Es el procedimiento habitual de ingreso de fondo al Arxiu Intermedi mediante el cual los expedientes se trasladan entre fases de archivo a lo largo de su ciclo de vida en función de los periodos de permanencia en cada una de las fases. La transferencia se lleva a cabo aplicando el calendario de transferencias e implica el traslado físico y también la responsabilidad de su custodia.
- Este procedimiento también se aplica a los expedientes, fracciones de series y cualquier agrupación documental electrónica originales, junto con sus metadatos a otro sistema, lo cual implica que esta documentación ya no permanecerá al sistema originario.
Los objetivos principales de la transferencia son:
- Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos el uso de los cuales es poco frecuente.
- Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Previamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo Intermedio o al correo-e arxiu.intermedi@uv.es
Se tiene que rellenar la hoja de previsión de transferencia por para tener una idea del volumen de la documentación y de las series a transferir.
La documentación objeto de la transferencia tendrá que estar organizada.
Los Servicios conservarán la documentación que generan hasta el final de la tramitación y siempre que los circunstancias lo permiten durante un periodo mínimo de 3 a 5 años.
La persona encargada de preparar la documentación para remitirla a l'Arxiu Intermedi será la responsable del Archivo de Gestión. El Jefe de servicio tendrá que supervisar esta transferencia y firmar las hojas de transferencia definitivas.
Una vez cargadas los metadatos al gestor documental de archivo, se librará a las unidades productoras las claves de acceso para la consulta identificada de aquella documentación que por varias razones no es visible para todo el mundo al portal del archivo.
Manual procedimiento
El manual de procedimiento es un instrumento común, para unificar los criterios de todos y cada uno de los Servicios de la Universidad, la suma de todas las transferencias realizadas constituye el catálogo general del Archivo Universitario.
Materiales transferencias
Preparación de la documentación a transferir (Word)
Hoja de previsión de transferencia (versión word)
Hoja de transferencia (versión Excel).
