Información pública

Se entiende por información pública el conjunto de documentos o contenidos, cualquiera que sea su formato o soporte, que estén en poder de cualquiera de los sujetos incluidos en el artículo 3 y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones, independientemente del momento en que hayan sido elaborados o adquiridos.

La publicidad y puesta a disposición de la información pública debe ajustarse a los límites establecidos en la legislación estatal básica y en la propia de la Generalitat en materia de transparencia, sin perjuicio de lo que pueda derivarse de la normativa de protección de datos de carácter personal, y de la normativa específica que le sea aplicable. (arts. 7.4 y 7.5) LEY 1/2022, de 13 de abril, de la Generalitat, de Transparencia y Buen Gobierno de la Comunidad Valenciana.

Aplicación de las políticas de acceso a los documentos, de acuerdo con la legislación vigente en materia de patrimonio y protección de datos

El régimen de acceso a los documentos que componen las distintas series producidas en el ámbito de la administración universitaria viene determinado por las tablas de valoración documental emitidas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JQDA) y, en su defecto, por la legislación vigente en materia de patrimonio y protección de datos.

El derecho de acceso a la documentación pública debe encontrar un equilibrio adecuado entre la transparencia y la protección de la privacidad.

El derecho de acceso a la documentación pública está recogido en la normativa estatal y autonómica.

Normativa estatal

Constitución Española, artículo 105 b):

“La ley regulará [...] b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.”

Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, artículo 57:

1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:

a. Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta, salvo que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la ley, o que su difusión pueda entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de delitos.

b. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, podrá solicitarse autorización administrativa para acceder a los documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en el caso de documentos secretos o reservados, por la autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos, por el jefe del departamento encargado de su custodia.

c. Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser consultados públicamente sin el consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si se conoce la fecha, o, en otro caso, cincuenta años a partir de la fecha del documento.

2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la consulta y obtención de copias de dichos documentos.

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
Capítulo IV: Procedimiento de acceso a documentos y archivos.

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y Buen Gobierno.
Título I, capítulo III: Derecho de acceso a la información pública, arts. 12 a 24, donde se regula este derecho, sus limitaciones, la protección de datos personales y el procedimiento para ejercer el derecho y su régimen de recursos.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas.
Artículo 13. Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas:

d) A acceder a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013 y el resto del Ordenamiento Jurídico.

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

Esta norma transpone el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, sobre protección de datos personales y su libre circulación. Deroga la anterior Ley Orgánica 15/1999 y su reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

El Título III, dedicado a los derechos de las personas, adapta al derecho español el principio de transparencia en el tratamiento de datos. Regula el derecho a ser informado sobre el tratamiento de sus datos e introduce el concepto de «información por capas», habitual en contextos como la videovigilancia o el uso de cookies. Este sistema ofrece una información básica inicial y un acceso rápido a la información detallada mediante un enlace u otro medio.

Este título se basa en lo previsto por el considerando 8 del Reglamento (UE) 2016/679 para complementar su régimen y garantizar una estructura legal coherente. También regula derechos fundamentales en materia de protección de datos: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad.

Normativa autonómica

Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos
Capítulo IV: Del acceso a los documentos y su servicio a los ciudadanos. Especialmente los artículos 56 y 59.

Artículo 56. Derecho de acceso

1. Todas las personas físicas y jurídicas tienen derecho a acceder a la información contenida en los documentos custodiados en los archivos del Sistema Archivístico Valenciano, con las limitaciones previstas en la legislación vigente.

2. Todas las personas físicas tienen derecho a realizar investigaciones culturales, históricas o científicas en los archivos históricos del Sistema Archivístico Valenciano y a consultar libremente los documentos depositados en ellos, sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos custodiados, según la legislación vigente, o de aquellas establecidas por razones de conservación o función institucional.

Artículo 59. Normas de acceso a los fondos documentales de los archivos históricos

1. Todos los documentos que no contengan datos de carácter personal podrán ser consultados libremente.

2. Salvo que por ley se establezcan otros plazos, podrán consultarse libremente los documentos que contengan datos personales cuando hayan transcurrido 25 años desde la muerte de la persona, o 50 años desde la fecha del documento si se desconoce la fecha de fallecimiento.

3. Si no han transcurrido dichos plazos y la información afecta a la seguridad, el honor, la intimidad, la propia imagen o cualquier otro derecho protegido por ley, solo podrán ser consultados por los titulares o sus sucesores. Sin embargo, otras personas podrán acceder si cuentan con el consentimiento expreso por escrito de los afectados o en los casos previstos por la legislación.

4. Siempre que sea posible, la consulta se realizará mediante copias, para preservar la documentación original. Solo se consultarán los originales cuando la investigación lo requiera, previa autorización del director del archivo.

5. Los documentos del patrimonio documental valenciano depositados en un archivo histórico que pertenezcan a personas físicas o instituciones privadas podrán consultarse en los términos de este artículo. Para los documentos depositados no integrados en dicho patrimonio se aplicará lo pactado en el contrato de depósito o comodato.

Ley 1/2022, de 13 de abril, de la Generalitat, de Transparencia y Buen Gobierno de la Comunidad Valenciana
Capítulo III: Derecho de acceso a la información pública, artículos 27 al 37.
Acceso a la documentación pública, artículos 27 al 37.