La Gerència de la Universitat de València ha dictat la Instrucció sobre documentació de suport per a la justificació de despeses en els expedients de comissions de servei i inscripcions (IUV 8/2023), que defineix la documentació mínima necessària per a la tramitació dels expedients relatius a eixes despeses amb la finalitat de garantir uns criteris comuns d'actuació a totes les unitats de gestió, així com simplificar els procediments i facilitar l'ús dels mitjans electrònics.
La instrucció naix de l'obligació de determinar de forma acurada la documentació de suport mínima més adequada a causa de les creixents varietats de les despeses objecte d'indemnització, de sectors del transport i dels allotjaments. Aquesta complexitat incideix de manera molt singular en l’àmbit universitari. El foment de la mobilitat i de la internacionalització de l’activitat, ja no tan sols investigadora, es tradueix en un elevat volum de comissions de servei i despeses d'inscripció en congressos, jornades, cursos i activitats equivalents, executades a iniciativa de la persona comissionada, amb càrrec als fons dels quals és responsable, en l'exercici dels drets de llibertat acadèmica i formació permanent.
S'afegeix a aquesta complexitat tant la multiplicació de les formes de comunicació i d'intercanvi de documentació com la preferència pels mitjans electrònics.
D'aquesta manera, segons aquesta instrucció, els expedients de les comissions de servei amb dret a indemnització (d'acord amb la normativa sobre indemnitzacions per raó del servei i gratificacions per assistències i altres serveis de caràcter extraordinari, aprovada anualment com Annex al Pressupost de la Universitat de València) , inclouran els documents següents:
- Ordre de la comissió de servei.
- Liquidació de la comissió de servei. La conformitat a les despeses s’entendrà donada amb la signatura del formulari de liquidació de la comissió de serveis.
- Documentació de suport per a la justificació de les despeses.
- Documents comptables, sense perjudici de la possibilitat de tramitar conjunts de documents comptables relatius a més d’un expedient.
