How to record video presentations (MacOS)

Below we are going to show an extract from Microsoft's documentation on how we can record a video presentation using Powerpoint, intended to be published in MMedia, Youtube or any other video portal and with the purpose of being linked later in the Virtual Classroom.

Recording a slide show with narration and slide breaks

Narrations and time-lapses can enhance a self-running or web-based presentation. If you have a sound card, microphone and speakers and, optionally, a webcam, you can record the PowerPoint presentation and capture the narrations, slide breaks and pen gestures.
After you've made the recording, just like any other presentation you can play it back to yourself or your audience in a slide show, or you can save it as a video file.
(The ability to record is available to both Office 365 subscribers and non-subscribers. Subscribers get some additional features).

PREPARAR-SE PER A GRAVAR

1. Activarem la pestanya Enregistrament de la cinta d'opcions: En la pestanya Arxiu de la cinta, farem clic en Opcions. En el quadre de diàleg Opcions, farem clic en la pestanya “Personalitzar cinta” de l'esquerra. Després, en el quadre de la dreta que mostra les pestanyes de la cinta disponibles, activarem la casella Enregistrament. Farem clic a Acceptar.

2. Per a preparar-nos per a gravar, seleccionarem Gravar presentació amb diapositives ja siga en la pestanya Enregistrament o en Presentació amb diapositives de la cinta.

• Si fem clic en la meitat superior del botó, s'inicia des de la diapositiva actual.
• Si fem clic en la meitat inferior del botó, ens dóna l'opció d'iniciar des del principi o des de la diapositiva actual.

(El comando Esborrar elimina les narracions o els intervals, per la qual cosa haurem d'anar amb compte quan l'usem. Esborrar està atenuat, llevat que hàgem gravat prèviament algunes diapositives).

3. La presentació amb diapositives s'obri en la finestra Enregistrament (que té un aspecte similar a la vista Moderador), amb els botons en la part superior esquerra per a iniciar, pausar i detindre l'enregistrament. Farem clic en el botó roig redó (o pressionem R en el teclat) quan estiguem llestos per a iniciar l'enregistrament. Comença un compte arrere de tres segons i després s'inicia l'enregistrament.

• La diapositiva actual es mostra en el panell principal de la finestra Enregistrament.
• Pot detindre l'enregistrament qualsevol moment pressionant Alt+S en el teclat.
• Les fletxes de navegació a banda i banda de la diapositiva actual ens permeten desplaçar-nos a les diapositives anterior i següent.
• PowerPoint per a Office 365 registra automàticament el temps que dediquem a cada diapositiva, inclosos els passos de animació de text o objectes que es produïsquen i l'ús de qualsevol desencadenador en cada diapositiva.
• Podem gravar una narració d'àudio o vídeo mentre avancem per la presentació. Els botons a la cantonada inferior dreta de la finestra ens permeten activar o desactivar el micròfon, la càmera i la vista prèvia de la càmera.

Si usem el llapis, el marcador de ressaltat o l'esborrany, PowerPoint registra aquestes accions per a reproduir-les també.

Si tornem a gravar la narració (incloent àudio i entrades de llapis), PowerPoint esborra la narració gravada anteriorment (incloent àudio i entrades de llapis) abans de tornar a iniciar l'enregistrament en la mateixa diapositiva.

També podem tornar a gravar anant a Presentació amb diapositives > Gravar presentació amb diapositives.

Podem seleccionar una eina de punter (llapis, esborrany o marcador de ressaltat) de les eines situades davall de la diapositiva actual. També hi ha quadres de selecció de color per a canviar el color de l'entrada de llapis. (Esborrany està atenuat, llevat que prèviament hàgem agregat entrades de llapis a algunes diapositives).

Per a finalitzar l'enregistrament, seleccionarem el botó quadrat Detindre (o pressione S en el teclat).

Quan acabem de gravar la narració, apareixerà una xicoteta imatge a la cantonada inferior dreta de les diapositives gravades. La imatge és una icona d'àudio, o bé, si la càmera web estava encesa durant l'enregistrament, una imatge fixa de la càmera web.

Els intervals de la presentació amb diapositives es guarden automàticament. (En la vista Classificador de diapositives, es mostren els intervals corresponents davall de cada diapositiva).

En aquest procés, el que gravem s'insereix en cada diapositiva i l'enregistrament pot reproduir-se en la presentació amb diapositives. No es crea un arxiu de vídeo per aquest procés d'enregistrament. Però si necessitem un, podem guardar la presentació com un vídeo amb uns quants passos addicionals.

RECORDING A SLIDE PRESENTATION

If you want to add narration or commentary to the slide show, make sure the microphone is set up and working.

To start any recording:

1. Click on the Slide Show tab, select the slide where you want to start recording, then click Record Slide Show.
2. During recording, use Ctrl+click to access recording commands that allow you to scroll through slides, change cursors, or produce black or white screens.
3. Click End Slide Show to stop recording.
4. A Save dialog box appears. Click Yes to save the recording or No if you want to record again.

Saving overwrites anything previously recorded. If you want to record another slideshow with the same set of slides, save the slideshow file under a different name.

Click Play from the beginning to preview your recording.

KEYBOARD SHORTCUTS FOR RECORDING

This list of keyboard shortcuts can be printed out for reference while recording:

RECORDING SUGGESTIONS

• Recordings are added to the presentation slide by slide, so if you want to change a recording, simply re-record the affected slide(s). In addition, the order of the slides can be rearranged after recording without having to re-record anything. This also means that it is simple to pause for a break when recording a presentation.
• PowerPoint does not record audio or video during transitions between slides, so do not speak while the slide is running. Also, include a short silence at the beginning and at the end of each slide to make smooth transitions and ensure that the audio narration is not cut off as you transition from one slide to the next.
• It is not possible to record narration in PowerPoint for the web. Use a desktop version of PowerPoint to record narration.
• The size of the video and pen entries can be adjusted and modified in the edit view.
• If it is possible for the audience to use PowerPoint for the web to experience the recording, use the transitions supported by PowerPoint for the web (Cut, Fade, Dissolve In, Wipe, Split, Random Bars, Shape, Transform).
• Recording the presentation works best with touch screen devices that have a webcam.
• Use the preview to make sure everything is set up correctly before recording.
• For those slides where you want to record gestures (such as pen inputs), make several copies of the slide so that you can record several takes easily. Then delete the superfluous slides when you are done.
• Record a few seconds of silence by turning off the audio and video to advance after a set time.
• For better quality, use an external microphone or webcam.
• Embedded microphones and cameras are good for most tasks. But if you want to achieve a more professional-looking video, consider using an external webcam if you can. If you are using PowerPoint on a tablet or laptop and are making pen inputs with a stylus, an external camera and microphone allow you to minimise pen noise.
• Once you have finished your first slide recording, play it back.
• Before you get too far along with recording the presentation, make sure that the audio and video sound and look as expected.

POST THE RECORDING TO SHARE IT WITH OTHER USERS

• Once we have modified the recording to our taste, we can make it available to other users by posting it on Microsoft Stream.
• With the presentation open, in the Recording tab, select Post to Stream.
• Write a title and a description for the video.
• We will set other options, such as whether we want other users in our organisation to have permission to view the video.
• Select the button Post.
• The upload process can take several minutes, depending on the length of the video. A status bar at the bottom of the PowerPoint window tracks the progress and PowerPoint displays a message when the upload is complete.
• Click on the message to go directly to the video playback page in Microsoft Stream.