Coordinación y asesoramiento a los archivos de gestión

El archivo Intermedio proporciona apoyo técnico a los archivos de gestión con el objetivo de organizar la documentación que se envía a las oficinas.

En los archivos de gestión, podemos encontrar documentos de archivo y documentos de apoyo informativo. El objeto genuino del archivo son los primeros. Para diferenciar los dos, hay que fijarse en las siguientes diferencias:

Documentos de archivo:

Tienen un carácter seriado y reflejan las actividades que se prolongan a lo largo del tiempo, constituyéndose en series que se corresponden a las funciones encomendadas a cada oficina (expedientes personales, académicos, de obras, correspondencia, actas …)

Su finalidad se servir como prueba testimonial y material de la actividad encomendada..

Ser ejemplares únicos y originales no editados o reproducidos.

Documentos de apoyo administrativo:

Son aquellos que no han sido producidos por la actividad administrativa y que sirven de apoyo a la gestión.

No son únicos, ni originales (pueden ser reproducciones, fotocopias, circulares, copias de informes, folletos, reproducciones de textos legislativos y normativos, etc.).

No tienen valor probatorio.

No son documentos de archivo y por tanto en ningún caso deberían enviarse al archivo intermedio.