NORMATIVA DE FUNCIONAMENT DE L'AULA ARXIU VALENCIÀ DEL DISSENY
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
En l'actualitat, el Vicerectorat amb competències en l'àrea de Cultura desenvolupa una part important de la seua activitat mitjançant Aules especialitzades. Amb la finalitat que aquestes aules tinguen un funcionament transparent al mateix temps que eficaç, el Vicerectorat estableix normatives específiques de cada Aula, que contemplen les funcions i organització d'aquesta. Aquestes normatives no prejutgen que en el futur puga articular-se una organització diferent de la programació del Vicerectorat de Cultura i Societat.
A continuació, es presenta la Normativa de Funcionament de l'Aula Arxiu Valencià del Disseny
L'Arxiu Valencià del Disseny (d'ara en avant, AVD) va sorgir com una iniciativa de la Universitat de València (UV) i de l'Escola d’Art i Superior de Disseny de València (EASD València). Té com a objectiu principal l'arxiu, la conservació i la catalogació de la documentació generada per les persones dedicades a l'activitat professional del disseny, els estudis de disseny, i els departaments de disseny de les principals empreses valencianes, perquè puga ser consultat i estudiat, lloc a la disposició del públic general i, específicament, dels qui investiguen sobre disseny, des de qualsevol disciplina i perspectiva, analitzant, a partir de documentació original, els processos de creació, producció, difusió, recepció cultural, venda i ús dels objectes.
L'AVD és una iniciativa de caràcter cultural especialitzada en la gestió, tractament, custòdia i difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana.
Com a Aula de Cultura, l'AVD, amb tots els seus recursos, materials i documents, forma part del Patrimoni de la UV, institució que s'encarrega d'assumir els costos de la seua gestió i manteniment.
CAPÍTOL PRIMER: DISPOSICIONS GENERALS
Article 1. Funcions
A l'AVD li corresponen les següents funcions:
1. Impulsar i mantenir la catalogació del material documental produït pels agents principals del sistema del disseny de la Comunitat Valenciana, mitjançant un sistema de gestió documental únic i uniforme per a tota l'organització que incloga el conjunt d'operacions i tècniques relacionades amb el registre i la catalogació d'aquest material documental.2. Garantir el dret d'accés a la informació mitjançant la consulta dels documents custodiats, la qual cosa implica ordenar, classificar, descriure i conservar la documentació per a fer-la accessible a la pròpia institució i als estudiosos, investigadors i ciutadans, tenint en compte les limitacions establides pel marc legal vigent.
3. Assessorar els usuaris sobre les característiques, el contingut i les possibilitats d'explotació de la documentació que custòdia.
4. Promoure la protecció i difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana, adoptant les mesures adequades per a la preservació i seguretat de la documentació conservada.
5. Valorar i seleccionar, segons les normes vigents, tota aquella documentació que puga ajudar a conèixer millor la història del disseny valencià a partir de les seues produccions, així com de l'estudi dels processos i els projectes professionals desenvolupats pels professionals del disseny.
6. Impulsar la investigació sobre els seus fons.
Article 2. Del patrimoni documental
El patrimoni documental de l'AVD està format pel conjunt de documents donats, llegats, cedits per qualsevol títol, o adquirits per la UV de:
1. Els organismes i institucions públiques i privades relacionades amb la cultura del disseny de la Comunitat Valenciana.
2. Els dissenyadors/as i estudis de disseny especialitzats en les diferents disciplines (industrial, de producte, gràfic…) i interioristas de la Comunitat Valenciana.
3. Les principals empreses dels diferents sectors industrials i productius de la Comunitat Valenciana.
4. Les persones privades, físiques o jurídiques, depositàries de patrimonis o llegats familiars de diferents agents del sistema del disseny valencià.
Article 3. De la conservació dels fons documentals de l'AVD
L'AVD vetlarà perquè:
1. Es complisca amb les condicions adequades per a una correcta conservació i protecció dels documents, emetent les instruccions i/o recomanacions necessàries per a això.
2. Es conserve adequadament el suport dels documents, i la informació que contenen, proposant per a això la utilització de materials i sistemes de protecció adequats.
En cas de detectar-se processos de deterioració o degradació de la documentació, s'advertirà expressament al Consell de l'AVD perquè s'adopten les mesures necessàries. Si la restauració d'un document exigeix traure'l de les dependències de l'AVD, el trasllat ha d'autoritzar-lo la Direcció de l'AVD, previ informe preceptiu del personal tècnic que contindrà una estimació de despesa.
Article 5. De la difusió
L'AVD és l'encarregat de divulgar el patrimoni documental que custòdia com a part integrant del patrimoni cultural.
A més, com a part d'aquesta difusió, l'AVD podrà col·laborar en iniciatives impulsades per altres persones o entitats públiques o privades que contribuïsquen a la divulgació del patrimoni cultural del disseny a la Comunitat Valenciana, entre elles els centres educatius de grau i universitaris.
L'AVD promourà investigacions sobre els seus fons, així com participarà en la difusió de les investigacions generades sobre disseny.
Article 6. De les instal·lacions de l'AVD
Les instal·lacions de l'AVD tenen com a funció única i exclusiva les pròpies i específiques del servei d'arxiu.
Les instal·lacions han de ser les adequades tant respecte a la seua ubicació com a les condicions tècniques, específiques i necessàries per al manteniment, tractament, seguretat, conservació i consulta dels documents, seguint les recomanacions tècniques vigents.
Es distingeixen, almenys, la zona de depòsits i la zona de treball i consulta. Les zones de treball, i de depòsit de la documentació es consideren d'accés restringit i, excepte circumstàncies excepcionals, no poden accedir a elles persones alienes a l'AVD sense l'autorització prèvia, o acompanyades del personal d'aquest servei.
Article 7. Del personal
L'AVD disposarà del personal necessari, i amb la qualificació adequada, per al compliment de les funcions esmentades en l'article 1 de la present Normativa de Funcionament.
Article 8. De l'ingrés dels fons
Fins que es formalitze un ingrés de fons en l'AVD per qualsevol mitjà (llegat, donació, depòsit, compra…), la documentació es depositarà en les dependències de l'AVD. La documentació que s'incorpore a l'AVD serà sempre original, excepte casos excepcionals, previ informe del personal tècnic, motivant la seua acceptació i autorització de la Direcció de l'AVD. En qualsevol cas, la documentació que es facilite es rebrà convenientment descrita mitjançant un llistat.
Una vegada rebuda la documentació, el personal tècnic de l'arxiu acararà si la documentació es correspon amb la indicada en el formulari. En el cas que no s'ajuste a les normes establides, que la descripció no siga prou detallada, que continga error o omissió, es comunicarà a les persones transmitents indicant les deficiències. No s'admetrà el seu depòsit, ni tampoc la seua incorporació als fons de l'AVD, fins que aquestes no s'hagen esmenat.
La formalització de l'ingrés dels fons es realitzarà en el moment en el qual la UV i les persones transmitents subscriguen els oportuns documents de donació, comodat, etc., havent de quedar aquests documents degudament registrats. L'acte de donació haurà d'ajustar-se al Reglament de Donacions del Patrimoni Cultural de la UV.
Article 9. Dret d'accés
La ciutadania té dret d'accés als documents conservats en l'AVD, en els termes previstos en aquesta Normativa i d'acord amb la legislació vigent (Llei 16/1985, de Patrimoni Històric Espanyol)1. Tot això sense perjudici de les restriccions definides per llei o les que puguen establir-se per raons de conservació. Molt especialment es vetlarà pel rigorós compliment de la legislació de protecció de dades de caràcter personal i propietat intel·lectual i industrial.
El personal de l'AVD oferirà l'assistència que siga necessària per a assegurar l'exercici del dret d'accés. Amb la finalitat de facilitar la identificació dels documents, estaran a la disposició de les persones usuàries els instruments de referència i descripció dels fons documentals de l'AVD, amb excepció dels quals en aplicació de les limitacions legalment previstes no hagen de constar.
El servei d'arxiu atendrà les consultes dins de l'horari d'atenció a la persona usuària.
El lloc de consulta dels documents és la sala de consulta i investigació de l'AVD o bé el lloc destinat per l'arxiu a aquest efecte.
Article 10. Servei de documents
Quan se sol·liciten documents originals i es dispose de còpies, es facilitarà la consulta d'aquestes de manera prioritària com a norma general. Només quan les característiques de la investigació ho justifiquen i l'estat de conservació dels documents originals ho permeta, s'autoritzarà l'accés als originals.
L'arxiu facilitarà a les persones sol·licitants la consulta de la documentació requerida a la sala de consulta.
Article 11. Consultes internes i externes
A l'efecte de la present Normativa Específica, es distingeix entre consultes internes, com aquelles realitzades per les persones donants, personal tècnic i persones integrants de qualsevol comissió que pertanga a l'estructura organitzativa de l'arxiu, i les consultes externes, com les realitzades per els/les investigadors/as, docents, estudiantat i ciutadania en general.
Article 12. Regulació de l'accés
En tots els casos, les persones usuàries es comprometen a mantenir el secret i la confidencialitat de dades d'índole privada, ja siguen personals, comercials o industrials, que pogueren conèixer a través de la consulta dels documents.
No obstant això, l'anterior, l'AVD es reserva, amb la deguda motivació, el dret a limitar l'accés de les persones usuàries, per raó de la conservació dels documents o de funcions extraordinàries de la pròpia institució que pogueren realitzar-se.
L'accés als documents que continguen dades personals que puguen afectar la intimitat de les persones, o que tinguen la consideració d'especialment protegits per la llei, serà possible sempre que medie el consentiment exprés i per escrit d'els/les afectats/as, llevat que aquests/as hagen fet manifestament públics les dades amb anterioritat.
En compliment de la legislació vigent, són accessibles els documents amb dades personals que puguen afectar la seguretat o intimitat de les persones, quan hagen transcorregut 25 anys des de la defunció dels afectats, o 50 anys a partir de la data del document, si el moment de la defunció no és conegut.
Article 13. Procediment d'accés a la documentació
L'accés a la documentació s'inicia amb la presentació de la corresponent sol·licitud. L'arxiu disposa d'un model normalitzat de sol·licitud per a ús de les persones interessades que, igualment, estarà disponible en https://www.uv.es/avd.
Les persones sol·licitants no estan obligades a motivar la seua sol·licitud d'accés a la informació. Les persones sol·licitants d'informació podran dirigir-se a l'arxiu en qualsevol de les dues llengües cooficials de la Comunitat Valenciana o en anglès.
El personal tècnic de l'arxiu respondrà totes les consultes plantejades com més prompte millor pels canals de comunicació habituals (telèfon, email…)
Article 14. De la consulta
L'AVD haurà de facilitar a les persones sol·licitants de consulta la documentació requerida a la sala de consulta de l'arxiu.
Article 15. De la reproducció
El dret d'accés comporta el d'obtenir còpies dels documents, excepte aquells l'accés dels quals estiga restringit per la legislació vigent, per la voluntat del/la dipositant o per les seues característiques externes o internes. En tot cas, la persona sol·licitant ha de fer constar la seua sol·licitud per escrit mitjançant el formulari habilitat a aquest efecte.
El servei de l'AVD determina el mitjà més adequat per a la realització de les reproduccions, tant fora com dins de les seues instal·lacions. Excepcionalment, la Direcció de l'AVD permetrà, mitjançant autorització expressa, la reproducció dels documents fora de les dependències de l'arxiu, davant la necessitat de comptar amb professionals o empreses especialitzades.
L'AVD només farà reproduccions dels documents quan no afecten el seu estat de conservació.
D'acord amb la Declaració de Berlín de 2003, subscrita per la UV, l'AVD facilitarà l'accés obert a la reproducció dels documents que custòdia sempre que se cite degudament la font i que la reproducció no pose en risc la integritat i conservació dels documents.
Article 16. De l'eixida temporal de documents de l'AVD per a activitats científiques i culturals
Per a l'eixida temporal de documents de l'AVD, es requereix l'obertura i tramitació de l'oportú expedient, prèvia presentació de sol·licitud de les persones o institucions interessades. En la tramitació d'aquest expedient és preceptiu informe, tant positiu com negatiu, si és el cas, de la Direcció de l'AVD. En tot cas, l'entitat sol·licitant haurà d'acreditar l'existència de la corresponent pòlissa asseguradora que s'inclourà en l'expedient, així com el “Facility report” i les línies bàsiques del projecte expositiu, segons els models habilitats a aquest efecte.
El Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV marcarà els procediments necessaris per a l'autorització de l'eixida temporal en préstec dels béns culturals integrants de l'AVD.
Sempre s'ha de valorar de manera prioritària la possibilitat de facilitar còpies digitals o reproduccions en lloc del document original. Només es prestarà documentació original si es disposa d'una còpia digital.
La persona i/o institució sol·licitant es farà expressament responsable de la conservació i custòdia de la documentació que se li preste, havent de seguir escrupolosament les instruccions que se li donen per a això.
Les despeses d'embalatge i transport sempre seran a càrrec del sol·licitant.
CAPÍTOL SEGON: DE LA DIRECCIÓ ACADÈMICA DE L'AVD
Article 17:
1. Les persones al càrrec de la direcció acadèmica seran dues. Una com a representant de la UV i una altra com a representant de l'EASD. La direcció de l'AVD ostenta la seua representació, supervisa les seues activitats i exerceix les funcions ordinàries de direcció. Per a això compta amb l'assessorament del Comitè d'Assessorament i amb el vistiplau del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.
2. La direcció de l'AVD marcarà les línies prioritàries d'acció i presentarà anualment la proposta de programació i les memòries al Consell de l'AVD per a la seua aprovació.
CAPÍTOL TERCER: DEL CONSELL DE L'AVD
Article 18:
1. El Consell de l'AVD té com a principal competència donar el vistiplau a les propostes d'actuació i a les memòries de la direcció de l'AVD. També vetlarà per la provisió dels recursos necessaris per a possibilitar les línies d'actuació de l'AVD que el Consell haja aprovat.
2. El Consell de l'AVD estarà compost per:
Les dues persones que ostenten la Direcció Acadèmica de l'AVD
La persona al càrrec del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.
La persona que ostente la Direcció del Servei de Cultura Universitària de la UV.
La persona que ostente la Direcció del Servei de Cultura Universitària de la UV.
CAPÍTOL QUART: DE LA COMISSIÓ D'ASSESSORAMENT TÈCNIC DE L'AVD
Article 19:
1. La Comissió d'Assessorament Tècnic de l'AVD és un òrgan consultiu, amb funcions d'assessorament a la Direcció de l'AVD, que convocarà i presidirà la Comissió.
2. Formen part de la Comissió d'Assessorament Tècnic de l'AVD:
- La persona al càrrec del Vicerectorat de Cultura i Societat de la UV.
- La persona al càrrec de la Direcció de l'EASD.
- La persona al càrrec del Deganat de la Facultat de Geografia i Història de la UV.
- La persona que exercisca com a documentalista de l'AVD.
- Dues persones de reconegut prestigi en el sistema del disseny de la Comunitat Valenciana.
- Ocasionalment, i per a temes concrets, la Direcció podrà sol·licitar a altres persones expertes el seu assessorament.
CAPÍTOL CINQUÈ: DE LA COMISSIÓ DE SEGUIMENT DE L'AVD
Article 20:
1. La Comissió de Seguiment de l'AVD estarà composta per totes les persones que han realitzat donacions als fons de l'AVD i en els qui deleguen les persones donants.
2. La Comissió de Seguiment serà convocada almenys una vegada a l'any per la Direcció de l'AVD per a ser informada de l'estat dels fons de l'AVD i de les seues principals línies d'actuació.
3. Els qui formen part de la Comissió de Seguiment podran sol·licitar a la Direcció de l'AVD, a títol personal, informació sobre l'estat i la utilització dels fons que en el seu moment van donar a l'AVD.
