Una vez tienes asignada tu plaza de intercambio Erasmus comienza el periodo en el que tienes que realizar una serie de tramites que son necesarios para poder disfrutar de tu plaza. Los trámites se dividen en 3 bloques:

A.Trámites a realizar en Rectorado

Una vez se os haya asignado la beca por vuestro coordinador, desde Rectorado se os enviará información por e-mail o por correo postal con instrucciones acerca de los trámites que se os requieren desde Rectorado. Entre los documentos y datos que habréis de entregar en Rectorado se os pedirá el número de una cuenta bancaria para ingresaros el dinero de la beca. Leeros bien las instrucciones que se os proporcionan y entregar todos los documentos en Rectorado debidamente cumplimentados y en plazo.

B. Trámites a realizar en la Universidad de destino  

Una vez se os haya asignado la beca por vuestro coordinador, se mandarán vuestros datos a la Universidad en la que vais a efectuar la estancia Erasmus. Es probable, aunque depende del destino, que la Universidad en la que vais a realizar la estancia os mande información, bien a través de vuestro e-mail o por correo postal, así que estad atentos a ambos. En cualquier caso, una vez sepáis el destino que se os ha asignado, deberéis visitar lo antes posible su página Web. 

En la página Web de la Universidad de destino además de encontrar información útil acerca de la ciudad y la Universidad, encontrareis información acerca de los trámites que necesariamente habéis de hacer para ser aceptados en esa Universidad. Los trámites varían según el destino, pero en general consisten en enviar vuestros datos o registraros en una pagina Web antes de una determinada fecha (deadline). Obviamente para poder realizar la estancia Erasmus habéis de cumplimentar debidamente en tiempo y forma todos los tramites que se os pidan desde la Universidad de destino. Es posible que alguna Universidad no pida ningún trámite, pero es vuestra responsabilidad chequear su página Web, ya que los tramites necesarios pueden variar de año a año.

Una vez os incorporéis a vuestro destino deberéis presentaros en la Oficina Erasmus de vuestra nueva Universidad.

C. Trámites a realizar en la FCAFE

En la FCAFE deberéis necesariamente realizar los siguientes trámites:

C.1.Matricula: tenéis que matricularos de la forma habitual (en ventanilla o a través del portal del alumno) el día que se os asigne. La única diferencia consiste en que no te matricularás de asignaturas concretas sino de un conjunto de créditos agrupados bajo el epígrafe de Créditos Internacionales. Si vas a realizar una estancia anual deberás matricularte de 60 créditos internacionales (código 16005) y para aquellos que solo efectúen una estancia de medio año (4, 5 o 6 meses) deberán matricularse de 30 créditos internacionales (agrupados en el código 16002). No obstante, se puede optar por cursar un  número de créditos diferentes, teniendo en cuenta que el mínimo anual es de 42 ECTS (21 ECTS un semestre) y el máximo anual de 72 ECTS (36 ECTS un semestre).

C.2. Es importante y obligatorio asistir a la reunión que convoque el coordinador Erasmus. La fecha de esta reunión se hará pública en el tablón de anuncios y en la página Web de la FCAFE. Como fecha orientativa, las reuniones se realizaran a partir del mes de febrero. En esta reunión se os informará sobre vuestro destino y sobre los trámites que habéis de realizar en la FCAFE. En la reunión informativa así mismo, se te darán instrucciones sobre cómo cumplimentar el contrato de estudios.

C.3. Documento de información general. Este documento sirve para facilitar la información esencial que deben conocer los estudiantes a los que se les haya concedido la beca. Debe entregarse firmado al coordinador en la reunión informativa al efecto.