Reglament de gestió documental de l'Arxiu Valencià de Disseny
Introducció
L’Arxiu Valencià del Disseny (d’ara endavant, AVD) sorgeix com una iniciativa de l’Escola d’Art i Superior de Disseny de València (EASD València) i de la Universitat de València (UV), i té com a objectiu principal l’arxiu, la conservació i la catalogació de la documentació generada pels dissenyadors, els estudis de disseny i els departaments de disseny de les principals empreses valencianes, perquè puga ser consultat i estudiat, posat a la disposició dels investigadors sobre el disseny i sobre la cultura moderna, a fi d’analitzar, a partir de documentació original, els processos de creació, producció, difusió, venda i ús dels objectes.
Impulsant aquesta iniciativa, la UV n’ha encarregat la gestió a la Fundació General de la Universitat de València (FGUV), en la seua condició de mitjà propi, i li ha encomanat expressament, entre altres qüestions, la proposta i planificació de l’AVD, mitjançant l’acolliment de les donacions, la catalogació del material documental i l’organització del treball de conservació i promoció de l’arxiu.
Aquest reglament de gestió de l’AVD (d’ara endavant, el reglament) constitueix una eina per a la correcta, eficaç i eficient gestió d’aquest encàrrec, i defineix l’estructura organitzativa i funcional de l’AVD, a més d’implementar unes normes de funcionament internes.
Tot això, dins d’un marc general d’actuació que es podrà desenvolupar mitjançant instruccions, procediments o qualsevol altre instrument que regule més específicament l’actuació del servei d’arxiu amb els usuaris i usuàries, tant interns com externs, i que garantisca el compliment dels objectius de l’AVD.
Capítol I. El servei d’arxiu
Article 1. Definició
L’AVD és una iniciativa de caràcter cultural especialitzada en la gestió, tractament, custòdia i difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana.
Article 2. Funcions
Corresponen a l’AVD les funcions següents:
1. Impulsar i mantenir la catalogació del material documental produït pels agents principals de l’ecosistema del disseny de la Comunitat Valenciana, mitjançant un sistema de gestió documental únic i uniforme per a tota l’organització, que comprèn el conjunt d’operacions i tècniques relacionades amb el registre i la catalogació d’aquest material documental.
2. Garantir el dret d’accés a la informació mitjançant la consulta dels documents custodiats, la qual cosa implica ordenar, classificar, descriure i conservar la documentació per a fer-la accessible a la mateixa institució i als estudiosos, investigadors i ciutadans, tenint en compte les limitacions establertes pel marc legal vigent.
3. Assessorar els usuaris i usuàries sobre les característiques, el contingut i les possibilitats d’explotació de la documentació que custodia.
4. Promoure la protecció i la difusió del patrimoni documental del disseny de la Comunitat Valenciana, adoptant les mesures adequades per a la preservació i la seguretat de la documentació conservada.
5. Valorar i seleccionar, segons les normes vigents, tota la documentació que puga ajudar a conèixer millor la història del disseny valencià a partir de les seues produccions i de l’estudi dels processos i els projectes professionals desenvolupats pels professionals del disseny.
6. Impulsar la investigació sobre els seus fons.
Article 3. Patrimoni documental
El patrimoni documental de l’AVD està format pel conjunt de documents donats, llegats, cedits per qualsevol títol, o adquirits per la UV:
a) Dels organismes i institucions públiques i privades relacionades amb la cultura del disseny de la Comunitat Valenciana.
b) Dels dissenyadors i dissenyadores i estudis de disseny especialitzats en les diferents disciplines (industrial, de producte, gràfic…) i interioristes de la Comunitat Valenciana.
c) De les principals empreses dels diferents sectors industrials i productius de la Comunitat Valenciana.
d) De les persones privades, físiques o jurídiques, depositàries de patrimonis o llegats familiars de diferents agents de l’ecosistema del disseny valencià.
Article 4. Conservació dels fons documentals de l’AVD
L’AVD vetla perquè:
a. Es complisquen les condicions adequades per a una correcta conservació i protecció dels documents, emetent les instruccions i/o recomanacions necessàries a aquest efecte.
b. Es conserve adequadament el suport dels documents i la informació que contenen, proposant la utilització de materials i sistemes de protecció adequats.
Si alguna persona detecta processos de deterioració o degradació de la documentació, ho haurà d’advertir expressament i per escrit, perquè es prenguen les mesures necessàries. Si la restauració d’un document exigeix traure’l de les dependències de l’AVD, el trasllat l’ha d’autoritzar la direcció de l’AVD, després de l’emissió de l’informe preceptiu del personal tècnic, que haurà de contenir una estimació de despesa.
Article 5. Difusió
L’AVD s’encarrega de divulgar el patrimoni documental que custodia com a part integrant del patrimoni cultural.
A més, com a part d’aquesta difusió, l’AVD pot col•laborar en iniciatives impulsades per altres persones o entitats públiques o privades que contribuïsquen a la divulgació del patrimoni cultural del disseny a la Comunitat Valenciana, entre altres els centres educatius de grau i universitaris.
L’AVD promourà investigacions sobre els seus fons i participarà en la difusió de les investigacions generades sobre disseny.
Article 6. Instal•lacions de l’AVD
Les instal•lacions de l’AVD tenen com a funció única i exclusiva les pròpies i específiques del servei d’arxiu.
Les instal•lacions han de ser adequades tant respecte a la seua ubicació com a les condicions tècniques, específiques i necessàries per al manteniment, tractament, seguretat, conservació i consulta dels documents, d’acord amb les recomanacions tècniques vigents.
S’hi distingeixen, almenys, la zona de depòsits i la zona de treball i consulta. Les zones de treball i de depòsit de la documentació es consideren d’accés restringit i, llevat de circumstàncies excepcionals, no hi poden accedir persones alienes a l’AVD sense l’autorització prèvia o acompanyades del personal d’aquest servei.
Article 7. Personal
L’AVD disposa del personal necessari i amb la qualificació adequada per al compliment de les funcions esmentades en l’article 2 d’aquest reglament.
Capítol II. El sistema de gestió documental de l’AVD
Article 8. Definició i àmbit d’aplicació
S’entén per gestió documental el conjunt de tasques i processos tècnics que s’apliquen transversalment a tots els documents d’arxiu, orientats a obtenir la màxima eficàcia i rendibilitat en el seu tractament. El seu objecte són els documents d’arxiu, en qualsevol suport.
La gestió documental s’inicia amb la recepció, catalogació, restauració i digitalització, i finalitza amb la instal•lació definitiva de la documentació en els sistemes d’emmagatzematge tant físics com digitals, per a la seua custòdia i conservació.
El sistema de gestió documental és únic i específic als continguts i temàtiques del disseny en totes les seues disciplines, i es basa en els principis d’economia, eficàcia i eficiència. Comprèn un conjunt d’elements i de relacions entre els documents, projectats amb l’objectiu de normalitzar, controlar i coordinar tots els processos i activitats que incideixen en la recepció, catalogació, organització, emmagatzematge, conservació i accessibilitat dels documents d’arxiu, en el transcurs de l’activitat de l’organització.
Aquest sistema se suporta amb la implementació i el desenvolupament d’un procediment informàtic corporatiu.
Article 9. Descripció i classificació dels fons documentals de l’AVD
És responsabilitat del personal tècnic de l’arxiu la recepció i la descripció de la documentació depositada en l’arxiu.
S’han d’establir elements de descripció basats en normes de descripció arxivística, per a garantir una correcta i pertinent descripció de la documentació i al seu torn poder facilitar la recuperació i l’intercanvi d’informació.
Les característiques tan variades i diverses de cadascun dels fons que s’incorporen a l’AVD fa necessari establir dos tipus de classificacions:
1. Cadascun dels fons documentals que s’incorporen a l’arxiu s’ha d’organitzar d’acord amb un quadre de classificació específic que agrupe, mitjançant una estructura jeràrquica i lògica, les diferents funcions i activitats que han generat la documentació.
2. El conjunt del patrimoni documental de l’AVD s’ha de classificar de manera general i global per mitjà de la indexació dels documents, emprant un tesaurus específic per a l’àmbit del disseny, que permeta la cerca i la recuperació d’informació de manera global en el conjunt de la documentació.
El responsable de la seua creació, actualització i manteniment és el personal tècnic de l’arxiu, sota la supervisió de la direcció de l’AVD assistida per la comissió tècnica d’assessorament de l’AVD.
Capítol III. L’ingrés de fons en l’AVD
Article 10. Ingrés dels fons
Fins que es formalitze un ingrés de fons en l’AVD per qualsevol mitjà (llegat, donació, depòsit, compra…), la documentació es depositarà a les dependències de l’AVD.
La documentació que s’incorpore a l’AVD serà sempre original, excepte casos excepcionals, previ informe del personal tècnic, en què es motive la seua acceptació i autorització de la direcció de l’AVD. En qualsevol cas, la documentació que es facilite es rebrà convenientment descrita mitjançant una llista detallada.
Una vegada rebuda la documentació, el personal tècnic de l’arxiu comprovarà si la documentació es correspon amb la indicada en el formulari. En cas que no s’ajuste a les normes establertes, que la descripció no siga prou detallada, que continga error o omissió, es comunicarà a les persones transmitents per indicar-los les deficiències. No s’admetrà el seu depòsit, ni tampoc la seua incorporació als fons de l’AVD, fins que aquestes no s’hagen esmenat.
La formalització de l’ingrés dels fons es realitzarà en el moment en què la UV i les persones transmitents subscriguen els oportuns documents de donació, comodat, etc., havent de quedar aquests documents degudament registrats.
Capítol IV. Valoració i selecció en l’AVD
Article 11. Selecció de documents
La selecció de documents per a la seua conservació que estiguen custodiats a les dependències de l’AVD, es realitzarà mitjançant la tramitació del expedient corresponent i d’acord a la normativa establerta per la legislació vigent en matèria de patrimoni documental, tant a escala estatal com autonòmic.
La destrucció, l’ocultació o l’extraviament de documentació podrà donar lloc a responsabilitats penals i administratives.
Capítol V. Accés, reproducció i ús
Article 12. Dret d’accés
La ciutadania té dret d’accés als documents conservats a l’AVD en els termes previstos en aquest reglament i d’acord amb la legislació vigent (Llei 16/1985, de patrimoni històric espanyol). Tot això sense perjudici de les restriccions definides per llei o les que es puguen establir per raons de conservació. Molt especialment es vetlarà pel rigorós compliment de la legislació de protecció de dades de caràcter personal i propietat intel•lectual i industrial.
El personal de l’AVD oferirà l’assistència que siga necessària per a assegurar l’exercici del dret d’accés. Amb la finalitat de facilitar la identificació dels documents, estaran a la disposició de les persones usuàries els instruments de referència i descripció dels fons documentals de l’AVD, amb excepció dels que en aplicació de les limitacions legalment previstes no hagen de constar.
El servei d’arxiu atendrà les consultes dins de l’horari d’atenció a la persona usuària.
El lloc de consulta dels documents és la sala de consulta i investigació de l’AVD o bé el lloc destinat per l’arxiu a aquest efecte.
Article 13. Servei de documents
Quan se sol•liciten documents originals i n’hi haja de còpies, se’n facilitarà la consulta de manera prioritària com a norma general. Només quan les característiques de la investigació ho justifiquen i l’estat de conservació dels documents originals ho permeta, s’autoritzarà l’accés als originals.
L’arxiu facilitarà a les persones sol•licitants la consulta de la documentació requerida a la sala de consulta.
Article 14. Consultes internes i externes
A l’efecte d’aquest reglament, es distingeix entre consultes internes, que realitzen les persones donants, personal tècnic i persones integrants de qualsevol comissió que pertanyen a l’estructura organitzativa de l’arxiu, i les consultes externes, realitzades per personal investigador, docents, estudiantat i ciutadania en general.
Article 15. Regulació de l’accés
En tots els casos, les persones usuàries es comprometen a mantenir el secret i la confidencialitat de dades d’índole privada –personals, comercials o industrials– que puguen conèixer a través de la consulta dels documents.
No obstant això, l’AVD es reserva, amb la deguda motivació, el dret a limitar l’accés de les persones usuàries, per raó de la conservació dels documents o de funcions extraordinàries de la mateixa institució que es puguen realitzar.
L’accés als documents que continguen dades personals que puguen afectar la intimitat de les persones o que tinguen la consideració d’especialment protegides per la llei, serà possible sempre que es dispose del consentiment exprés i per escrit de les persones afectades, llevat que aquestes hagen fet manifestament públics les dades amb anterioritat.
D’acord amb la legislació vigent, són accessibles els documents amb dades personals que puguen afectar la seguretat o la intimitat de les persones, quan hagen transcorregut 25 anys des de la defunció de les persones afectades, o 50 anys a partir de la data del document, si el moment de la defunció no és conegut.
Els investigadors i investigadores que elaboren treballs a partir de la documentació custodiada a l’arxiu n’han de lliurar un exemplar, que passarà a formar part de la seua biblioteca auxiliar. Si per alguna raó no és possible, hauran d’enviar la ressenya de la publicació, en què es citen les fonts consultades.
Article 16. Procediment d’accés a la documentació
L’accés a la documentació s’inicia amb la presentació de la sol•licitud corresponent. L’arxiu disposa d’un model normalitzat de sol•licitud per a ús de les persones interessades.
Les persones sol•licitants no estan obligades a motivar la sol•licitud d’accés a la informació. Les persones sol•licitants d’informació es poden dirigir a l’arxiu en qualsevol de les dues llengües cooficials de la Comunitat Valenciana.
El personal tècnic de l’arxiu respondrà a totes les consultes plantejades com més prompte millor pels canals de comunicació habituals (telèfon, correu electrònic…).
Article 17. Consulta
L’AVD ha de facilitar a les persones sol•licitants de consulta la documentació requerida a la sala de consulta de l’arxiu.
Article 18. Reproducció
El dret d’accés comporta el dret d’obtenir còpies dels documents, llevat d’aquells l’accés dels quals estiga restringit per la legislació vigent, per la voluntat de la persona depositant o per les seues característiques externes o internes. En tot cas, la persona sol•licitant ha de fer constar la seua sol•licitud per escrit mitjançant el formulari habilitat a aquest efecte.
El servei de l’AVD determina el mitjà més adequat per a la realització de les reproduccions, tant fora com dins de les seues instal•lacions. Excepcionalment, la direcció de l’AVD permetrà, mitjançant autorització expressa, la reproducció dels documents fora de les dependències de l’arxiu, davant la necessitat de comptar amb professionals o empreses especialitzades.
El servei d’arxiu només farà reproduccions dels documents quan no afecten el seu estat de conservació.
Les persones interessades han de facilitar una còpia d’aquestes reproduccions a l’AVD i comptar amb l’autorització preceptiva per a publicar-les. No obstant això, si el titular d’una documentació ha establert que es requereix la seua autorització prèvia, s’han d’obtenir els permisos corresponents de l’autor/a o titular dels drets del document.
La persona sol•licitant es compromet, sota la seua responsabilitat, a no fer un ús diferent de l’especificat, a no facilitar còpies a tercers i a citar expressament la seua procedència en cas d’impressió o difusió. La no observança d’aquestes condicions pot donar lloc a les corresponents sancions, siga quina siga la naturalesa d’aquestes.
De la sol•licitud i realització de còpies en quedarà constància expressa en el registre, on s’ha d’anotar el document copiat, el nom, els cognoms i el NIF de la persona sol•licitant, el nombre de còpies realitzades, el lloc on s’han fet (si es fan en dependències externes) i el motiu de la reproducció.
Article 19. Eixida temporal de documents de l’AVD per a activitats de difusió.
Per a l’eixida temporal de documents de l’AVD es requereix l’obertura i la tramitació de l’oportú expedient, prèvia presentació de sol•licitud de les persones o institucions interessades. En la tramitació d’aquest expedient és preceptiu l’informe, tant positiu com negatiu, si és el cas, de la direcció de l’AVD.
En tot cas, l’entitat sol•licitant ha d’acreditar l’existència de la pòlissa asseguradora corresponent, que s’inclourà en l’expedient, així com el facility report i les línies bàsiques del projecte expositiu, segons els models habilitats a aquest efecte.
Sempre s’ha de valorar de manera prioritària la possibilitat de facilitar còpies digitals o reproduccions en comptes del document original.
Només es prestarà documentació original, si se’n té una còpia digital.
La persona i/o institució sol•licitant es farà expressament responsable de la conservació i custòdia de la documentació que se li preste, i haurà de seguir escrupolosament les instruccions que se li donen en aquest sentit.
Les despeses d’embalatge i transport sempre són a càrrec del sol•licitant.
L’eixida de documents de l’AVD es realitzarà d’acord amb el formulari de sol•licitud i compromís de compliment.
Capítol VI. Els òrgans de govern de l’AVD
Article 20. De Direcció de l’AVD
a) La direcció de l’AVD està integrada per:
01. La direcció acadèmica designada per la Universitat de València (UV).
02. La direcció acadèmica designada per l’Escola d’Art i Superior de Disseny de València (EASD València).
b) Corresponen a la direcció de l’AVD les funcions següents:
01. Proposar les línies d’orientació de l’AVD.
02. Analitzar les propostes, de qualsevol naturalesa, que realitze la comissió de suport de l’AVD.
03. Convocar les sessions que resulten pertinents dels diferents òrgans que conformen l’AVD.
04. Informar la UV i l’EASD València del funcionament de l’AVD.
05. Presidir les reunions de la comissió de seguiment, informar i contestar les qüestions que es puguen suscitar sobre l’AVD en el si d’aquesta comissió.
c) El funcionament de la direcció de l’AVD s’articula per:
01. Mitjançant el consens dels seus components; en cas d’impossibilitat reiterada d’acord, té vot diriment la vicepresidència executiva de la Fundació.
02. Es deixarà constància mitjançant una acta que recollirà tant la celebració de les reunions com de les propostes, etc. que s’analitzen i valoren per aquest òrgan.
Article 21. Comissió tècnica d’assessorament de l’AVD
a) La comissió tècnica d’assessorament de l’AVD està integrada per:
01. La direcció de l’AVD.
02. La gerència de la FGUV.
03. Dos vocals nomenats per la direcció de l’AVD a proposta de la UV.
04. Dos vocals nomenats per la direcció de l’AVD a proposta de l’EASD València, d’entre professionals o personalitats de reconegut prestigi en el món del disseny.
05. El director o la directora de l’EASD València i el vicerector o la vicerectora de Cultura de la UV són persones convidades a assistir a les reunions; en cas de fer-ho, participaran de ple dret, amb veu i vot.
b) Correspon a la comissió tècnica d’assessorament de l’AVD les funcions següents:
01. Assumir la responsabilitat de valorar, analitzar i acceptar la documentació que es pretenga integrar en l’AVD, siga quin siga el seu suport i incloent-hi els documents electrònics de qualsevol tipus. Per a desenvolupar aquesta responsabilitat pot comptar, si així ho considera, amb assessorament extern. Els acords sobre l’admissió de nous documents per part d’aquesta comissió tenen un caràcter informatiu i vinculant.
02. Col•laborar amb la direcció de l’AVD en totes aquelles accions que aquesta els requerisca.
03. Proposar accions de cerca de finançament de l’AVD.
04. Proposar accions de promoció, difusió i posada en valor de l’AVD.
05. Proposar la redacció dels diferents protocols d’actuació que s’hagen d’implementar en l’AVD.
06. Analitzar i proposar activitats relacionades amb l’AVD.
07. Qualssevol altres que se li assignen en aquest reglament.
c) El funcionament de la comissió tècnica d’assessorament de l’AVD s’articula de la manera següent:
01. Es concep com un òrgan permanent que es reunirà, a petició de qualsevol dels seus membres, tantes vegades com calga.
02. La gerència de la FGUV convocarà les reunions mitjançant correu electrònic, en què s’inclourà l’ordre del dia amb els assumptes a tractar.
03. Els acords s’adoptaran per majoria simple dels assistents, i en cas d’empat persistent, tindrà vot diriment la vicepresidència executiva de la Fundació.
04. En aquestes reunions s’alçarà una acta que recollirà tant la celebració de la reunió com les propostes, etc., que s’analitzen i valoren per aquest òrgan.
d) Les persones que formen part de la comissió tècnica d’assessorament de l’AVD actuaran, a cada moment, d’acord amb els principis de bona fe i confiança legítima i en cap cas assumiran obligacions i/o comprometran l’AVD.
e) La durada de la comissió tècnica d’assessorament de l’AVD es vincula al correcte funcionament i eficiència d’aquesta. En qualsevol moment, la direcció de l’AVD, pot, previ informe de la comissió de suport, revisar la seua decisió i extingir-la.
Article 22. Comissió de seguiment de l’AVD
Corresponen a la comissió de seguiment de l’AVD les funcions de seguiment i valoració del funcionament de l’AVD.
a) Està integrada per:
01. La direcció de l’AVD.
02. Els donants.
03. Els promotors de l’AVD.
04. Els patrocinadors, públics o privats.
05. Institucions públiques i personalitats de reconegut prestigi en l’àmbit del disseny i la cultura.
b) El funcionament de la comissió de suport de l’AVD:
01. Es reunirà, almenys, una vegada a l’any, a proposta de la Direcció de l’AVD.
02. En aquesta reunió es tractaran:
- Informar sobre el funcionament i desenvolupament de l’AVD.
- Recollir noves iniciatives i/ o propostes relatives a l’AVD.
- Abordar noves col•laboracions.
03. D’aquestes reunions s’alçarà una acta que recollirà tant la celebració de la reunió com les propostes, etc., que s’analitzen i valoren per aquest òrgan.
Disposició final
En tot allò que no estiga previst en aquest reglament caldrà ajustar-se al que es disposa en la legislació vigent aplicable.
Nota final
Una vegada aprovat aquest reglament per la vicerectora de Cultura de la Universitat de València, fent ús de les competències delegades en virtut de la Resolució de 12 de gener de 2021, del Rectorat de la Universitat de València, per la qual s’aprova la delegació de competències en els vicerectors i les vicerectores, la secretària general, el gerent i altres òrgans d’aquesta Universitat [2021/241], tindrà efectes jurídics després de ser publicat íntegrament en la pàgina web de l’AVD.
Versió revisada pel departament jurídic de l’FGUV
Març de 2022
