En l'actualitat, el vicerectorat amb competències en l'àrea de Cultura desenvolupa una part important de la seua activitat mitjançant aules especialitzades. Amb la finalitat que aquestes aules tinguen un funcionament transparent i eficaç, el vicerectorat estableix normatives específiques de cada aula, que inclouen les funcions i l’organització d'aquesta . Aquestes normatives no impedeixen que en el futur puga articular-se una organització diferent de la programació del Vicerrectorat de Cultura i Societat.

A continuació, es presenta la Normativa de funcionament de l'Aula Arxiu Valencià del Disseny

L'Arxiu Valencià del Disseny (d'ara en avant AVD) va sorgir com una iniciativa de la Universitat de València (UV) i de l'Escola d’Art i Superior de Disseny de València (EASD València). Té com a objectiu principal l'arxiu, la conservació i la catalogació de la documentació generada per les persones dedicades a l'activitat professional del disseny, els estudis de disseny i els departaments de disseny de les principals empreses valencianes, perquè puga ser consultat i estudiat, posat a disposició del públic general i, específicament, dels qui investiguen sobre disseny, des de qualsevol disciplina i perspectiva, i es puguen analitzar, a partir de documentació original, els processos de creació, producció, difusió, recepció cultural, venda i ús dels objectes.

L'AVD és una iniciativa de caràcter cultural especialitzada en la gestió, tractament, custòdia i difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana.

Com a aula de cultura, l'AVD, amb tots els seus recursos, materials i documents, forma part del patrimoni de la UV, institució que s'encarrega d'assumir-ne els costos de gestió i manteniment.

CAPÍTOL PRIMER: DISPOSICIONS GENERALS

Article 1. Funcions

L’AVD té les funcions següents:

1. Impulsar i mantenir la catalogació del material documental produït pels agents principals del sistema del disseny de la Comunitat Valenciana, mitjançant un sistema de gestió documental únic i uniforme per a tota l'organització i que incloga el conjunt d'operacions i tècniques relacionades amb el registre i la catalogació d'aquest material documental.

2. Garantir el dret d'accés a la informació mitjançant la consulta dels documents custodiats, cosa que implica ordenar, classificar, descriure i conservar la documentació per a fer-la accessible a la mateixa institució i als estudiosos/es, investigadors/es i ciutadans/es, tenint en compte les limitacions establides pel marc legal vigent.

3. Assessorar les persones usuàries sobre les característiques, el contingut i les possibilitats d'explotació de la documentació que custodia.

4. Promoure la protecció i difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana i adoptar les mesures adequades per a la preservació i seguretat de la documentació conservada.

5. Valorar i seleccionar, segons les normes vigents, tota aquella documentació que puga ajudar a conèixer millor la història del disseny valencià a partir de les seues produccions i de l'estudi dels processos i els projectes professionals desenvolupats pels professionals del disseny.

6. Impulsar la investigació sobre els seus fons.

Article 2. Del patrimoni documental

El patrimoni documental de l'AVD està format pel conjunt de documents donats, llegats, cedits per qualsevol títol o adquirits per la UV:

1. Dels organismes i les institucions públiques i privades relacionades amb la cultura del disseny de la Comunitat Valenciana.

2. Dels dissenyadors/es i estudis de disseny especialitzats en les diferents disciplines (industrial, de producte, gràfic…) i interioristes de la Comunitat Valenciana.

3. De les principals empreses dels diferents sectors industrials i productius de la Comunitat Valenciana.

4. De les persones privades, físiques o jurídiques, dipositàries de patrimonis o llegats familiars de diferents agents del sistema del disseny valencià.

Article 3. De la conservació dels fons documentals de l'AVD

L'AVD vetlarà perquè:

1. Es complisquen les condicions adequades per a la conservació i protecció correctes dels document i s’emeten les instruccions i/o recomanacions necessàries per a fer-ho.

2. Es conserve adequadament el suport dels documents i la informació que contenen, i es propose, per a fer-ho, la utilització de materials i sistemes de protecció adequats.

En cas de detectar-se processos de deterioració o degradació de la documentació, s'ha d’advertir expressament el Consell de l'AVD perquè s'adopten les mesures necessàries. Si la restauració d'un document exigeix traure'l de les dependències de l'AVD, el trasllat l’ha d'autoritzar la Direcció de l'AVD, amb el preceptiu informe previ del personal tècnic, que ha de contenir una estimació de despesa.

Article 5. De la difusió

L'AVD és l'encarregat de divulgar el patrimoni documental que custodia com a part integrant del patrimoni cultural.

A més, com a part d'aquesta difusió, l'AVD podrà col·laborar en iniciatives impulsades per altres persones o entitats públiques o privades que contribuïsquen a la divulgació del patrimoni cultural del disseny a la Comunitat Valenciana, entre les quals hi ha els centres educatius de grau i universitaris.

L'AVD promourà investigacions sobre els seus fons i participarà en la difusió de les investigacions generades sobre disseny.

Article 6. De les instal·lacions de l'AVD

Les instal·lacions de l'AVD tenen com a funció única i exclusiva les pròpies i específiques del servei d'arxiu.

Les instal·lacions han de ser les adequades tant pel que fa a la ubicació com a les condicions tècniques, específiques i necessàries per al manteniment, tractament, seguretat, conservació i consulta dels documents, seguint les recomanacions tècniques vigents.

S’hi distingeixen, almenys, la zona de dipòsits i la zona de treball i consulta. Les zones de treball i de dipòsit de la documentació es consideren d'accés restringit i, excepte circumstàncies excepcionals, no hi poden accedir les persones alienes a l'AVD sense l'autorització prèvia o si no van acompanyades del personal d'aquest servei.

Article 7. Del personal

L'AVD disposarà del personal necessari, i amb la qualificació adequada, per al compliment de les funcions esmentades en l'article 1 d’aquesta normativa de funcionament.

Article 8. De l'ingrés dels fons

Fins que es formalitze un ingrés de fons en l'AVD per qualsevol mitjà (llegat, donació, dipòsit, compra…), la documentació es dipositarà en les dependències de l'AVD. La documentació que s'incorpore a l'AVD serà sempre original, excepte casos excepcionals, amb l’informe previ del personal tècnic, que n’ha de motivar l’acceptació i autorització de la Direcció de l'AVD. En qualsevol cas, la documentació que es facilite s’ha de rebre convenientment descrita mitjançant una llista.

Una vegada rebuda la documentació, el personal tècnic de l'arxiu comprovarà si es correspon amb la indicada en el formulari. En cas que no s'ajuste a les normes establides, que la descripció no siga prou detallada o que continga errors o omissions, se’n comunicaran a les persones transmitents les deficiències. No se n’admetrà el dipòsit ni la incorporació als fons de l'AVD fins que aquestes no s'hagen esmenat.

La formalització de l'ingrés dels fons es farà en el moment en què la UV i les persones transmitents subscriguen els oportuns documents de donació, comodat, etc., que han de quedar degudament registrats. L'acte de donació s’ha d'ajustar al Reglament de donacions del patrimoni cultural de la UV.

Article 9. Dret d'accés

La ciutadania té dret d'accés als documents conservats en l'AVD, en els termes previstos en aquesta normativa i d'acord amb la legislació vigent (Llei 16/1985, de patrimoni històric espanyol)¹, sense perjudici de les restriccions definides per llei o les que es puguen establir per raons de conservació. Molt especialment es vetlarà pel rigorós compliment de la legislació de protecció de dades de caràcter personal i propietat intel·lectual i industrial.

El personal de l'AVD ha d’oferir l'assistència necessària per a assegurar l'exercici del dret d'accés. Amb la finalitat de facilitar la identificació dels documents, estaran a la disposició de las persones usuàries els instruments de referència i descripció dels fons documentals de l'AVD, amb excepció dels que no hi hagen de constar en aplicació de les limitacions previstes legalment.

El servei d'arxiu ha d’atendre les consultes dins de l'horari d'atenció a la persona usuària.

El lloc de consulta dels documents és la sala de consulta i investigació de l'AVD o bé el lloc destinat per l'arxiu a aquest efecte.

Article 10. Servei de documents

Quan se sol·liciten documents originals i se’n tinguen còpies, es facilitarà la consulta d'aquestes  de manera prioritària com a norma general. Només quan les característiques de la investigació ho justifiquen i l'estat de conservació dels documents originals ho permeta, s'autoritzarà l'accés als originals.

L'arxiu ha de facilitar a les persones sol·licitants la consulta de la documentació requerida a la sala de consulta.

Article 11. Consultes internes i externes

A l'efecte de la present normativa específica, es distingeix entre consultes internes, com les que fan les persones donants, el personal tècnic i les persones integrants de qualsevol comissió que pertanga a l'estructura organitzativa de l'arxiu, i les consultes externes, com les que fan investigadors/es, docents, estudiants i ciutadania en general.

Article 12. Regulació de l'accés

En tots els casos, les persones usuàries es comprometen a mantenir el secret i la confidencialitat de dades d'índole privada, ja siguen personals, comercials o industrials, que pogueren conèixer a través de la consulta dels documents.

No obstant això, l'AVD es reserva, amb la motivació deguda, el dret a limitar l'accés de las persones usuàries per raó de la conservació dels documents o de funcions extraordinàries que la institució puga dur a terme.

L'accés als documents que continguen dades personals que puguen afectar la intimitat de les persones o que tinguen la consideració d'especialment protegides per la llei, serà possible sempre que hi haja consentiment exprés i per escrit de les persones afectades, llevat que aquestes hagen fet manifestament públiques les dades amb anterioritat.

En compliment de la legislació vigent, són accessibles els documents amb dades personals que puguen afectar la seguretat o intimitat de les persones quan hagen transcorregut 25 anys des de la defunció de les persones afectades o 50 anys a partir de la data del document si el moment de la defunció no és conegut.

Article 13. Procediment d'accés a la documentació

L'accés a la documentació s'inicia amb la presentació de la corresponent sol·licitud. L'arxiu disposa d'un model normalitzat de sol·licitud per a ús de les persones interessades que, igualment, estarà disponible en https://www.uv.es/avd.

Las persones sol·licitants no estan obligades a motivar la sol·licitud d'accés a la informació. Las persones que sol·liciten informació podran dirigir-se a l'arxiu en qualsevol de les dues llengües oficials de la Comunitat Valenciana o en anglès.

El personal tècnic de l'arxiu respondrà a totes les consultes plantejades al més prompte possible pels canals de comunicació habituals (telèfon, correu electrònic…).

Article 14. De la consulta

L'AVD ha de facilitar a les persones que sol·liciten una consulta la documentació requerida a la sala de consulta de l'arxiu.

Article 15. De la reproducció

El dret d'accés comporta el d'obtenir còpies dels documents, excepte aquells l'accés als quals estiga restringit per la legislació vigent, per la voluntat de la persona dipositant o per les seues característiques externes o internes. En tot cas, la persona sol·licitant ha de fer constar la seua sol·licitud per escrit mitjançant el formulari habilitat a aquest efecte.

El servei de l'AVD determina el mitjà més adequat per a la realització de les reproduccions, tant fora com dins de les seues instal·lacions. Excepcionalment, la Direcció de l'AVD permetrà, mitjançant autorització expressa, la reproducció dels documents fora de les dependències de l'arxiu, davant la necessitat de comptar amb professionals o empreses especialitzades.

L'AVD només farà reproduccions dels documents quan no afecten el seu estat de conservació.

D'acord amb la Declaració de Berlín de 2003, subscrita per la UV, l'AVD facilitarà l'accés obert a la reproducció dels documents que custodia sempre que se cite degudament la font i que la reproducció no pose en risc la integritat i conservació dels documents.

Article 16. De l'eixida temporal de documents de l'AVD per a activitats científiques i culturals

Per a l'eixida temporal de documents de l'AVD, es requereix l'obertura i tramitació de l'expedient corresponent, amb la presentació prèvia de sol·licitud de les persones o institucions interessades. En la tramitació d'aquest expedient és preceptiu l’informe, tant positiu com negatiu, si és el cas, de la Direcció del AVD. En tot cas, l'entitat sol·licitant ha d'acreditar l'existència de la corresponent pòlissa asseguradora, que s'ha d’incloure en l'expedient, així com el facility report i les línies bàsiques del projecte expositiu, segons els models habilitats a aquest efecte.

El Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV marcarà els procediments necessaris per a l'autorització de l'eixida temporal en préstec dels béns culturals integrants de l'AVD.

Sempre s'ha de valorar de manera prioritària la possibilitat de facilitar còpies digitals o reproduccions en comptes del document original. Només es prestarà documentació original si es disposa d'una còpia digital.

La persona o institució sol·licitant es farà expressament responsable de la conservació i custòdia de la documentació que se li preste, i ha de seguir escrupolosament les instruccions que se li donen per a fer-ho.

Les despeses d'embalatge i transport sempre seran a càrrec del sol·licitant.

CAPÍTOL SEGON: DE LA DIRECCIÓ ACADÈMICA DE L'AVD

Article 17

1. Hi ha dues persones al càrrec de la direcció acadèmica. Una com a representant de la UV i una altra com a representant de l'EASD. La direcció de l'AVD n’exerceix la representació, en supervisa les activitats i exerceix les funcions ordinàries de direcció. Per a fer-ho, compta amb l'assessorament del Comitè d'Assessorament i amb el vistiplau del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.

2. La direcció de l'AVD ha de marcar les línies prioritàries d'acció i presentar anualment la proposta de programació i les memòries al Consell de l'AVD perquè siguen aprovades.

CAPÍTOL TERCER: DEL CONSELL DE L'AVD

Article 18

1. El Consell de l'AVD té com a principal competència donar el vistiplau a les propostes d'actuació i a les memòries de la direcció de l'AVD. També ha de vetlar per la provisió dels recursos necessaris per a possibilitar les línies d'actuació de l'AVD que el Consell haja aprovat.

2. El Consell de l'AVD ha està compost per:

• Les dues persones que exerceixen la Direcció Acadèmica de l'AVD.
• La persona al càrrec del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.
• La persona que ocupa la Direcció del Servei de Cultura Universitària de la UV.
• La persona que ocupa la Direcció del Servei de Cultura Universitària de la UV.

CAPÍTOL QUART: DE LA COMISSIÓ D'ASSESORAMIENT TÈCNIC DE L'AVD

Article 19

1. La Comissió d'Assessorament Tècnic de l'AVD és un òrgan consultiu, amb funcions d'assessorament a la Direcció de l'AVD, que convoca i presideix la Comissió.

2. Formen part de la Comissió d'Assessorament Tècnic de l'AVD:

-  La persona al càrrec del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.

-  La persona al càrrec de la Direcció de l'EASD.

-  La persona al càrrec del Deganat de la Facultat de Geografia i Història de la UV.

-  La persona que exercisca de documentalista de l'AVD.

-  Dues persones de reconegut prestigi en el sistema del disseny de la Comunitat Valenciana.

-  Ocasionalment, i per a temes concrets, la Direcció pot sol·licitar assessorament a altres persones expertes.

CAPÍTOL CINQUÈ: DE LA COMISSIÓ DE SEGUIMENT DE L'AVD

Article 20

1. La Comissió de Seguiment de l'AVD està composta per totes les persones que han fet donacions als fons de l'AVD i en les que deleguen les persones donants.

2. La Comissió de Seguiment ha de ser convocada almenys una vegada a l'any per la Direcció de l'AVD per a ser informada de l'estat dels fons de l'AVD i de les seues principals línies d'actuació.

3. Les persones que formen part de la Comissió de Seguiment poden sol·licitar a la Direcció de l'AVD, a títol personal, informació sobre l'estat i la utilització dels fons que en el seu moment van donar a l'AVD.