Las cinco universidades públicas valencianas, la UV, la UPV, la UA, la UJI y la UMH han decidido licitar, conjuntamente, una solución integral de gestión del sistema de archivo, para poder adaptarse al nuevo marco normativo sobre el modelo de administración electrónica y archivo electrónico y dotarse de una plataforma única que permita gestionar tanto los archivos físicos como electrónicos, de forma ágil y con calidad. Además esta nueva herramienta debe garantizar la preservación de los documentos a lo largo del tiempo.

"Se propone contratar el servicio de una solución tecnológica que satisfaga todas estas necesidades, tanto desde un punto de vista legal como funcional y tecnológico, y que se integre completamente dentro de las infraestructuras y servicios existentes en las diferentes universidades".

Actualmente las aplicaciones con las que cuentan las universidades valencianas, como son FLORA, ORACLE u otras aplicaciones ofimáticas, son “claramente insuficientes” para abordar las necesidades que plantea el nuevo modelo de administración electrónica y la gestión integral de documentos y archivo electrónico. Además, es difícil que los centros planteen abordar este desarrollo con medios propios debido a la complejidad de las plataformas de gestión documental, basadas en software de gran potencia, interrelacionados, específicos e instalados en la nube. La solución que se contrate, según consta en el pliego, funcionará completamente en un entorno web, en modalidad de Software como Servicio (SaaS) y con instancias separadas para cada universidad.

¿Qué incluirá la plataforma informática?

• La gestión electrónica de documentos y expedientes administrativos en formato papel y audiovisual
• La gestión de documentos y archivos electrónicos generados en las plataformas de la tramitación y en los ERPs corporativos
• La conservación de documentos y expedientes administrativos en un archivo electrónico
• La consulta pública a través de Internet de los fondos documentales
• La preservación digital a largo plazo de los fondos documentales

¿Qué objetivos persigue?

• Compartir los crecientes costes de incorporación de los nuevos sistemas informáticos de última generación, basados en su gestión centralizada en la nube.
• Compartir experiencias para promover sinergias en la gestión documental y así lograr mejores prácticas profesionales.
• Afrontar de manera conjunta el cambio de paradigma provocado por los procesos de globalización, a los que se debe responder desde una óptica convergente, global e integradora.
• Hacer frente al reto que supone la transformación digital en el ámbito de la gestión documental y de archivo.
• Gestionar el desafío que supone ofrecer servicios de calidad a la comunidad universitaria y a la sociedad en un período de contención presupuestaria.

El presupuesto base de licitación del proyecto asciende a los 641.300 euros, que incluye los gastos de implementación, migración, integración y suscripción anual para mantenimiento de la solución. La licitación se publicó el pasado 1 de junio y las empresas pueden presentar sus ofertas hasta el 23 de junio. Con este proyecto, las universidades valencianas quieren adoptar un modelo similar de gestión documental al de las universidades catalanas que, a través del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), cuentan con un Gestor Documental Consorciado para facilitar la gestión de la fases de tramitación y vigencia del ciclo de vida documental.