Software de gestión de cita previa
Está disponible para cualquier ente de la UV la aplicación "turnos.uv.es".
Es una aplicación que permite a un cliente pedir turno de atención (día y hora) a un conjunto de agentes que prestan un servicio.
Está plenamente funcional, con la estética de la UV e integrada en el SSO de la UV.
La interfaz del cliente para pedir citas está disponible directamente en:
Si se quiere acceder directamente a la página de reserva de un servicio concreto, se puede especificar en el URL:
La interfaz de administrador y agente está apuntada en la parte inferior de esa página y requiere validación SSO:
Actualmente la configuración de un servicio y el alta
y asignación de sus agentes es tarea de los administradores
de la aplicación. Contactar con turnosmaster
uv.es.
La traducción al valenciano no está disponible, pero si fuera imprescindible es fácil de añadir por cualquier traductor
A continuacion, se resume el funcionamiento con un poco más de detalle.
Funcionamiento de "turnos"
CLIENTES
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- Un cliente puede pedir cita (sin autenticar) para un servicio.
- Por defecto le atiende cualquier agente (se escoge aleatoriamente entre los disponibles a esa hora), pero puede pedir uno específico (esto se podría deshabilitar).
- El cliente rellena (cada vez, no hay autenticación para los clientes puesto que puede ser cualquiera, de la UV o no) nombre, apellidos, e-mail, y teléfono (como mínimo) y estos datos se almacenan con la cita.
- El cliente escoge un día y hora disponible y confirma la cita. Distintos clientes pueden reservar en la misma hora si hay más de un agente disponible a esa hora.
- El cliente recibe un e-mail de confirmación (si ha puesto el e-mail correcto).
- En el e-mail de confirmación existe un enlace que permite al cliente cancelar la cita y/o borrar sus datos en el sistema. También le permite modificar la cita.
- No se puede limitar quién puede o no pedir citas para un servicio.
AGENTES
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- Un agente tiene disponible un calendario en el que ve las citas que le han asignado. Puede modificar una cita, en cuyo caso el cliente recibe un e-mail indicándole el cambio.
- Un agente puede especificar su horario de atención, incluyendo períodos de descanso durante la jornada.
- Su horario de atención se divide en franjas iguales de NN minutos (configurable por el administrador para cada servicio), cada franja corresponde con la duración de una cita.
- Un agente puede atender a varios servicios, mientras tenga huecos en su agenda.
- Un agente puede activar o no notificaciones de sus citas y definir el e-mail donde quiere recibirlas.
- Puede configurar sus datos personales, pero sólo serían de interés para el administrador; No puede cambiar su usuario ni contraseña puesto que está integrado en el SSO.
GESTORES
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- Los gestores son usuarios con permiso para ver y modificar (gestionar) la agenda de los agentes de un servicio (o de varios). Tienen una visión global de todas las citas de un servicio y de quién las atiende.
SERVICIOS
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- Los servicios se pueden agrupar en CATEGORÍAS definibles por el administrador.
- En el servicio, además del nombre se define la duración de las franjas de atención y el número de agentes disponibles. También se puede poner un precio a cada cita, si se desea que tengan un coste.
ADMINISTRADOR
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- Un administrador de la aplicación da de alta a los agentes, debe crear los servicios y asociarles agentes. En su caso, también puede dar de alta gestores y asociarles agentes.
Posibles configuraciones
Antes de nada recalcar que el sistema de cita previa no tiene la posibilidad de validar los clientes ni de limitarlos a un conjunto de personas. El sistema y sus servicios están siempre abiertos a que cualquiera pueda pedir una cita.
N agentes, 1-2 gestores
Es la configuración por defecto. N agentes (personas), cada una con un horario definible y una agenda, atienden a las peticiones de un servicio. Son independientes y no ven las citas de otros. El sistema asigna citas de forma aleatoria a cada agente y le avisa por e-mail de la cita asignada. Uno o dos gestores (coordinadores/supervisores) pueden ver/modificar las agendas de todos los agentes.
Se puede configurar el número de citas simultáneas, no necesariamente son N.
1 agente, N gestores, 1 alias
Es la configuración más común. Se le dice al sistema que el servicio dispone de N citas simultáneas posibles, pero sólo se configura un agente, es decir, un único calendario y un único horario. En el e-mail de ese agente se pone un alias (previamente definido) dirigido a las N personas que van a atender las citas. Los avisos de citas se mandan pues al alias, o sea a todas las personas que atienden. Aparte del agente configurado, todas las demás personas se configuran como gestores, es decir, pueden también ver/modificar la agenda.
Reservas
El sistema de cita previa no está realmente pensado para gestionar reservas, pero puede usarse para ello. Se le dice que dispone de una única cita simultánea y se configura como "1 agente, N gestores, 1 alias" anteriormente descrito. Se dispone entonces de un calendario y un horario definible para un recurso para el cual una persona cualquiera puede pedir cita (reservar hora).
Datos necesarios
Para dar de alta un servicio en Turnos son necesarios los siguientes datos:
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- Nombre del servicio: (p.e. "Facultad de Sabios, secretaría")
- Duración de un turno: (lo que cuesta atender de media: p.e 15m)
- Precio: (si se va a cobrar :-) (p.e. 0 Eur)
- Categoría: (p.e. "Facultad")
- Número de agentes: 1 (número de personas que pueden atender simultáneamente)
- Descripcción: (p.e.: Citas para la atención presencial en la secretaría de la Facultad de Sabios)
Y luego, para cada "agente" (persona que va a atender al servicio):
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- Usuario de la UV
Y para cada "gestor" (no se puede tener a la vez los dos roles)
-
- Usuario de la UV
Se rellenarán los datos "nombre,apellidos,e-mail y nro.teléfono oficial" a partir de los datos registrados en BDUSU; pero luego, cada agente podrá configurar su horarios y sus datos (NO TOCAR "usuario" o no podrá volver a entrar!).
