El día 12 de mayo del 2020, Daniel de los Reyes Calvo arquitecto de la Universidad Politécnica de Valencia y actual director de operaciones de la empresa S2 grupo, impartió el seminario de Scrum a los estudiantes del master de Gestión y Plaificación de Procesos Empresariales de la Universidad de Valencia.

Daniel, en el 2019 finalizó un Executive MBA en la EDEM escuela de empresarios y además este certificado como scrum manager tema principal del seminario.

Inicialmente nos mostró con ejemplos, escenarios y concepciones que se tienen dependiendo del área de trabajo de las empresas y como estas se hacen diferentes ideas a la hora de plasmar lo que entienden que un cliente espera de un bien o servicio.  Lo peor de todo, es que en muchas ocasiones se realiza todo el proceso y al final el cliente es que se da cuenta que no era ni similar a lo que realmente necesitaba. Y es aquí donde Scrum cumple un papel muy importante.

Scrum es un marco de trabajo que tiene artefactos, eventos y roles que se han utilizado para gestionar el trabajo de productos y servicios complejos. No es una metodología, proceso o técnica. Es un marco dentro del cual se pueden emplear diversos procesos y técnicas. La eficiencia de implementarlo está en la gestión del producto, las técnicas de trabajo, el equipo y el entorno de trabajo.

Daniel, nos habló de los artefactos que son los elementos que te garantizan la transparencia y el registro de la información fundamental del proceso de scrum. Es decir, los recursos que evidencias y cuentan con toda la información la productividad y calidad de cualquier proyecto. Uno de los mencionados se enumera a continuación:

El product Backlog, que es una lista de tareas que necesita un producto o servicio para cumplir las necesidades de los clientes potenciales. El segundo, el sprint backlog, que es un subconjunto de elementos del backlog elegidos para abordarse en el periodo de tiempo o sprint y cumplir los objetivos propuestos para ese sprint. Y el tercer artefacto es el incremento que es el resultado del sprint. Se podría decir que es una nueva versión del producto. Una versión con la posibilidad de liberación o no en función de la decisión del producto owner.

También nos contó que el marco de scrum cuenta con un equipo y cada uno con un rol especifico clave para la ejecución de los proyectos. Cada involucrado cumple un propósito muy específico y esencial para el éxito y el uso de scrum.

Los equipos son autogestionados y multifuncionales por lo que no es una tarea fácil tener un equipo bien consolidado y adecuado, deben tener clara la metodología y entender hacia donde van. Los equipos autogestionados, eligen la mejor manera de realizar su trabajo, en lugar de ser dirigidos por otros fuera del equipo. El éxito está, en el que todos tienen todas las competencias necesarias para realizar el trabajo, por lo que son grupos muy creativos y productivos.

Con respecto a los grupos de trabajo; El equipo scrum consta de un Product Owner, el grupo de desarrollo y el scrum master. Este marco de trabajo comúnmente se venía utilizando en ámbitos de sistemas, como desarrollo de software, hardware, entre otros. Sin embrago, en los últimos años se ha empezado a usar en otros ámbitos empresariales como la gestión de operaciones y organizaciones, marketing, diseño, un mayor uso en lo que son productos y servicios.

Por otra parte el marco de trabajo de scrum tiene unos eventos a lo largo del proyecto, en total son cinco eventos, mencionados a continuación: El sprint, La Planificación del sprint, el Scrum Diario, la Revisión del sprint, la Retrospectiva del sprint. Cada uno de estos eventos está diseñado para permitir la transparencia, la inspección, la regularidad y la adaptación. Los eventos se usan para crear regularidad y minimizar necesidades de reuniones no necesarias ni definidas. Todos los eventos tienen estipulado una duración máxima en la que debe alcanzar para tratar todos los temas del proyecto.

El sprint es un evento que ocurre de acuerdo a como estipule el grupo y no cambia a lo largo del tiempo. Hay sprint de 1 , dos o más semanas dependiendo de la dificultad del trabajo.  Esto le permite al equipo revisar los avances, comparar resultados a lo largo de diferentes Sprints El Sprint Planning es una reunión que se realiza al comienzo de cada Sprint donde participa el equipo Scrum; sirve para inspeccionar el producto backlog y que el equipo de desarrollo seleccione los Product Backlog Items en los que va a trabajar durante el siguiente sprint.  El Daily Scrum es una reunión diaria de planificación de 15 minutos en la que participa el Development Team. En el que se revisa como va avanzando el equipo, lo que se realizó el día anterior y lo que harán el día actual.  Así como también revisar con el scrum manager si tienen algún impedimento para que el scrum lo solucione y no se pare el proceso. El Sprint Review es una reunión que ocurre al final del Sprint, donde el Product Owner presenta a los Stakeholders el Incremento terminado para su inspección y adaptación. Esta reunión, sirve para medir cual es la situación y actualizar el Product Backlog con nuevas condiciones que puedan afectar al negocio. Y por último, la retrospectiva, en ella se hacen transparentes los problemas del equipo y se llegan a acuerdos para solucionarlos.

Por último, hablamos también del Scrum bordo que sirve de herramienta visual en el proceso de Scrum, que es un tablero con columnas y filas que permite saber en tiempo real los requerimientos pendientes que tiene el equipo (por hacer, en proceso, por verificar y lo terminado) y se van marcando dependiendo del estado en el que se encuentren actualmente. Esto sirve como guía visual en la gestión del proyecto en caso de que los equipos trabajen online nos mencionó que existen varias herramientas en la web en las que también se pueden manejar estos tableros informativos.

En resumen, Scrum es una muy buena metodología para usar en entornos dinámicos de trabajo donde se requieren procesos creativos y agiles. Buscando minimizar el riesgo de fallos y errores a la hora de ejecutar las actividades ya que todas las partes involucradas están al tanto de el avance del proyecto permitiendo así la tomar decisiones en el momento correcto.

Reseña realizada por:

María Alejandra Carbonell

Estudainte del MPGPE 2019-2020

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