Els i les participants en la Fira Experimenta han de seguir tot un seguit d'estrictes instruccions. Entre elles, s'incideix que els projectes han de garantir la seguretat del públic dins del lloc de celebració, el Museu Príncep Felip, i han de comptar amb una connexió elèctrica i aïllament de terra correctes, al marge de l'aplicació dels protocols de seguretat del Museu.

Cada projecte admès comptava amb una taula de 1,8x 0,7m², connexió elèctrica, una cara de panell expositor (1x 2alt m²) i possibilitat de recollir aigua en quantitats moderades. Qualsevol altre material necessari per al projecte havia de ser aportat pels participants.
L'arribada al lloc de celebració i l'estacionaments a tarifa reduïda també compta amb indicacions específiques, per la qual cosa era imprescindible consultar el programa de la fira i el plànol amb la ubicació dels projectes dins del museu.

Durant la fira es prenen fotografies i es graven vídeos dels participants i els seus projectes, als quals s'accedeix on-line, per la qual cosa és important revisar les instruccions sobre consentiment dels estudiants i els seus tutores i sobre l'aprovació d'aquesta activitat en el centre.
La fira es va obrir al públic a les deu del matí i els jurats van visitar els llocs dels diferents projectes. L'alumnat havia d'explicar els projectes incidint en els aspectes de física i tecnologia involucrats. L'elevat nombre de projectes fa que el jurat dispose de 15 min. per projecte (10 d'explicació i 5 de preguntes aprox.).

En aquest sentit, les recomanacions insisteixen a prioritzar el que es desitja exposar per a adequar l'explicació a aquest temps. La coherència, el bon funcionament del projecte i la claredat de l'explicació són els aspectes més valorats.
A les 13 h finalitzava la fira, amb el que calia recollir ràpidament tot el material dels projectes i traslladar-lo als vehicles. A les 13.30 tots els participants devien estar a l'auditori per a assistir a l'acte de lliurament de premis. Per a facilitar totes aquestes indicacions, l'organització va habilitar una entrada específica a l'Auditori per a participants, separada del públic.