GEISER asegura la supresión del movimiento de papel mediante la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano en las oficinas cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad, de intercambio de registros en formato electrónico con todas las administraciones integradas en SIR, y de integración con las aplicaciones de tramitación para el intercambio de asientos y documentación, así como los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565 ).
Conforme a la Validez del documento, la documentación incorporada a GEISER puede ser:
- Original: cuando es un documento administrativo, privado o no administrativo que se adjunta a un registro.
- Copia electrónica auténtica: cuando son documentos originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina.
- Copia: cuando son documentos no originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina.
La Universitat se ha planteado como objetivo fundamental en sus procesos de transformación digital, incorporar un proceso de digitalización certificado previo a la realización del asiento registral.
De esta forma, toda la documentación electrónica incorporada en GEISER habrá sido digitalizada de forma certificada. Se firma digitalmente con Sello de Órgano, se incorpora un sello de tiempo y se generan los metadatos correspondientes (como mínimo los obligados por ENI).
Este proceso va a permitir que en un futuro no muy lejano, que las Oficinas de registro realicen el cotejo de la documentación presentada por el ciudadano/a. Y que ésta pueda ser incorporada posteriormente a expedientes electrónicos ya iniciados o pueda ser utilizada por el ciudadano/a en su tramitación electrónica con la Universitat.
Proceso general de recepción y digitalización de la documentación entragada por el ciudadano/a
1.- PRERARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
2. - AGRUPAR LA DOCUMENTACIÓN
3.- DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN
El interesado/a facilitará la documentación al personal de registro y éste la escaneará y adjuntará al asiento.
- DNI
- Solicitud o instancia
- Documentos que quiere hacer llegar a la UV
El personal de registro digitaliza de forma certificada los documentos anteriores mediante un escáner y un SW de digitalización certificada.
En el momento de realizar el asiento registral en GEISER anexa al mismo esa documentación.
El personal del registro deberá elegir entre las opciones “blanco y negro” o “color” en función de la naturaleza del documento, prestando especial atención a la presencia de logotipos, subrayados, sellos de tinta, códigos de colores, etc. que existieran en el documento. En caso de que la información a color del documento no genere efectos jurídicos, podrá escanearse la documentación en blanco y negro.
En caso de duda sobre la naturaleza de la información a color del documento, se recomienda el escaneo a color.
La digitalización se realizará preferentemente con una resolución de 200 ppp y en formato de salida pdf, aunque puede admitirse cualquier formato incluido en la Norma Técnica de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares a excepción de algunos formatos susceptibles de contener archivos con virus o formatos no permitidos como por ejemplo: .zip, .rar
En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.) utilizándose el software disponible.
Una vez escaneado, el personal de la Oficina de Registro Origen comprobará que:
- El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.
- La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel.
Esta comprobación es similar a la que se necesita en papel para el proceso de compulsa.
Cuando los documentos presentados estén en mal estado y no sea posible realizar una imagen digitalizada legible, se enviarán en papel a la Oficina de Registro Destino
Proceso de digitalización certifcada en la Universitat de València
4.- SEPARAR EN FUNCIÓN DE LAS LIMITACIONES DE TAMAÑO DEL REGISTRO
5.- DEVOLUCIÓN AL INTERESADO O A LA UNIDAD DE TRAMITACIÓN ORIGEN
Proceso general de recepción y digitalización de la documentación aportada por el ciudadano/a
