Aplicació de les polítiques d’accés als documents, d’acord amb la legislació vigent en matèria de patrimoni i protecció de dades
El règim d’accés als documents que componen les diferents sèries produïdes en l’àmbit de l'administració universitària, ve determinat per les taules de valoració documental emeses per la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA) i al seu defecte, per la legislació vigent en matèria de patrimoni i protecció de dades.
El dret d’accés a la documentació pública ha de trobar un equilibri adequat entre la transparència i la protecció de la privacitat.
El dret d’accés a la documentació pública està recollit en la normativa estatal i autonòmica.
Normativa estatal
Constitució Espanyola a l’article 105 b) diu:
“La ley regulará, b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”.
La Ley 16/1985, de 25 de junio de Patrimonio Histórico Español, a l’artícle 57 especifica:
1. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español a que se refiere el artículo 49.2 se atendrá a las siguientes reglas:
a. Con carácter general, tales documentos concluida su tramitación y depositados y registrados en los archivos centrales de las correspondientes entidades de derecho público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de los delitos.
b. No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabra solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos secretos o reservados, por la autoridad que hizo la respectiva declaración, y en los demás casos, por el jefe del departamento encargado de su custodia.
c. Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.
2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones para la realización de la consulta de los documentos a que se refiere este artículo, así como para la obtención de reproducciones de los mismos.
Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
Capítulo IV: Procedimiento de acceso a documentos y archivos.
Ley 19/2013 de 9 de diciembre de Transparencia, acceso a la información pública y Buen Gobierno.
Título I, cap. III, Derecho de acceso a la información pública, arts. 12 al 24. On es regula el dret d’accés a la informació pública, les seves limitacions, la protecció de dades de caràcter personal, així com el procediment per exercir tant aquest dret d’accés com el règim d’impugnacions.
Ley 39/2015 de 1 de octubre de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas.
Art. 13, Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas.
d) Al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.
Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
Mitjançant aquesta norma, es transposa l’ordenament jurídic espanyol al Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, sobre la protecció de les persones físiques en el tractament de les seves dades personals i la lliure circulació d’aquestes dades. Així mateix, es deroga la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, juntament amb el seu Reglament de desenvolupament aprovat pel Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre.
El Títol III, dedicat als drets de les persones, adapta al dret espanyol el principi de transparència en el tractament de dades establert pel reglament europeu. Aquest regula el dret de les persones afectades a ser informades sobre el tractament de les seves dades i introdueix el concepte d’«informació per capes», àmpliament acceptat en àmbits com la videovigilància o l’ús de dispositius d’emmagatzematge massiu de dades, com les «cookies». Aquest sistema permet proporcionar a l’usuari una informació bàsica inicial, alhora que facilita un enllaç electrònic o un altre mitjà d’accés ràpid i senzill a la informació detallada.
Aquest títol es basa en la facultat prevista pel considerant 8 del Reglament (UE) 2016/679 per complementar el seu règim i garantir una estructura sistemàtica coherent del text legal. A més, la llei orgànica regula els drets fonamentals en matèria de protecció de dades, com ara el dret d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació del tractament i portabilitat.
Normativa autonòmica
Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius
Capítol IV. De l'accés als documents i el seu servici als ciutadans. Especialment els artícles 56 i 59.
Article 56. Dret d'accés
1. Totes les persones físiques i jurídiques tenen el dret a accedir a la informació continguda en els documents custodiats en els arxius del Sistema Arxivístic Valencià, amb les limitacions previstes en la legislació vigent.
2. Totes les persones físiques tenen dret a realitzar investigacions de caràcter cultural, històric o científic en els arxius històrics del Sistema Arxivístic Valencià i a consultar lliurement els documents depositats en estos. Tot això sense perjuí de les restriccions de reserva que afecten als documents per ells custodiats d'acord amb la legislació vigent, o d'aquelles que per raó de la conservació dels documents o de la funció de la pròpia institució puguen establir-se.
Article 59. Normes d'accés als fons documentals dels arxius històrics
1. Es podran consultar lliurement tots els documents que no continguen dades de caràcter personal.
2. Llevat que per llei s'establisquen terminis distints d'accés, es podran consultar lliurement tots els documents que continguen dades de caràcter personal, quan hagen transcorregut 25 anys des de la mort de la persona, o bé 50 anys a partir de la data dels documents si el moment de la defunció no és conegut.
3. En el cas que no hagen transcorregut els terminis assenyalats en l'apartat anterior i la informació continguda en els documents afecte la seguretat, l'honor, la intimitat, la pròpia imatge o qualssevol altres dades la reserva de les quals tutelen les lleis, estos només podran ser consultats pels seus titulars o successors. No obstant això, estos documents podran ser consultats per altres persones si les persones la intimitat de les quals puga ser afectada donen el seu consentiment exprés per escrit, així com en els casos i les condicions assenyalats per la legislació.
4. Sempre que siga possible, la consulta es realitzarà a través de còpies, a fi de preservar millor la documentació original. La consulta dels originals només es realitzarà quan la investigació ho requerisca, amb l'autorització prèvia del director de l'arxiu.
5. Els documents integrants del patrimoni documental valencià depositats en un arxiu històric que pertanguen a persones físiques o institucions privades podran ser consultats en els termes assenyalats en este article. Per als documents depositats no integrants d'este patrimoni vigirà el que pacta la constitució del depòsit o comodat.
Llei 1/2022, de 13 d'abril, de la Generalitat, de Transparència i Bon Govern de la Comunitat Valenciana
Capítol III, Dret d’accés a la informació pública, arts. 27 al 37.
Accés a la documentació pública, arts. 27 al 37.
