Las Leyes 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, configuran un nuevo escenario en el que la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación normal de las Administraciones y organismos del Sector Público, en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí.

• El artículo 16 de la Ley 39/2015, dispone la obligación de contar con un registro electrónico propio, interoperable e interconectado, con capacidad de gestionar documentos electrónicos. Este Registro Electrónico General será asistido a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros y que permitirán a los interesados, en el caso de que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.

• El ciudadano puede presentar la documentación ante la Oficina de registro Origen. En este caso, el personal de dicha Oficina debe realizar distintas comprobaciones y actuaciones con carácter previo a la inscripción de cada asiento y envío del registro correspondiente. Si alguno de los sujetos obligados a la relación electrónica, tanto los obligados por ley, como los interesados en procedimientos cuyo trámite esté definido y disponible en la sede electrónica, pretendieran. presentar una solicitud presencialmente, se le advertirá que la ley señala que se les requerirá para que la subsanen a través de su presentación electrónica (art. 68.4 LPA) siempre que el organismo de destino esté conectado en el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), y se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en que haya sido realizada la subsanación, de modo que la solicitud presencial produce efectos desde la subsanación y no desde la de su presentación presencial.No serán admitidos los soportes no establecidos por el procedimiento, en última instancia podrán presentarse como documentación física.

La adopción de esta nueva legislación requiere también de un diseño de aplicativos y procedimientos que sean respetuosos con el resto de normas implicadas y, en especial, con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Reglamento del Registro Electrónico General de la Universitat de València

Artículo 5. Funciones.

Las funciones del Registro Electrónico General de la Universitat de València son las siguientes:

• Recepción y registro de entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos de la Universitat.
• Expedición de los recibos acreditativos de la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por la ciudadanía, que se crearán en el mismo sistema informático de manera automática. Igualmente, acreditará la recepción de los documentos que se adjunten con la solicitud en los trámites y procedimientos en que la Universitat permita la aportación de documentos.
• Remisión de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas a los órganos, servicios y unidades administrativas de la Universitat dónde deba gestionarse el trámite o procedimiento.
• Remisión y registro de salida de solicitudes, escritos y comunicaciones oficiales por parte de los órganos de la Universitat a las personas interesadas, a los órganos, servicios y unidades administrativas de la universidad cuando proceda y, en su caso, a otros organismos o Administraciones Públicas.
• Mantenimiento y conservación de un archivo electrónico de los registros de entradas y salidas de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas correspondientes a cada año natural, sin perjuicio de las aplicaciones informáticas que le deban prestar suministro.
• Cualesquiera otras que se le atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 6. Presentación. Fecha y hora oficial. Cómputo de plazos.

• El Registro Electrónico General de la Universitat de València permitirá la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones todos los días del año, durante las 24 horas del día.
• El Registro Electrónico General se regirá por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.
• La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones realizada en un día inhábil se considerará que se efectúa a las 0 horas y un segundo del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil, y se acreditará mediante el sistema de consignación electrónica de fecha y hora.
• Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.
• A los efectos del cómputo de los plazos previstos se tendrá en cuenta lo que establecen los artículos 30 y 31 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. A este respecto, el inicio del cómputo de los plazos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación.
• Los días inhábiles son los señalados en el calendario publicado en la sede electrónica de la Universitat de València, sin que sea de aplicación la previsión contenida en el artículo 30.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
• La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones solo se podrá interrumpir por el tiempo imprescindible cuando concurran razones justificadas por mantenimiento técnico u operativo o de fuerza mayor.
• La interrupción, en su caso, se anunciará a los usuarios del Registro Electrónico General y se publicará en la página web principal de la Universitat de València y en su sede electrónica, con la mayor antelación posible.
• En los supuestos de interrupción del funcionamiento del Registro Electrónico General por razones de fuerza mayor, el usuario visualizará un mensaje en el que se le indicará esta circunstancia.
• En el caso de que se produzca una incidencia técnica que imposibilite el funcionamiento ordinario del sistema, y hasta que se solucione el problema, la Universitat de València podrá conceder una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede electrónica tanto la incidencia técnica acontecida como la ampliación concreta del plazo no vencido.

Artículo 7. Medios de identificación y autenticación admitidos por el Registro Electrónico General de la Universitat de València.

• Los sistemas de identificación y autenticación a través de la firma electrónica admitidos por el Registro Electrónico General de la Universitat de València serán:
• La firma electrónica incorporada al Documento Nacional de Identidad.
• Los sistemas de firma avanzada basados en certificados electrónicos publicados en la Sede Electrónica de la Universitat de València.
• Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, publicados en la Sede Electrónica de la Universitat de València. 

Artículo 11. Documentos registrables

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que se anoten en el Registro Electrónico General deberán versar sobre los procedimientos y acciones propias de la Universitat, con las limitaciones que figuran en la presente regulación.
Una vez recibida la documentación presentada se realizará las comprobaciones oportunas sobre su integridad y autenticidad, y se podrán eliminar los documentos que supongan un riesgo para la integridad y seguridad del sistema. En este caso, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo, así como, cuando ello fuera posible, de los medios de subsanación de tales deficiencias.
En el caso de utilización de documentos, formularios o modelos normalizados, se podrán rechazar éstos cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios o cuando tenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
Se guardará una copia de la documentación anexa presentada, pudiendo hacer uso de la facultad prevista en el apartado 3 del artículo 13.
En atención a su contenido no se registrarán los documentos siguientes:

• Los protocolarios.
•  Los que se acompañen como anexos a una solicitud, un escrito o una comunicación.
• Los de carácter personal.
• Los que tengan carácter publicitario o de propaganda.

Tampoco se registrarán:

• Los paquetes u objetos que se adjunten al documento de remisión de los mismos.
• Las comunicaciones por fax o correo electrónico.
• Los escritos o comunicaciones internas entre órganos, servicios y unidades administrativas de la universidad o dirigidos al personal de la misma, que no vayan a surtir efectos en un procedimiento administrativo.

GEISER, es el servicio de registro ofrecido por la nube de servicios de la administración general del estado para la integración digital de la administración electrónica sobrevenida tras la entrada en vigor  de las leyes 39/2015 y 40/2015.

Se apoya principalmente en otros 2 servicios: DIR3 y SIR:

1. De una parte en el Servicio de Directorio DIR3, que proporciona una descomposición orgánica de las unidades de cada organismo de la administración. Dónde cada organismo como la UVEG, dispone de una serie de oficinas que dan servicio de registro a varios subconjuntos de unidades u órganos de gestión. 
2. De otra una conectividad a nivel estatal, mediante el Sistema de Interconexión de Registros SIR, permitiendo conectar de forma efectiva todo tipo de administraciones: local, autonómica y estatal con el resto de administraciones o entidades de derecho público.

El Servicio de Registro ofrecido por GEISER es ofrecido en 2 formatos:

1. GEISER WEB: está pensada para proporcionar soporte en materia de registro a los interesados que se personen en las oficinas de registro. Esto asientos de interesado, serán enviado a las unidades destinatarias en forma de mensajes de Valija Electrónica.Las oficinas podrán recibir asientos creados desde otros organismos vía SIR, una vez confirmados por la oficina se propagarán hasta las unidades destinatarias como mensajes SIR de Valija Electrónica.Las unidades de Valija podrán enviar mensajes SIR de Salida a otros organismos.Las unidades destinatarias, accederán a los asientos registrales transformados como mensajes de Valija Electrónica, y por tanto será desde esta herramienta desde dónde se confirmará  (en el caso de ser adecuado, por que ha llegado la documentación física si procede o simplemente por ser competente) o bien rechazará motivadamente por no ser competente, devolviendo en este caso el asiento a la oficina de servicio de la unidad destinataria.
2. GEISER RGECO: este servici, permite la conexión e integración con Sede Electrónica y ofrece 2 servicios principales: 

• Soporte Electrónico a los Procedimientos Administrativos publicados como trámites, permitiendo al usuario de sede interesado introducir solicitudes mediante formularios, la subida de documentación requerida y la notificación de subsanaciones y resolución. Estas operaciones quedarán registradas telemáticamente en la Oficina de Registro Telemático.
• Instancia General – Expone y Solicita, donde cualquier interesado puede registrar una solicitud general a nuestra organización. Estas solicitudes serán recibidas por un equipo de la oficina especialmente encargado de distribuir y validar el destinatario de las instancias, mediante el uso de la Valija Electrónica a su unidad destinataria efectiva.

Valija Electrónica: ofrece mensajería oficial entre unidades de la UVEG. Este medio será utilizada por la Unidad de Instancia General para distribuir las instancias como mensajes de Valija.
Cada campus de la Universitat de València tiene una serie de oficinas que dan servicio, a su vez, a una serie de unidades.
Con la implantación de GEISER todas las oficinas pasan a ser de “servicio indirecto” de todas las demás. Esto significa que desde una oficina podemos registrar y enviar asientos a otra unidad directamente, como si fuese su propia oficina.

• La Oficina de Registro Telemática registra todas las solicitudes de la Sede Electrónica.
• Todos los mensajes de Valija Electrónica se registran en la oficina de registro como un asiento ENTRADA de la unidad destinataria.
• En el caso de enviar mensajes a otros organismos vía SIR, se registrarán en la oficina que da servicio a la unidad remitente.
• Los mensajes de entrada SIR desde otros organismos se registrarán en la oficina que da servicio a la unidad UV destinataria.