Logo del portal

 
 
Vols organitzar un congrés, esdeveniment o reunió científica?


Descobrix el nostre departament especialitzat en la gestió integral de congressos: seguretat, professionalitat i compromís

informacion@adeituv.es

 

Organització d'esdeveniments i congressos

En ADEIT comptem amb un equip altament especialitzat en l'organització i gestió de congressos i reunions científiques, secundat per una sòlida i activa xarxa d'entitats col·laboradores. La nostra trajectòria de més de 25 anys organitzant congressos nacionals i internacionals ens avala i ens permet oferir un servei rigorós, flexible i plenament adaptat a les necessitats de cada esdeveniment, amb l'objectiu de garantir sempre el seu èxit.

Ens ocupem de l'organització de congressos en modalitat presencial, però també disposem de la tecnologia i els recursos necessaris per a dur-los a terme en format streaming o híbrid, assegurant una experiència de qualitat tant per als assistents presencials com per als participants en línia. Si així es desitja, assumim la gestió integral del congrés, ocupant-nos de cada detall del procés: des de la planificació i la coordinació fins a la logística i l'atenció als participants. Aquest enfocament integral ens permet minimitzar riscos, optimitzar recursos i anticipar-nos a qualsevol eventualitat, oferint tranquil·litat i confiança a les persones organitzadores.

A més, organitzem els congressos tant en la nostra seu, Espai ADEIT, un espai modern i perfectament equipat, com en qualsevol altra seu que es trie, adaptant-nos sempre a les característiques i requisits específics de cada trobada científica. Tot això ho fem des d'un ferm compromís amb la sostenibilitat, aplicant criteris responsables en la gestió dels esdeveniments i seguint les directrius de la nostra guia de sostenibilitat per a reduir l'impacte ambiental i fomentar pràctiques més conscients.
 

Serveis que oferim

Preparació de candidatures

Com a destí que acollirà el congrés, assessorem i acompanyem al Comité Organitzador des de l'inici recolzant en la preparació de la documentació a presentar per a la candidatura. i recaptant els suports institucionals necessaris.

Localització i elecció de seus

Selecció, reserva i gestió de les seus que millor responen a les necessitats de l'esdeveniment (seu del congrés, seus per als actes i esdeveniments socials, etc.)

Plataforma en línia per a la gestió d'activitats

  • Portal Web. Diferents criteris d'usabilitat, personalització de la pàgina web, gestió documental
  • Mòdul gestió inscripcions. Gestió d'Inscripcions, enviament de certificats i factures en línia
  • Mòdul gestió secretaria científica. Autogestionable pel Comité Científic.
  • Modalitat congressos en línia. Possibilitat de congressos híbrids i en línia.

Assessorament general, secretaria tècnica, control pressupostari i financer

Assessorament continu, contacte fluid amb el comitè organitzador i la resta de comitès, estudi de viabilitat, control pressupostari, gestió de despeses segons la LCSP, gestió a mida de patrocinis i subvencions, disseny de programa social i d'acompanyants, assistència protocol·lària, estadístiques i enquestes.

Disseny gràfic i suports de difusió

Informació disponible en breu.

Secretaria Científica

Assistència al Comité Científic amb el sistema de recepció de ponències i comunicacions, revisió de treballs i avaluació, comunicació de resultats, notificacions i presentació en seu. Assignació de diferents rols i permisos.

Secretaria administrativa

Gestió d'ingressos de les inscripcions, facturació, cobraments, balanç i liquidació de l'activitat.

Secretaria comercial

  • Pla i dossier de comercialització sobre contactes del Comité Organitzador.
  • Gestió d'ajudes i subvencions.
  • Contacte amb empreses, organismes i institucions patrocinadores i col·laboradors.
  • Estudi de les propostes.
  • Redacció de les normes de contractació i d'exposició.
  • Gestió de contractes.
  • Atenció individualitzada al patrocinador i expositor.
  • Gestió necessitats en seu.

Assistència en seu

Organització de l'acreditació i entrega documentació en seu, assistència inscrits, control d'aforaments, coordinació del personal de suport i personal de seu, coordinació de la resta servicis auxiliars.