1. ¿Tienes dinero para sufragar los gastos?
2. ¿Se lo has comunicado al responsable del proyecto en el caso de que no tengas dinero propio? 
3. Solicita el permiso (es diferente si eres PDI o Investigador). Enlace a la página de la solicitud
4. Si te tenemos que realizar algún pago nos lo tienes que comunicar antes del viaje porque tenemos que preparar un documento que has de firmar antes de irte.
5. ¿Vas a un Congreso, Workshop, Jornada? Si tiene inscripción, habla con nosotros para ver cómo realizar el pago:

• ¿Se puede pagar por transferencia? SI ⇒  Haremos la transferencia desde el departamento
• ¿Se tiene que pagar con tarjeta? ⇒ SI puedes pagarlo con tu tarjeta pero:

1. + de 600 € ► Tienes que pedir autorización antes de realizar el pago
2. – 600 € ► Puedes realizar el pago con tu tarjeta. No olvides enviarnos el justificante del pago

       Una vez hecho el pago, SIEMPRE se ha de solicitar FACTURA DE LA INSCRIPCIÓN (no vale recibo ni  proforma) a nombre de la Universitat:

UNIVERSITAT DE VALÈNCIA

Dep. Astronomia i Astrofísica

Dr. Moliner, 50

46100 Burjassot (València)

CIF Q4618001D

VAT ESQ4618001D (en el caso de facturas extranjeras)

Durante el Congreso, Workshop, Jornadas, (incluso si es virtual) se debe solicitar el CERTIFICADO DE ASISTENCIA, sin el no se podrá justificar el gasto.

5. Si te han invitado a realizar una estancia, visita de colaboración..., necesitaremos a priori, una carta o correo electrónico de invitación y un certificado como que has realizado la estancia.
6. Haz la compra de los vuelos, traslados y hoteles por separado y solicita las facturas A TU NOMBRE  Y CON TU NIF. Las inscripciones a Congresos no pueden ir en la misma factura que el alojamiento. El alojamiento y los vuelos tienen que ir en facuturas/reservas por separado. Intenta hacer las reservas en castellano, valenciano o inglés.

• Las habitaciones de hotel han de ser individuales o dobles de uso individual. Si incluye alguna comida se ha de especificar por separado el importe. No se aceptan facturas con pensión completa o media pensión si  no se especifica el importe de la comida. Si el hotel es en España, el importe máximo por noche son 140 euros en Madrid y Barcelona y 100 en el resto de España. Los proyectos de Ministerio y Generalitat solo permiten 65,97 € por noche. La diferencia hasta 140 o 100€ se indemnizará con cargo a costes indirectos (si los tienes). Para viajes al resto del mundo preguntanos los límites por país o puedes consultarlos en el enlace. Si el hotel lo has contratado con Booking, ten en cuenta que la factura la tendrás que solicitar al hotel.
• Los vuelos seran siempre en Turista. Envianos el billete electrónico y la factura a tu nombre si se puede conseguir, junto con las tarjetas de embarque.
• Los billetes de RENFE seran siempre de las tarifas de “Billete Básico o Billete Elige” con asieno estandar. Envianos los billetes por correo electrónico.
• De los desplazamientos que hagas durante tu estancia en taxis, autobuses, trenes, metros, etc, has de conservar legibles los tiquets con los precios y los puntos de salida y llegada (si no se ven o no están, apuntalos en la parte de detrás del billete o tiquet). Si has hecho cualquier pago con tu tarjeta en moneda extranjera, tienes que enviarnos el recibo/extracto bancario con la equivalencia para poder indemnizarte.
• Si viajais varios, no se pueden hacer las reservas de tren/bus etc conjuntamente, cada persona reserva y paga per separado.

7. Cuando vuelvas del viaje tendrás que enviarnos todo lo que falte para justificar el expediente y reclamar las facturas que no hayan llegado, así como los Certificados de Asistencia. 

En resumen, para VIAJES que hagas que se puedan justificar, se puede indemnizar los conceptos de:

• Gastos de  inscripciones
• Alojamientos
• Desplazamientos
• Manutención. No necesita tiquet excepto si el proyecto es del Ministerio.
• Otros gastos (8,34 €), solo en comisiones de Generalitat

Hay dos formas de tramitar las comisiones de servicio. Una es cuando se solicita anticipo y otra cuando no se solicita. Con anticipo el procedimiento es más rápido y cuando a la vuelta se justifica el viaje, en tres o cuatro dias tendrás en tu cuenta el ingreso con la diferencia entre el adelanto y el gasto realmente realizado. Si no se ha solicitado adelanto, el expediente va centralizado por el Servei de Comptabilitat y por eso se tardará unas tres semanas en pagar desde que se presente toda la documentación justificativa. Por tanto, os aconsejamos que solicitéis adelanto con la reserva del alojamiento y del desplazamiento. 

BUEN VIAJE

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