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¿Quieres organizar un congreso, acontecimiento o reunión científica?


Descubre nuestro departamento especializado en la gestión integral de congresos: seguridad, profesionalidad y compromiso

informacion@adeituv.es

 

Organización de acontecimientos y congresos

En ADEIT contamos con un equipo altamente especializado en la organización y gestión de congresos y reuniones científicas, respaldado por una sólida y activa red de entidades colaboradoras. Nuestra trayectoria de más de 25 años organizando congresos nacionales e internacionales nos avala y nos permite ofrecer un servicio riguroso, flexible y plenamente adaptado a las necesidades de cada evento, con el objetivo de garantizar siempre su éxito.

Nos encargamos de la organización de congresos en modalidad presencial, pero también disponemos de la tecnología y los recursos necesarios para llevarlos a cabo en formato streaming o híbrido, asegurando una experiencia de calidad tanto para los asistentes presenciales como para los participantes en línea. Si así se desea, asumimos la gestión integral del congreso, ocupándonos de cada detalle del proceso: desde la planificación y la coordinación hasta la logística y la atención a los participantes. Este enfoque integral nos permite minimizar riesgos, optimizar recursos y anticiparnos a cualquier eventualidad, ofreciendo tranquilidad y confianza a las personas organizadoras.

Además, organizamos los congresos tanto en nuestra sede, Espai ADEIT, un espacio moderno y perfectamente equipado, como en cualquier otra sede que se elija, adaptándonos siempre a las características y requisitos específicos de cada encuentro científico. Todo ello lo hacemos desde un firme compromiso con la sostenibilidad, aplicando criterios responsables en la gestión de los eventos y siguiendo las directrices de nuestra guía de sostenibilidad para reducir el impacto ambiental y fomentar prácticas más conscientes.
 

Servicios que ofrecemos

Preparación de candidaturas

Como destino que acogerá el congreso, asesoramos y acompañamos el Comité Organizador desde el inicio, apoyando en la preparación de la documentación a presentar para la candidatura y recaudando los apoyos institucionales necesarios.

Localización y elección de sedes

Selección, reserva y gestión de las sedes que mejor responden a las necesidades del evento (sede del congreso, sedes para los actos y eventos sociales, etc.)

Plataforma en línea para la gestión de actividades

  • Portal Web. Diferentes criterios de usabilidad, personalización de la página web, gestión documental
  • Módulo gestión inscripciones. Gestión de inscripciones, envío de certificados y facturas en línea
  • Módulo gestión secretaría científica. Autogestionable por el Comité Científico.
  • Modalidad congresos en línea. Posibilidad de congresos híbridos y en línea.

Asesoramiento general, secretaría técnica, control presupuestario y financiero

Asesoramiento continuo, contacto fluido con el comité organizador y resto de comités, estudio de viabilidad, control presupuestario, gestión de gastos según la LCSP, gestión a medida de patrocinios y subvenciones, diseño de programa social y de acompañantes, asistencia protocolaria, estadísticas y encuestas.

Diseño gráfico y soportes de difusión

Información disponible en breve.

Secretaria Científica

Asistencia al Comité Científico con el sistema de recepción de ponencias y comunicaciones, revisión de trabajos y evaluación, comunicación de resultados, notificaciones y presentación en sede. Asignación de diferentes roles y permisos.

Secretaria administrativa

Gestión de ingresos de las inscripciones, facturación, cobros, balance y liquidación de la actividad.

Secretaria comercial

  • Plan y dossier de comercialización sobre contactos del Comité Organizador.
  • Gestión de ayudas y subvenciones.
  • Contacto con empresas, organismos e instituciones patrocinadoras y colaboradores.
  • Estudio de las propuestas.
  • Redacción de las normas de contratación y de exposición.
  • Gestión de contratos.
  • Atención individualizada al patrocinador y expositor.
  • Gestión de necesidades en sede.

Asistencia en sede

Organización de la acreditación y entrega de documentación en sede, asistencia a inscritos, control de aforos, coordinación del personal de apoyo y personal de sede, coordinación del resto de servicios auxiliares.