Per a accedir a l'aplicació, l'usuari ha d'identificar-se en el sistema com un usuari vàlid. Per a això, ha de fer-ho a través d'algunes de les opcions habilitades, totes configurables pels administradors del sistema. Aquestes poden ser: “Entrar amb Certificat local” o “Entrar amb certificat en el núvol” si l'usuari disposa d'un certificat digital instal·lat en el seu propi equip o en remot, respectivament. Mitjançant “Usuari” i “Contrasenya”, si disposa prèviament d'unes credencials vàlides. Finalment, si els administradors del sistema han habilitat l'opció de Verificació de signatures, estarà disponible l'Accés a l'Aplicació de Verificació de Signatures, des de la qual podem introduir un codi de petició per a consultar l'estat d'una petició de signatura.
El sistema pot comportar-se de diverses formes, en funció de la configuració realitzada pels administradors. Quan un usuari s'identifica amb el seu certificat digital, si el sistema no té a aquest usuari donat d'alta, pot comportar-se de diverses formes: no permetent accedir a l'usuari, o permetent autorregistrarse a l'usuari, però necessitant la validació d'un administrador. O fins i tot, permetent un autoregistre directe de l'usuari, que podria començar a operar una vegada finalitze el procés de registre. Si els administradors del sistema han configurat així l'aplicació, l'usuari que accedeix per primera vegada a Viafirma Inbox amb el seu certificat serà dirigit al formulari de registre.
La interfície de viafirma inbox està composta pels següents apartats:
- Capçalera
- Menú principal
- Menú personal
- Calendari i tasques
- Peu
En primer lloc s'incorpora una firma, i si ja en té una incorporada es podrà modificar o eliminar. Si no es defineix un segell de signatura personalitzat es generarà un genèric en el moment de la signatura. Per a usuaris que estan associats a més d'una entitat en lloc de mostrar-se el camp email, es mostra un llistat amb les entitats associades a l'usuari i l'email assignat per a cada entitat. L'usuari podrà seleccionar com vol que siga l'email per defecte per a les notificacions.
En prémer en l'enllaç Redactar del panell lateral esquerre, accedim al formulari de redacció d'una nova petició. Existeixen dues maneres de redacció: la redacció bàsica i l'avançada.
- Redacció bàsica: El contingut de la redacció bàsica dependrà de la configuració de la seua instància. De manera que com a mínim sempre es mostraran els camps destinataris, assumpte, missatge, documents per a signar, documents annexos i nivell de notificació al remitent.
- Redacció avançada: La redacció avançada conté tots els camps disponibles en la redacció.
La primera vegada que s'accedeix a la redacció es mostra la redacció bàsica. La resta d'accessos es mostrarà l'últim tipus de redacció utilitzat. Per a canviar d'una mena de redacció a un altre s'ha de prémer l'enllaç Canviar a redacció avançada o Canviar a redacció bàsica situat en la part superior dreta de la pàgina.
Les indicacions per a redactar i operar amb peticions es poden consultar en la resta de pestanyes d'aquest apartat.
