Los y las participantes en la Feria Experimenta deben seguir toda una serie de estrictas instrucciones. Entre ellas, se incide en que los proyectos deben garantizar la seguridad del público dentro del lugar de celebración, el Museo Príncipe Felipe, y deben contar con una conexión eléctrica y aislamiento de tierra correctos, al margen de la aplicación de los protocolos de seguridad del Museo.
Cada proyecto admitido contaba con una mesa de 1,8x 0,7m2, conexión eléctrica, una cara de panel expositor (1x 2alto m2) y posibilidad de recoger agua en cantidades moderadas. Cualquier otro material necesario para el proyecto debía ser aportado por los participantes.
La llegada al lugar de celebración y el estacionamientos a tarifa reducida también cuenta con indicaciones específicas, por lo que era imprescindible consultar el programa de la feria y el plano con la ubicación de los proyectos dentro del museo.
Durante la feria se toman fotografías y se graban videos de los participantes y sus proyectos, a los que se accede on-line, por lo que es importante revisar las instrucciones sobre consentimiento de los estudiantes y sus tutores y sobre la aprobación de esta actividad en el centro.
La feria se abrió al público a las diez de la mañana y los jurados visitaron los puestos de los diferentes proyectos. El alumnado debía explicar los proyectos incidiendo en los aspectos de física y tecnología involucrados. El elevado número de proyectos hace que el jurado dispongade 15 min. por proyecto (10de explicación y 5 de preguntas aprox.).
En este sentido, las recomendaciones insisten en priorizar lo que se desea exponer para adecuar la explicación a este tiempo. La coherencia, el buen funcionamiento del proyecto y la claridad de la explicación serán los aspectos más valorados.
A las 13 h finalizaba la feria, con lo que había que recoger rápidamente todo el material de los proyectos y trasladarlo a los vehículos. A las 13:30 todos los participantes debían estaren el auditorio para asistir al acto de entrega de premios.
Para facilitar todas estas indicaciones, la organización habilitó una entrada específica al Auditorio para participantes, separada del público.
