La Gerencia de la Universitat de València ha dictado la Instrucción sobre documentación de apoyo para la justificación de gastos en los expedientes de comisiones de servicio e inscripciones (IUV 8/2023), que define la documentación mínima necesaria para la tramitación de los expedientes relativos a esos gastos con el fin de garantizar unos criterios comunes de actuación a todas las unidades de gestión, así como simplificar los procedimientos y facilitar el uso de los medios electrónicos.
La instrucción nace de la obligación de determinar de forma precisa la documentación de apoyo mínima más adecuada a causa de las crecientes variedades de los gastos objeto de indemnización, de sectores del transporte y de los alojamientos. Esta complejidad incide de manera muy singular en el ámbito universitario. El fomento de la movilidad y de la internacionalización de la actividad, ya no solo investigadora, se traduce en un elevado volumen de comisiones de servicio y gastos de inscripción en congresos, jornadas, cursos y actividades equivalentes, ejecutadas a iniciativa de la persona comisionada, con cargo a los fondos de los que es responsable, en el ejercicio de los derechos de libertad académica y formación permanente.
Se añade a esta complejidad tanto la multiplicación de las formas de comunicación y de intercambio de documentación como la preferencia por los medios electrónicos.
Así, según esta instrucción, los expedientes de las comisiones de servicio con derecho a indemnización (de acuerdo con la normativa sobre indemnizaciones por razón del servicio y gratificaciones por asistencias y otros servicios de carácter extraordinario, aprobada anualmente como Anexo al Presupuesto de la Universitat de València), incluirán los documentos siguientes:
- Orden de la comisión de servicio.
- Liquidación de la comisión de servicio. La conformidad a los gastos se entenderá dada con la firma del formulario de liquidación de la comisión de servicios.
- Documentación de apoyo para la justificación de los gastos.
- Documentos contables, sin perjuicio de la posibilidad de tramitar conjuntos de documentos contables relativos a más de un expediente.
