És el procediment habitual d’ingrés de fons a l’Arxiu i Intermedi mitjançant el qual els expedients es traslladen entre fases d'arxiu al llarg del seu cicle de vida en funció dels períodes de permanència en cadascuna de les fases. La transferència es duu a terme aplicant el calendari de transferències i implica el trasllat físic i també la responsabilitat de la seua custòdia.
- Aquest procediment també s’aplica als expedients, fraccions de sèries i qualsevol agrupació documental electrònica originals, juntament amb les seues metadades a un altre sistema, la qual cosa implica que aquesta documentació ja no romandrà al sistema originari.
Els objectius principals de la transferència són:
- Optimitzar l'aprofitament de l'espai, evitant l'aglomeració de documents en les oficines i descarregant-les d'aquells l'ús dels quals és poc freqüent.
- Traspassar a un servei especialitzat les funcions de gestió, conservació (temporal o indefinida), accés i consulta dels documents.
Prèviament a la transferència cal contactar amb l'Arxiu Intermedi (La Bibliotec@ respon o el correu-e arxiu.intermedi@uv.es
S'ha de reomplir el full de previsió de transferència per per a tenir una idea del volum de la documentació i de les sèries a transferir.
La documentació objecte de la transferència haurà d'estar organitzada.
Els Serveis conservaran la documentació que generen fins al final de la tramitació i sempre que els circumstàncies ho permeten durant un període mínim de 3 a 5 anys.
La persona encarregada de preparar la documentació per a remetre-la a l'Arxiu Intermedi serà la responsable de l'Arxiu de Gestió. El Cap de Servei haurà de supervisar aquesta transferència i signar les fulles de transferència definitives.
Una vegada carregades les metadades al gestor documental d'arxiu, es lliurarà a les unitats productores les claus d'accés per a la consulta identificada d'aquella documentació que per diverses raons no és visible per a tothom al portal de l'arxiu.
Manual procediment
El manual de procediment és un instrument comú, per a unificar els criteris de tots i cadascun dels Serveis de la Universitat, la suma de totes les transferències realitzades constitueix el catàleg general de l'Arxiu Universitari.
