Si volem localitzar peticions, existeixen dos tipus de cerques: cerca simple i cerca avançada. En aquest apartat veurem el funcionament d'ambdues.
Cerca simple
En el menú superior disposem d'una caixa de cerca simple on podem buscar introduint una cadena:
El sistema busca peticions que coincidisquen amb la cadena introduïda i les mostra com a resultat de la cerca. Concretament, el sistema intenta buscar coincidències amb l'assumpte i el missatge de la petició, i el nom del remitent d'aquesta. Tanmateix, a vegades necessitem realitzar cerques més complexes; per a això, disposem de l'opció Cerca avançada en el menú lateral esquerre.
Cerca avançada
El sistema de cerca avançada es basa en la combinació de filtres sobre diversos aspectes d'una petició: Concretament, es realitza una combinació de filtre / criteri / operador /valor. Els filtres existents en la plataforma són: Petició (dades genèriques de la petició): amb criteris com a Assumpte, Missatge, Referència, Data de Creació, Data de Caducitat, Estat, Prioritzada, Codi Segur de Verificació o Arxivada. Remitent: amb criteris com Person Id (NIF, etc.), Nom, Cognoms, Telèfon, Email o Entitat. Destinatari: amb criteris anàlegs al del remitent. Metadades: amb criteris com ara Nom, Valor o Nom_valor. Documents: amb criteris com a Nom, Extensió (pdf, txt, doc, etc.), grandària en bytes o Tipus (signable, annex). En funció de la mena de filtre/criteri, apareixeran operadors que s'adaptaran a ells. Per exemple, si triem el criteri “Grandària d'un document”, l'operador s'adaptaria a operacions numèriques (“Major que”, “Menor que”, etc.). Amb una cadena, l'operador seria del tipus “Conté”, “Comença per”, “Acaba per”, etc. El sistema permet combinar tants filtres com vulguem, retornant les peticions que coincidisquen amb TOTS els filtres. Per exemple, podríem realitzar una cerca tan complexa com aquesta: “localitza totes les peticions on l'email del destinatari continguera la cadena ‘gmail.com’, l'assumpte continguera la paraula ‘acta’, el missatge incloga la paraula ‘aprovar’, la data de creació fóra superior al 31/12/2010 i inferior al 01/06/2011, tinguera un fitxer el nom del qual incloguera la paraula “reunió”, de tipus PDF i grandària inferior a 1 MB, i a més tinguera una metadada de nom “expediente” i valor “PR/2011/134”.
A més, en el cas que realitzàrem la mateixa cerca habitualment, podem emmagatzemar-la per a reutilitzar-la amb posterioritat, com explicarem en el següent punt.
Buscar per metadada
Per a poder filtrar peticions que tinga una determinada metadada amb un determinat valor s'ha d'usar el filtre de cerca Metadada / Nom=valor. En el quadre de cerca es posarà el key associat a la metadada, després un igual i després el valor de la metadada a localitzar. Exemple, per a buscar les peticions que tenen la metadada tipus amb el valor Contracte:
Els meus filtres
Desplegant l'opció Els meus filtres en el menú lateral de l'esquerra ens apareixeran els filtres personalitzats que tinguem ja creats amb anterioritat, i els possibles filtres globals que els administradors hagen creat a la disposició de tots els usuaris. En el nostre menú personal, en l'opció Filtres de cerca podrem crear i administrar els nostres filtres (que després apareixeran en Els meus filtres, tal com hem explicat en el paràgraf anterior). En crear un nou filtre, apareixerà un formulari molt similar al de la cerca avançada, podent a més definir el seu nom. El procediment seria anar afegint els filtres/criteris que desitgem, i guardar finalment el filtre. També podem editar i eliminar els filtres/criteris que hàgem creat.
Cal destacar que en aquest formulari podem deixar el camp Valor buit. En aquest cas, el sistema ens demanarà el valor en el moment en el qual vulguem utilitzar el filtre. Per exemple, podríem crear-nos un filtre de cerca de peticions pel Criteri Remitent -> Person ANEU (NIF), i deixar el camp valor buit. D'aquesta manera, ens hauríem creat un filtre reutilitzable per a buscar peticions per NIF de remitent, i el sistema ens demanaria que introduciéramos el NIF en usar aquest filtre.
