Zoom ofrece diversas opciones para programar una reunión. El anfitrión tiene el control de las opciones de sus reuniones programadas, excepto las configuraciones que un administrador haya bloqueado para todos los usuarios o para todos los miembros de un grupo específico.

• Programarla desde el cliente del escritorio o en la aplicación móvil de Zoom
• Programarla desde un portal web de Zoom
• Programarla para otro usuario: guías en PDF para asistentes ejecutivos (Outlook, Google)

1. Abra el cliente de Zoom e inicie sesión.
2. Haga clic en Agendar y se abrirá la ventana del programador.
3. Seleccione la configuración de su reunión. Tenga en cuenta que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «desactivado» en el nivel de cuenta o grupo. ​  
   • Tema: introduzca un nombre o tema para la reunión.
   • Inicio: seleccione una fecha y hora para la reunión. Puede iniciar la reunión en cualquier momento antes de la hora programada.
   • Duración: introduzca la duración aproximada de la reunión. Este ajuste esta destinado únicamente a la programación. La reunión no finalizará hasta que no haya transcurrido dicho período de tiempo.
   • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilitzará la zona horaria del ordenador. Haga click en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria distinta.
   • Reunión recurrente: escoja si desea configurar una reunión recurrente (el ID de la reunión será el mismo en cada reunión).
   • Vídeo
   • Anfitrión: elija se desea habilitar o deshabilitar el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el video.
   • Participantes: elija si desea habilitar o deshabilitar el vídeo de los participantes. Incluso si elige desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
   • Audio: elija si desea permitir que los usuarios gritan solo por teléfono, solo por el audio del equipo, por los dos o mediante audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
   • Opciones avanzadas: haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
   • Requerir contraseña de reunión: aquí puede seleccionar el uso de contraseña e introducir la contraseña de la reunión. Los participantes tendrán que introducirla antes de unirse a la reunión programada.
   • Nota: La contraseña de reunión debe cumplir los siguientes requisitos.
     • Máximo de 10 caracteres
     • Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas
     • Recomendamos utilizar caracteres alfanuméricos y los siguientes caracteres especiales @ * _ -
     • El cliente de escritorio de Zoom permite utilizar caracteres alfanuméricos y los siguientes caracteres especiales: @ * _ -
     • El portal web de Zoom permite cualquier tipo de caracteres, a excepción de los siguientes: & <> \
   • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permite que los participantes se unan a la reunión sin el anfitrión o antes de que se una este. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas básicas (gratuitas) si se unen 3 o más personas.
   • Silenciar a los participantes al entrar: si la opción de entrar antes que el anfitrión no está habilitada, se silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión. Los participantes pueden reactivar el audio por sí mismos tras unirse a una reunión. 
   • Nota: Para silenciar a todos los participantes presentes en la reunión, consulte las opciones para administrar participantes.
   • Utilizar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará un ID de reunión único de manera aleatoria.
   • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente. Seleccione esta opción si desea que la grabación se haga de manera local (en su ordenador) o en la nube (zoom.us/recording).
   • Publicar en lista de eventos públicos: publica la reunión en la lista de reuniones/seminarios web públicos para que todos puedan verla. Le recomendamos que añada una contraseña de reunión para protegerla.
   • Programar para: si tiene privilegios de programación por otro usuario, en el menú desplegable podrá escoger la persona para quien desea programar un seminario web.
   • Anfitriones alternativos: introduzca la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia en su cuenta para permitirle empezar la reunión cuando usted esté ausente. Obtenga más información sobre anfitriones alternativos.
   • Calendario: seleccione un servicio de calendario para añadir la reunión y enviar invitaciones a los participantes.
   • Outlook: se generará un archivo .ics que se abrirá en Outlook, Windows Mail o iCal. 
   • Google Calendar: se iniciará el navegador predeterminado del usuario y se abrirá la invitación en Google Calendar.
   • Otros calendarios: se abrirá una nueva ventana, desde donde podrá copiar el texto de la reunión y pegarlo en el método de comunicación de elección. 
4. Haga clic en Programar para finalizar y abrir el servicio de calendario seleccionado y añadirlo a la reunión.

​Nota

• Si programa una reunión recurrente, deberá establecer la recurrencia en el servicio de calendario.
• Si escoge Otros calendarios, podrá copiar y pegar la información de la reunión programada, como la data, hora y URL de la reunión.