NORMATIVA DE FUNCIONAMIENTO DEL AULA ARXIU VALENCIÀ DEL DISSENY

En la actualidad, el Vicerrectorado con competencias en el área de Cultura desarrolla una parte importante de su actividad mediante Aulas especializadas. Con la finalidad de que estas aulas tengan un funcionamiento transparente al tiempo que eficaz, el Vicerectorat establece normativas específicas de cada Aula, que contemplan las funciones y organización de esta. Estas normativas no prejuzgan que en el futuro pueda articularse una organización diferente de la programación del Vicerrectorado de Cultura y Sociedad.

A continuación, se presenta la Normativa de Funcionamiento del Aula Arxiu Valencià del Disseny

El Archivo Valenciano del Diseño (en adelante, AVD) surgió como una iniciativa de la Universitat de València (UV) y de la Escola d’Art i Superior de Disseny de València (EASD Valencia). Tiene como objetivo principal el archivo, la conservación y la catalogación de la documentación generada por las personas dedicadas a la actividad profesional del diseño, los estudios de diseño, y los departamentos de diseño de las principales empresas valencianas, para que pueda ser consultado y estudiado, puesto a disposición del público general y, específicamente, de quienes investigan sobre diseño, desde cualquier disciplina y perspectiva, analizando, a partir de documentación original, los procesos de creación, producción, difusión, recepción cultural, venta y uso de los objetos.

El AVD es una iniciativa de carácter cultural especializada en la gestión, tratamiento, custodia y difusión del patrimonio documental del diseño de la Comunidad Valenciana.

Como Aula de Cultura, el AVD, con todos sus recursos, materiales y documentos, forma parte del Patrimonio de la UV, institución que se encarga de asumir los costes de su gestión y mantenimiento.

CAPÍTULO PRIMERO: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Funciones

Al AVD le corresponden las siguientes funciones:

1. Impulsar y mantener la catalogación del material documental producido por los agentes principales del sistema del diseño de la Comunidad Valenciana, mediante un sistema de gestión documental único y uniforme para toda la organización que incluya el conjunto de operaciones y técnicas relacionadas con el registro y la catalogación de dicho material documental.

2. Garantizar el derecho de acceso a la información mediante la consulta de los documentos custodiados, lo que implica ordenar, clasificar, describir y conservar la documentación para hacerla accesible a la propia institución y a los estudiosos, investigadores y ciudadanos, teniendo en cuenta las limitaciones establecidas por el marco legal vigente.

3. Asesorar a los usuarios sobre las características, el contenido y las posibilidades de explotación de la documentación que custodia.

4. Promover la protección y difusión del patrimonio documental del diseño de la Comunidad Valenciana, adoptando las medidas adecuadas para la preservación y seguridad de la documentación conservada.

5. Valorar y seleccionar, según las normas vigentes, toda aquella documentación que pueda ayudar a conocer mejor la historia del diseño valenciano a partir de sus producciones, así como del estudio de los procesos y los proyectos profesionales desarrollados por los profesionales del diseño.

6. Impulsar la investigación sobre sus fondos.

Artículo 2. Del patrimonio documental

El patrimonio documental del AVD está formado por el conjunto de documentos donados, legados, cedidos por cualquier título, o adquiridos por la UV de:

1. Los organismos e instituciones públicas y privadas relacionadas con la cultura del diseño de la Comunidad Valenciana.

2. Los diseñadores/as y estudios de diseño especializados en las distintas disciplinas (industrial, de producto, gráfico…) e interioristas de la Comunidad Valenciana.

3. Las principales empresas de los distintos sectores industriales y productivos de la Comunidad Valenciana.

4. Las personas privadas, físicas o jurídicas, depositarias de patrimonios o legados familiares de distintos agentes del sistema del diseño valenciano.

Artículo 3. De la conservación de los fondos documentales del AVD

El AVD velará por que:

1. Se cumpla con las condiciones adecuadas para una correcta conservación y protección de los documentos, emitiendo las instrucciones y/o recomendaciones necesarias para ello.

2. Se conserve adecuadamente el soporte de los documentos, y la información que contienen, proponiendo para ello la utilización de materiales y sistemas de protección adecuados.

En caso de detectarse procesos de deterioro o degradación de la documentación, se advertirá expresamente al Consejo del AVD para que se adopten las medidas necesarias. Si la restauración de un documento exige sacarlo de las dependencias del AVD, el traslado debe autorizarlo la Dirección del AVD, previo informe preceptivo del personal técnico que contendrá una estimación de gasto.

Artículo 5. De la difusión

El AVD es el encargado de divulgar el patrimonio documental que custodia como parte integrante del patrimonio cultural.

Además, como parte de dicha difusión, el AVD podrá colaborar en iniciativas impulsadas por otras personas o entidades públicas o privadas que contribuyan a la divulgación del patrimonio cultural del diseño en la Comunidad Valenciana, entre ellas los centros educativos de grado y universitarios.

El AVD promoverá investigaciones sobre sus fondos, así como participará en la difusión de las investigaciones generadas sobre diseño.

Artículo 6. De las instalaciones del AVD

Las instalaciones del AVD tienen como función única y exclusiva las propias y específicas del servicio de archivo.

Las instalaciones deben ser las adecuadas tanto respecto a su ubicación como a las condiciones técnicas, específicas y necesarias para el mantenimiento, tratamiento, seguridad, conservación y consulta de los documentos, siguiendo las recomendaciones técnicas vigentes.

Se distinguen, al menos, la zona de depósitos y la zona de trabajo y consulta. Las zonas de trabajo, y de depósito de la documentación se consideran de acceso restringido y, salvo circunstancias excepcionales, no pueden acceder a ellas personas ajenas al AVD sin la autorización previa, o acompañadas del personal de dicho servicio.

Artículo 7. Del personal

El AVD dispondrá del personal necesario, y con la cualificación adecuada, para el cumplimiento de las funciones mencionadas en el artículo 1 de la presente Normativa de Funcionamiento.

Artículo 8. Del ingreso de los fondos

Hasta que se formalice un ingreso de fondos en el AVD por cualquier medio (legado, donación, depósito, compra…), la documentación se depositará en las dependencias del AVD. La documentación que se incorpore al AVD será siempre original, salvo casos excepcionales, previo informe del personal técnico, motivando su aceptación y autorización de la Dirección del AVD. En cualquier caso, la documentación que se facilite se recibirá convenientemente descrita mediante un listado.

Una vez recibida la documentación, el personal técnico del archivo cotejará si la documentación se corresponde con la indicada en el formulario. En el caso de que no se ajuste a las normas establecidas, que la descripción no sea suficientemente detallada, que contenga error u omisión, se comunicará a las personas transmitentes indicando las deficiencias. No se admitirá su depósito, ni tampoco su incorporación a los fondos del AVD, hasta que éstas no se hayan subsanado.

La formalización del ingreso de los fondos se realizará en el momento en el que la UV y las personas transmitentes suscriban los oportunos documentos de donación, comodato, etc., debiendo quedar dichos documentos debidamente registrados. El acto de donación deberá ajustarse al Reglamento de Donaciones del Patrimonio Cultural de la UV.

Artículo 9. Derecho de acceso

La ciudadanía tiene derecho de acceso a los documentos conservados en el AVD, en los términos previstos en esta Normativa y de acuerdo con la legislación vigente (Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español)¹. Todo ello sin perjuicio de las restricciones definidas por ley o las que puedan establecerse por razones de conservación. Muy especialmente se velará por el riguroso cumplimiento de la legislación de protección de datos de carácter personal y propiedad intelectual e industrial.

El personal del AVD ofrecerá la asistencia que sea necesaria para asegurar el ejercicio del derecho de acceso. Con el fin de facilitar la identificación de los documentos, estarán a disposición de las personas usuarias los instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales del AVD, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente previstas no deban constar.

El servicio de archivo atenderá las consultas dentro del horario de atención a la persona usuaria.

El lugar de consulta de los documentos es la sala de consulta e investigación del AVD o bien el lugar destinado por el archivo a tal efecto.

Artículo 10. Servicio de documentos

Cuando se soliciten documentos originales y se disponga de copias, se facilitará la consulta de estas de forma prioritaria como norma general. Solo cuando las características de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos originales lo permita, se autorizará el acceso a los originales.

El archivo facilitará a las personas solicitantes la consulta de la documentación requerida en la sala de consulta.

Artículo 11. Consultas internas y externas

A efectos de la presente Normativa Específica, se distingue entre consultas internas, como aquellas realizadas por las personas donantes, personal técnico y personas integrantes de cualquier comisión que pertenezca a la estructura organizativa del archivo, y las consultas externas, como las realizadas por los/las investigadores/as, docentes, estudiantado y ciudadanía en general.

Artículo 12. Regulación del acceso

En todos los casos, las personas usuarias se comprometen a mantener el secreto y la confidencialidad de datos de índole privada, ya sean personales, comerciales o industriales, que pudieran conocer a través de la consulta de los documentos. No obstante, lo anterior, el AVD se reserva, con la debida motivación, el derecho a limitar el acceso de las personas usuarias, por razón de la conservación de los documentos o de funciones extraordinarias de la propia institución que pudieran realizarse.

El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad de las personas, o que tengan la consideración de especialmente protegidos por la ley, será posible siempre que medie el consentimiento expreso y por escrito de los/las afectados/as, a menos que éstos/as hayan hecho manifiestamente públicos los datos con anterioridad.

En cumplimiento de la legislación vigente, son accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas, cuando hayan transcurrido 25 años desde el fallecimiento de los afectados, o 50 años a partir de la fecha del documento, si el momento de la defunción no es conocido.

Artículo 13. Procedimiento de acceso a la documentación

El acceso a la documentación se inicia con la presentación de la correspondiente solicitud. El archivo dispone de un modelo normalizado de solicitud para uso de las personas interesadas que, igualmente, estará disponible en https://www.uv.es/avd.

Las personas solicitantes no están obligadas a motivar su solicitud de acceso a la información. Las personas solicitantes de información podrán dirigirse al archivo en cualquiera de las dos lenguas cooficiales de la Comunitat Valenciana o en inglés.

El personal técnico del archivo responderá todas las consultas planteadas a la mayor brevedad posible por los canales de comunicación habituales (teléfono, email…)

Artículo 14. De la consulta

El AVD deberá facilitar a las personas solicitantes de consulta la documentación requerida en la sala de consulta del archivo.

Artículo 15. De la reproducción

El derecho de acceso comporta el de obtener copias de los documentos, salvo aquellos cuyo acceso esté restringido por la legislación vigente, por la voluntad del/la depositante o por sus características externas o internas. En todo caso, la persona solicitante debe hacer constar su solicitud por escrito mediante el formulario habilitado a tal efecto.

El servicio del AVD determina el medio más adecuado para la realización de las reproducciones, tanto fuera como dentro de sus instalaciones. Excepcionalmente, la Dirección del AVD permitirá, mediante autorización expresa, la reproducción de los documentos fuera de las dependencias del archivo, ante la necesidad de contar con profesionales o empresas especializadas.

El AVD sólo hará reproducciones de los documentos cuando no afecten a su estado de conservación.

De acuerdo con la Declaración de Berlín de 2003, suscrita por la UV, el AVD facilitará el acceso abierto a la reproducción de los documentos que custodia siempre que se cite debidamente la fuente y que la reproducción no ponga en riesgo la integridad y conservación de los documentos.

Artículo 16. De la salida temporal de documentos del AVD para actividades científicas y culturales

Para la salida temporal de documentos del AVD, se requiere la apertura y tramitación del oportuno expediente, previa presentación de solicitud de las personas o instituciones interesadas. En la tramitación de este expediente es preceptivo informe, tanto positivo como negativo, en su caso, de la Dirección del AVD. En todo caso, la entidad solicitante deberá acreditar la existencia de la correspondiente póliza aseguradora que se incluirá en el expediente, así como el “Facility report” y las líneas básicas del proyecto expositivo, según los modelos habilitados a tal efecto.

El Vicerrectorado de Cultura y Sociedad de la UV marcará los procedimientos necesarios para la autorización de la salida temporal en préstamo de los bienes culturales integrantes del AVD.

Siempre se debe valorar de forma prioritaria la posibilidad de facilitar copias digitales o reproducciones en lugar del documento original. Sólo se prestará documentación original si se dispone de una copia digital.

La persona y/o institución solicitante se hará expresamente responsable de la conservación y custodia de la documentación que se le preste, debiendo seguir escrupulosamente las instrucciones que se le den para ello.

Los gastos de embalaje y transporte siempre correrán a cargo del solicitante.

CAPÍTULO SEGUNDO: DE LA DIRECCIÓN ACADÉMICA DEL AVD

Artículo 17:

1. Las personas al cargo de la dirección académica serán dos. Una como representante de la UV y otra como representante de la EASD. La dirección del AVD ostenta su representación, supervisa sus actividades y ejerce las funciones ordinarias de dirección. Para ello cuenta con el asesoramiento del Comité de Asesoramiento y con el Visto Bueno del Vicerrectorado de Cultura y Sociedad de la UV.

2. La dirección del AVD marcará las líneas prioritarias de acción y presentará anualmente la propuesta de programación y las memorias al Consejo del AVD para su aprobación.

CAPÍTULO TERCERO: DEL CONSEJO DEL AVD

Artículo 18:

1. El Consejo del AVD tiene como principal competencia dar el visto bueno a las propuestas de actuación y a las memorias de la dirección del AVD. También velará por la provisión de los recursos necesarios para posibilitar las líneas de actuación del AVD que el Consejo haya aprobado.

2. El Consejo del AVD estará compuesto por:

Las dos personas que ostentan la Dirección Académica del AVD
La persona al cargo del Vicerrectorado de Cultura y Sociedad de la UV.
La persona que ostente la Dirección del Servicio de Cultura Universitaria de la UV.
La persona que ostente la Jefatura del Servicio de Cultura Universitaria de la UV.

CAPÍTULO CUARTO: DE LA COMISIÓN DE ASESORAMIENTO TÉCNICO DEL AVD

Artículo 19:

1. La Comisión de Asesoramiento Técnico del AVD es un órgano consultivo, con funciones de asesoramiento a la Dirección del AVD, que convocará y presidirá la Comisión.

2. Forman parte de la Comisión de Asesoramiento Técnico del AVD:

- La persona al cargo del Vicerrectorado de Cultura y Sociedad de la UV.

- La persona al cargo de la Dirección de la EASD.

- La persona al cargo del Decanato de la Facultad de Geografía e Historia de la UV.

- La persona que ejerza como documentalista del AVD.

- Dos personas de reconocido prestigio en el sistema del diseño de la Comunitat Valenciana.

- Ocasionalmente, y para temas concretos, la Dirección podrá solicitar a otras personas expertas su asesoramiento.

CAPÍTULO QUINTO: DE LA COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DEL AVD

Artículo 20:

1. La Comisión de Seguimiento del AVD estará compuesta por todas las personas que han realizado donaciones a los fondos del AVD y en quienes deleguen las personas donantes.

2. La Comisión de Seguimiento será convocada al menos una vez al año por la Dirección del AVD para ser informada del estado de los fondos del AVD y de sus principales líneas de actuación.