarà l'absència. Per a la notificació s'utilitzarà qualsevol mitjà que permeta acreditar-ne l'enviament i la recepció. Amb aquest objectiu s'aconsella sumar al registre del document la cautela de l'enviament certificat amb justificant de recepció.
En haver transcorregut el termini sense que de manera expressa s'haja respost a la petició d'accés, aquesta podrà entendre's desestimada a efectes de la interposició de la reclamació davant l'Agència de Protecció de Dades (APD) prevista en l'article 18.1 de la Llei Orgànica 15/1999.
Si la resolució fóra estimatòria, l'accés es farà efectiu en el termini dels deu dies següents a la notificació d'aquella.
F. Resolució denegatòria
Únicament es podrà denegar l'accés a les dades de caràcter personal quan el dret s'haja exercitat en un interval inferior a dotze mesos i no s'acredite un interès legítim pel que fa al cas, així com quan la sol·licitud siga formulada per una persona que no siga l'afectat.
En cap cas podrà denegar-se el dret d'accés per raó de les necessitats del servei, la configuració del fitxer o la càrrega de treball administratiu (STC 254/1993).
La resolució denegatòria afecta un dret fonamental i per tant haurà de ser motivada (art. 54 de la Llei 30/92). La denegació obri la possibilitat d'acudir davant l'Agència de Protecció de Dades i així s'ha d'indicar amb citació expressa de l'art. 18.2 de la Llei Orgànica 15/1999.
4. Drets de rectificació i cancel·lació
A. Objecte
Es tracta de corregir o eliminar les dades que siguen inexactes o incompletes, inadequades o excessives. La rectificació i cancel·lació podran fer-se a instància de part. Això no obstant, quan el gestor del fitxer constate un error el corregirà si coneix la dada correcta o sol·licitarà la informació corresponent per a esmenar-ho. Així mateix, quan es constate que no hi havia cap causa per a tractar una dada o quan haja cessat la finalitat per a la qual s'havia demanat, es cancel·larà.
B. Mode de cancel·lació
La cancel·lació donarà lloc al bloqueig durant el període previst per a la prescripció d'accions o, si escau, es conservaran durant el període previst en la legislació específica o en el contracte. Així, per exemple, les dades relatives a les liquidacions de retencions o impostos es conservaran com a mínim durant el període previst per a la prescripció de l'obligació tributària. En tot cas, el límit màxim per a la prescripció de las infraccions greus previstes per la LOPD és de tres anys, per la qual cosa es recomana que siga aquest el període mínim de conservació.
La posada en funcionament dels programes informàtics haurà de preveure el bloqueig d'aquests quan s'execute la instrucció de cancel·lació. El bloqueig es defineix com «la identificació i reserva de dades amb el fi d'impedir-ne el tractament». Si no es pot fer, s'articularan procediments alternatius com la còpia dels registres en un suport diferenciat del fitxer mateix sota la custòdia de l'administrador del sistema o del responsable del fitxer.
C. Termini
Els drets de rectificació o cancel·lació s'han de fer efectius en el termini de deu dies a comptar des de la recepció de la sol·licitud.
En haver transcorregut el termini previst sense que de manera expressa s'haja contestat la sol·licitud de rectificació o cancel·lació, aquesta podrà entendre's desestimada a efectes de la interposició de la reclamació corresponent.
D. Resolució denegatòria
En cap cas podran denegar-se els drets de rectificació o cancel·lació per raó de les necessitats del servei, la configuració del fitxer o la càrrega de treball administratiu (STC 254/1993).
La resolució denegatòria afecta un dret fonamental i per tant haurà de ser motivada (art. 54 de la Llei 30/92). La denegació obri la possibilitat d'acudir davant l'Agència de Protecció de Dades i així s'ha d'indicar amb citació expressa de l'art. 18.2 de la Llei Orgànica 15/1999.
E. Dades comunicades a tercers
Quan les dades rectificades o cancel·lades s'hagen notificat a tercers, se'ls haurà de comunicar la rectificació o cancel·lació en un termini de deu dies.
5. Recomanacions
- Els responsables de les unitats administratives davant les quals s'exercisquen els drets d'accés, rectificació o cancel·lació haurien d'adoptar les mesures oportunes per a garantir que les persones de la unitat que tenen accés al fitxer i d'aquelles la tasca de les quals pressupose una atenció al públic, puguen informar del procediment que ha de seguir l'afectat per a l'exercici dels seus drets.
- En aquells casos en què es puga facilitar l'accés a través de les secretaries virtuals (F.F. d'Estudiants, Personal i Nòmines) s'hauria de recomanar a l'interessat que hi fes la consulta. No obstant això, la tria del mètode de consulta correspon a l'administrat. Per això quan aquest, malgrat la recomanació, s'estime més utilitzar 'els mitjans tradicionals', se n'haurà de tramitar la petició d'acord amb el procediment administratiu habitual.
- L'exercici dels drets d'oposició, accés, rectificació o cancel·lació es fa de manera gratuïta. Per això és necessari distingir entre un accés a les dades personals i un certificat. En cap cas és imprescindible l'emissió d'un certificat per a satisfer el dret d'accés excepte si l'interessat, informat de la natura, els usos i el cost del document, opta per aquesta modalitat. De la mateixa manera, en la documentació que es lliure a l'interessat quan aquest sol·licite accedir-hi mitjançant escrit, còpia o fotocòpia convindria fer constar que es tracta d'una còpia informativa sense cap valor acreditatiu addicional.
- Si s'opta per establir un imprès tipus o facilitar a l'interessat un model o instruccions per a l'exercici del dret d'accés, seria convenient posar en una llista el conjunt de possibilitats que permet cadascun dels fitxers gestionats per la unitat administrativa de què es tracte.
- L'exercici dels drets és personalíssim; per això, en principi, no serà suficient una simple autorització per a recollir certificats que reproduïsquen dades contingudes en un fitxer automatitzat. Així doncs, haurà d'acreditar-se la representació per qualsevol mitjà vàlid en Dret que deixe constància fidedigna, o mitjançant declaració en compareixença personal de l'interessat.
