El teletrabajo aumenta de forma sustantiva la cantidad de correo electrónico que se envía y se recibe diariamente. Con el objeto de ser eficientes en la gestión de nuestro tiempo resulta adecuado incorporar formas de comunicación y de gestión alternativos en nuestras formas de trabajo diario.
En esta sección aportamos algunas ideas y buenas prácticas que pueden ayudar a gestión mejor nuestro trabajo diario:
En los últimos tiempos nos hemos acostumbrado a emplear sistemas de mensajería instantánea (como WhatsApp). Este modelo de comunicación ha acabado influenciando nuestras dinámicas diarias del uso del email. No deberíamos convertir el servicio de correo en un chat. El email es un medio de comunicación asíncrono y, por tanto, un mensaje no tiene por qué ser contestado de forma instantánea NI convertirse en una cadena de respuestas cortas.
Mantener el correo electrónico constantemente abierto, nos distrae de las tareas del día y rompe el ritmo de trabajo. Puedes dedicar un tiempo diario ajustado que te permita organizar el trabajo, planificando horas fijas para revisar/leer/procesar.
Los asuntos urgentes no deberían tratarse por email, puesto que no podemos esperar una respuesta inmediata. Si hay una urgencia, recurre mejor al teléfono o a un canal o grupo de chat de Microsoft Teams. O, incluso, haz una video/audio-llamada.
No retrases la respuesta a los correos que pueden responderse al instante. Te permitirá tener la bandeja de correo más vacía. Usa algo de tiempo para responder mensajes de este tipo, en lugar de aplazar esas respuestas simples.
A diario, nos llegan cantidad de correos de distinta índole que inundan el buzón de entrada (notificación, pregones, sindicatos, anuncios, etc.). Emplea filtros para clasificar los correos –por ejemplo, los que remite el alumnado, que responden al dominio “@alumni.uv.es”; los que proceden de un destinatario determinado o contienen un asunto concreto-. Emplea el gestor de correo avanzado Sogo de la UV, su interfaz enriquecida resulta más amigable y con mayores posibilidades:
Emplea respuestas prediseñadas para responder habitualmente del mismo modo a determinados mensajes de correo.
En el contexto del teletrabajo, se dedica una cantidad de tiempo sustancial a revisar este medio. Las respuestas claras y sucintas son bienvenidas.
Evita de este modo recibir un nuevo mensaje solicitando aclaraciones o preguntando de nuevo.
Permitirá a quien lo lea identificar la prioridad/importancia del mensaje.
Responde siempre sobre el mismo hilo y NO creando un nuevo mensaje con un asunto diferente para enviar una respuesta a una persona o grupo de destinatarios.
No respondas a un mensaje remitido a una lista de distribución (xxx@@llistes.uv.es) si no se ha solicitado –tampoco para agradecer, puede generar un efecto cadena-.
En lugar de enviar archivos adjuntos pesados, emplea la “consigna” de la UV
Si el fichero se encuentra en un espacio compartido del disco al que el remitente tiene acceso NO adjuntes el fichero en el cuerpo del mensaje, infórmale de dónde lo puede encontrar.
Emplea Office 365 (OneDrive) y las herramientas de Word y Excel Online para trabajar en documentos compartidos sin necesidad de enviarlos o descárgalos para su edición. De este modo evitamos el envío y recepción de versiones diferentes del mismo documento.
Si utilizas el correo electrónico como gestor de tareas se puede emplear una metodología de trabajo GTD (Getting Things Done). Creando 3 carpetas “comodín” que ayudan a clasificar los mensajes según su importancia, por ejemplo:
Antes de reenviar correos, recuerda los términos de la cláusula de confidencialidad de la UV.
Más información sobre el correo electrónico institucional de la UV.
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