1. Finalidades

La Universitat de València únicamente admitirá el uso de instalaciones de videovigilancia para la satisfacción de finalidades lícitas y legítimas. Se considerará legítima la utilización con los fines siguientes:

• a) Control de acceso a los edificios o parte de estos.
• b) Control de acceso a aparcamientos y garajes.
• c) Seguridad interior.
• d) Seguridad en instalaciones deportivas.
• e) Custodia de bienes valiosos.
• f) Seguridad en el trabajo y prevención de riesgos laborales.
• g) En ningún caso se admitirá el uso de instalaciones de videovigilancia con fines de:
  • a. Control laboral.
  • b. Difusión externa de imágenes a través de internet.
  • c. Captación de imágenes en espacios protegidos por el derecho fundamental a la intimidad.
  • d. Se entiende legítima la captación de imágenes con fines docentes y de investigación, aunque tendrá que notificarse con carácter previo con objeto de proporcionar un soporte jurídico adecuado a la actividad.

2. Autorización previa

La instalación y uso de videocámaras y, en general, de sistemas de vigilancia requerirá la autorización previa de la Secretaría General. Para hacerlo, tiene que formalizarse el impreso y remitirse a la dirección siguiente:

Secretaría General Universitat de València Edifici del Rectorat Av. Blasco Ibáñez, 13 46010 Valencia

3. Criterios de uso

La utilización de videocámaras con fines de vigilancia se atendrá a los criterios siguientes:

• a) Únicamente será posible para las finalidades descritas en este documento.
• b) Únicamente podrán utilizarse aquellas instalaciones de videovigilancia que se hayan autorizado adecuadamente.
• c) Si hubiera, se seguirán las instrucciones específicas que acompañan la autorización.
• d) Se señalizarán los espacios vigilados con la señalística que para lo cual ha establecido la Agencia Española de Protección de Datos.
• e) Los monitores o terminales utilizados para la videovigilancia tendrán que instalarse de forma que no resultan accesibles en terceros no autorizados. Para lo cual se establecerán limitaciones de acceso físico al espacio en que se ubican.
• f) Las imágenes se conservarán durante un periodo máximo de un mes.
• g) En caso de que se constato la comisión de un delito o infracción, se actuará con el que dispone el apartado sexto de este protocolo y se notificarán los hechos a la Secretaría General con copia de la denuncia.
• h) Se prohíbe:
  • 1. La captación intencional de imágenes en la vía pública, como también en viviendas o espacios ajenos a la Universidad protegidos por los derechos a la intimidad personal y familiar, la propia imagen y la inviolabilidad del domicilio.
  • 2. La captación de imágenes en espacios privados como por ejemplo baños, vestuarios, taquillas personales u otras de análogos..
  • 3. La captación de sueños y en especial de conversaciones privadas.
  • 4. La difusión por cualquier medio de las imágenes captadas.

4. Obligaciones de seguridad

De acuerdo con el que dispone el Real decreto 994/1999, de 11 de junio, por el cual se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal, los datos obtenidos mediante videovigilancia se han calificado como de nivel básico. Los sistemas dedicados a la videovigilancia pueden no ser informatizados, cosa que obliga a distinguirlos de aquellos que funcionan por medio de grabación en una unidad de disco.

4.1. Videovigilancia no automatizada

• a. Las instalaciones en que se encuentran los monitores y sistemas de grabación dispondrán preferentemente de un acceso físico controlado.
• b. Cuando no sea posible establecer controles de acceso físico, la disposición de los monitores impedirá el acceso a información por terceros ajenos a la instalación. En todo caso, los equipos de grabación tendrán que disponerse de forma que resultan inaccesibles a terceros no autorizados.
• c. Los apoyos que contengan imágenes se conservarán de forma que resultan inaccesibles a terceros no autorizados.
• d. Se contará con un registro de los usuarios que cuentan con clave o cualquiera otro medio que permita acceder a instalaciones y/o mobiliario que contenga información protegida.
• e. Las grabaciones se etiquetarán de forma que se identifico con claridad el contenido y vinculación al sistema y constarán en el inventario correspondiente.
• f. Los apoyos se reutilizarán de forma que se garantice la completa destrucción de la información que contienen.
• g. El rechazo de apoyos que contengan imágenes captadas por los sistemas garantizarán la absoluta inaccesibilidad a las imágenes que contenían.
• h. Las incidencias de naturaleza no técnica, y en particular las relativas a las condiciones o consecuencias jurídicas del uso de las videocámaras se dirigirá a la dirección vdv@uv.es

4.2 Videovigilancia automatizada

• a. Las instalaciones en que se encuentran los monitores y sistemas de grabación dispondrán preferentemente de un acceso físico controlado.
• b. Cuando no sea posible establecer controles de acceso físico, la disposición de los monitores impedirá el acceso a información por terceros ajenos a la instalación. En todo caso, los equipos de grabación tendrán que disponerse de forma que resultan inaccesibles a terceros no autorizados.
• c. Los soportes que contengan imágenes se conservarán de forma que resultan inaccesibles a terceros no autorizados.
• d. Se contará con un registro de los usuarios que cuentan con clave o cualquiera otro medio que permita acceder a instalaciones y o mobiliario que contenga información protegida.
• e. Las grabaciones se etiquetarán de forma que se identifico con claridad el contenido y vinculación al sistema y constarán en el inventario correspondiente.
• f. Los soportes se reutilizarán de forma que se garantice la completa destrucción de la información que contienen.
• g. El rechazo de soportes que contengan imágenes captadas por los sistemas garantizarán la absoluta inaccesibilidad de las imágenes que contenían.
• h. Los sistemas automatizados tendrán que contar con un control de acceso lógico con asignación, distribución y almacenamiento de contraseñas diferenciadas para cada usuario. Estas se almacenarán de manera ininteligible y se cambiarán periódicamente. Podrán articularse controles distintos cuando garanticen la seguridad de manera análogo al anterior.
• i. Si se prevé un acceso al fichero a través de redes de comunicaciones tendrá que protegerse la entorno a comunicaciones y fijarse un control de acceso lógico en los términos del párrafo anterior.
• j. Cuando resulte posible, las grabaciones se harán en el espacio protegido habilidad para lo cual por el SIUV. Si no es así, tendrá que garantizarse la seguridad del entorno y la realización de copias de seguridad.
• k. Las incidencias que afectan los sistemas informáticos tendrán que notificarse a través del procedimiento común a través del CAU.
• l. Cualquier otra incidencia de naturaleza no técnica, y en particular las relativas las condiciones o consecuencias jurídicas del uso de las videocámaras se remitirá a la dirección vdv@uv.es

4.3 Obligaciones de los usuarios

Los usuarios de los sistemas deberán de:

• a. Guardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de información de carácter personal conocida en función del trabajo desarrollado.
• b. Mantener en secreto sus claves de acceso al sistema. Estas son personales e intransferibles, y el usuario es el único responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de su mal uso, divulgación o pérdida, casos en que se tendría que notificar la incidencia.
• c. Cambiar las contraseñas a petición del sistema cuando se le indique.
• d. En los sistemas informatizados se tendrán que cerrar o bloquear todas las sesiones al ausentarse temporalmente del puesto de trabajo y al final de la jornada laboral con objeto de evitar accesos no autorizados.
• e. Comunicar las incidencias de seguridad de que tenga conocimiento.
• f. No copiar la información contenida en cualquier tipo de apoyo sin autorización expresa del responsable. Queda igualmente prohibido el traslado de cualquier apoyo en que se almaceno información fuera de los locales de la Universidad.
• g. Guardar todos los soportes físicos que contengan información en un lugar seguro cuando no se utilizan, particularmente fuera de la jornada laboral.
• h. Únicamente las personas autorizadas para hacerlo podrán introducir o anular los datos contenidos en el fichero objeto de protección.
• i. Queda prohibido:
  • 1. Emplear identificadores y contraseñas otros usuarios para acceder a los sistemas automatizados.
  • 2. Intentar modificar o acceder al registro de accesos.
  • 3. Burlar les medidas de seguridad establecidas.
  • 4. La ocupación de la red corporativa, sistemas informáticos y cualquier medio puesto al alcance del usuario vulnerando el derecho de terceros, los propios de la organización, o bien para la realización de actas que pudieron ser considerados ilícitos.

5. Información y derechos

A los titulares de los datos los corresponden, entre otros, los derechos a ser informados sobre el tratamiento, a consentir y/u oponerse a este, como también los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Sin embargo, en materia de videovigilancia estos derechos tienen que modularse teniendo en cuenta las condiciones específicas de captación y tratamiento.

5.1 Derecho de información en la compilación de datos

Este derecho se facilitará por medio de la ubicación de las señales diseñadas para lo cual por la Universidad. Las señales se situarán de forma que se informo el usuario del inicio de un espacio vigilado y pueda evitarlo, si vol. Todos los accesos a espacios vigilados se tendrán que señalizar, sin excepción.

Así mismo, habrá a disposición de los usuarios folletos en los que se indica:

• La existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la compilación de estos y de los destinatarios de la información.
• La posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• La identidad y dirección del responsable del tratamiento o, si procede, de su representante.

5.2. Consentimiento y oposición al tratamiento

Este derecho resulta en la práctica imposible de cumplir, salvo que se cuento con tecnología adecuada capaz de identificar la imagen de un sujeto concreto. Se entenderá que simplemente pasar por espacios sujetos a videovigilancia y señalizados adecuadamente supone un consentimiento tácito. Por otro lado, si la Universidad establece como condición de uso de un determinado espacio su control por medio de videovigilancia, no resultará necesario este consentimiento.

Si, aun así, un titular de los datos invoca motivos fundados y legítimos relativos a una situación personal concreta, se tendrá que estudiar el caso.

5.3 Derechos de acceso y cancelación

En la señalística se indica un apartado de correos para el ejercicio de estos derechos. El procedimiento y plazo para estos se ajustará a las instrucciones de procedimiento disponibles. Se tendrá en cuenta que en materia de videovigilancia el derecho de rectificación tiene una operatividad muy limitada, puesto que en ningún caso podrán alterarse o falsearse las imágenes captadas. El derecho de acceso es personalísimo y lo llevará a cabo el afectado/ada, que tendrá que remitir al responsable del tratamiento una solicitud en que hará constar su identidad, junto con una imagen actualizada y copia del DNI o documento equivalente. El escrito se dirigirá a:

Secretaría General Universitat de València Edificio del Rectorado Av. Blasco Ibáñez, 13 46010 Valencia

6. Denuncia de infracciones y delitos

Ante la constatación de la comisión de un delito o infracción se aplicarán las reglas de actuación siguientes:

1. Se denunciará el hecho ante la autoridad competente dentro de las 72 horas siguientes a la constatación. En la denuncia se hará constar de manera expresa la existencia del fichero 'Videovigilancia' de la Universitat de València y la identificación del apoyo que las contiene en el inventario correspondiente.
2. Las imágenes se pondrán inmediatamente a disposición de esta autoridad.
3. Si el soporte que contiene las imágenes queda en poder de la autoridad competente, se documentará en el inventario correspondiente.
4. Cuando la naturaleza del apoyo que contenga las imágenes obligue a la entrega de una copia, mientras que las imágenes se conservarán en sistemas de la Universidad, estas no se borradas ni se cancelarán transcurrido el plazo de los 30 días fijados en este protocolo. Se mantendrán mientras continúo la necesidad conservarlas.
5. De acuerdo con el que dispone el punto 3.g) de este protocolo, se notificarán los hechos a la Secretaría General con copia de la denuncia.
6. Encargados del tratamiento. Empresas de seguridad.

Cuando el uso de las instalaciones de videovigilancia se encomiendo a una empresa de seguridad, incluso en el supuesto de que capto y grabo las imágenes con medios propios, tendrá la condición de encargada del tratamiento. Únicamente se podría considerar responsable del tratamiento cuando presto servicios exclusivamente de control de acceso a los edificios. En este caso podrá aplicarse la Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con el fin de controlar el acceso a los edificios, la norma segunda de la cual dispone:

«Tendrá la consideración de responsable del fichero la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, o órgano administrativo por la cuenta de la cual se efectúo la realización del servicio de seguridad. No obstante el anterior, por medio del correspondiente contrato de prestación de servicios de seguridad, podrá tener la consideración de responsable del fichero la empresa que presto los servicios de aquella naturaleza. El responsable del fichero asumirá el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica 5/1992 y, entre ellas, la de la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos».

Por lo tanto, cuando la empresa de seguridad tenga la condición de encargada del tratamiento tendrá que formalizarse, en aplicación de aquello que se ha dispuesto por el arte. 12 LOPD, el contrato adecuado de acceso a los datos por cuenta de terceros. El mismo sucederá si hay acceso a los apoyos y medios de grabación por parte de empresas externas que prestan servicios de mantenimiento.