¿Qué son?
- Son contratos de naturaleza privada y vinculantes que establecen las condiciones en las que una parte (la parte reveladora) divulga información confidencial a otra parte (la parte receptora). Lo habitual es que la información divulgada sea valiosa para la parte reveladora, de ahí el interés en mantenerla alejada del dominio público. Normalmente se firman con carácter recíproco, es decir, la obligación de confidencialidad compromete a ambas partes.
¿Para qué sirven?
- Se usan para minimizar los riesgos de una posible revelación de información, cuando existe necesidad de facilitar acceso a la información confidencial, entendiendo que ninguna de las partes la divulgará y que además será utilizada única y exclusivamente para la finalidad acordada entre las partes. Claros ejemplos serían: conversaciones previas ante la posibilidad de acometer un proyecto de I+D; la preparación entre varios participantes de un proyecto en cooperación; proyectar un prototipo o la información que se intercambia previa a la firma de una licencia de explotación.
¿Quién los firma?
- Por normal general el acuerdo de confidencialidad lo firma el PDI responsable de los trabajos o del proyecto cooperativo a desarrollar (hay que tener en cuenta que el intercambio de información confidencial compromete directamente a este PDI) y por el vicerrector o vicerrectora con competencias delegadas en innovación y transferencia.
Que debe de incluir el acuerdo:
- Definir claramente el concepto de “información confidencial” y lo que se considera como tal; describir de la forma más concisa posible el objeto de la colaboración entre las partes y la finalidad del intercambio de la información confidencial.
- Indicar restricciones de uso para la otra parte (se va a usar para….).
- Definir la duración del período de intercambio de información y de la “obligación de confidencialidad” una vez finalizado dicho intercambio, que podrá ser ilimitada (desaconsejable) o un período limitado de tiempo, pero siempre cubriendo la necesidad de confidencialidad de cada caso y contemplar también las situaciones por las que se extingue el acuerdo de confidencialidad.
- Delimitar las personas que van a estar sujetas a la obligación de confidencialidad y de los terceros que, sin ser parte del contrato, tienen vinculación con alguna de las partes: es frecuente encontrar contratos cuya obligación de confidencialidad se extiende a compañías vinculadas, o filiales.
- Incluir las excepciones a la confidencialidad y cuando la información deja de ser confidencial: cuando, legalmente, la información en cuestión ya se ha hecho pública; sea conocida o proceda de un tercero.
- Establecer las causas de incumplimiento por divulgación de la información confidencial, entre otras y la posibilidad de indemnización.
- Definir la vigencia de las obligaciones de confidencialidad posteriores al contrato, una vez haya expirado su vigencia (por ejemplo, devolución o eliminación de la información en cualquier soporte, etc.).
Y además…
- Aunque el acuerdo de confidencialidad puede ser unilateral o recíproco, es aconsejable la reciprocidad, aunque sólo sea una parte la que tiene información confidencial valiosa, dejando claramente reflejado en el acuerdo que la confidencialidad afecta a todas las partes firmantes.
- El PDI responsable del acuerdo de confidencialidad debe asegurarse que dicha obligación se hace extensiva a todo el personal que comparte dicha información (personal de laboratorios, estudiantes, colaboradores externos, asesores, subcontratistas), adoptando las medidas técnicas y organizativas que sean precisas.
- La mayoría de contratos y convenios incorporan cláusulas de confidencialidad y publicación de resultados, no está de más la firma de un acuerdo de confidencialidad previo al inicio de las negociaciones, ya que ser fundamental para proteger la información que se comparte, aunque quepa la posibilidad de que finalmente no se alcance ningún acuerdo para el desarrollo de un proyecto.
- Si, tras el intercambio de información confidencial, las partes concluyen con la firma de un contrato o convenio para el desarrollo de trabajos, será necesario, a la hora de redactar la cláusula de confidencialidad de este segundo acuerdo, tener en cuenta el documento de confidencialidad firmado previamente y mencionarlo en los exponendos del nuevo contrato o convenio.
- Los contratos de confidencialidad tienen una vigencia, que es el plazo durante el cual se intercambia la información, pero las obligaciones de confidencialidad se extienden más allá de la propia vigencia del contrato, ya que la no divulgación de la información seguramente se extienda durante un período más o menos largo de tiempo (5, 10 años) después de finalizar el contrato.
- Es altamente recomendable que quede constancia por escrito (mediante actas, recibos,...) de la Información que se transfiere y su fecha, marcándola asimismo como “información confidencial”.
¿Qué son?
- Son acuerdos de naturaleza privada que regulan la transferencia (entrega, recepción o intercambio) de materiales diversos como muestras de laboratorio o de productos, cepas bacterianas, proteínas, productos químicos, prototipos, transferencia de datos o software, entre las partes suscribientes, con el objetivo de testar, evaluar o validar por la parte receptora el material recibido.
- La Universidad puede actuar como entidad receptora (la que recibe el material para trabajar con éste) o como entidad proveedora (presta el material).
¿Para qué sirven?
- Pueden tener varios usos: la ejecución de trabajos de investigación; evaluar la oportunidad de firmar después un contrato o convenio para el desarrollo de un proyecto; la realización de estudios de viabilidad para comprobar si el material es compatible con las instalaciones de la parte receptora; testar el material para futuras colaboraciones de I+D o para el suministro de muestras o prototipos a futuras partes contratantes, entre otros. También es frecuente antes de proceder con la firma de una licencia de explotación de un resultado.
- Muchas veces, los MTA se firman para asegurar los derechos de propiedad industrial o intelectual y la confidencialidad del proveedor del material contra la posible divulgación o apropiación por la parte receptora.
¿Quién los firma?
- Van suscritos por el vicerrector o vicerrectora con competencias delegadas en innovación y transferencia y se acompaña con la firma el PDI responsable y receptor o proveedor del material.
Que debe de incluir el acuerdo:
- Definir con claridad el objeto del acuerdo y describir el material a transferir (preferiblemente a través de anexos y lo más detalladamente posible), evitando imprecisiones que puedan dar lugar a controversias futuras.
- Incluir una cláusula de “definiciones”, para no dar lugar a falsas interpretaciones.
- Definir y limitar, clara y específicamente, el uso que se va a hacer del material transferido por parte de la entidad receptora. El uso permitido puede estar relacionado con el desarrollo de un proyecto de investigación específico o a la realización de un estudio o evaluación. Reflejar el uso excluido (normalmente uso con fines comerciales).
- Definir si la transferencia se realizará a título oneroso o gratuito, según lo que acuerden las partes.
- Detallar que entidad se hará cargo de los gastos de transporte, mantenimiento durante el transporte y exportación, en su caso. Por lo general, suele encargarse la entidad receptora.
- Redactar una cláusula de confidencialidad estricta: exponer las obligaciones de confidencialidad, las responsabilidades en caso de incumplimiento y regular la posibilidad de publicación de los resultados.
- Delimitar la propiedad de los posibles resultados o futuros derechos que puedan generarse como consecuencia de los trabajos realizados, si el material transferido es objeto de nuevas mejoras o investigaciones, y los derechos de acceso.
- Definir la duración del acuerdo.
- Puesto que el material transferido puede ser tóxico o peligroso, es conveniente reflejar la obligación de la entidad receptora de adoptar las medidas necesarias y de mantener indemne al proveedor ante cualquier responsabilidad que, de forma general, tenga su origen en la utilización del material transferido.
Y además…
- Si el material objeto del acuerdo tiene derechos de propiedad industrial o intelectual protegidos, es necesario prestar mucha atención a las condiciones de confidencialidad y no divulgación.
- Para el caso de materiales propiedad de la UV, hablamos de resultados que, de acuerdo con la Ley de Economía Sostenible y la Ley 14/2011, forman parte de su patrimonio de las universidades y organismos públicos de investigación y se rigen por el derecho privado.
- Respecto a las cuestiones éticas, el MTA prohíbe cualquier uso del material biológico en seres humanos y estar a lo que se indique en los comités de ética correspondientes, la responsabilidad en materia de bioseguridad y la normativa que, en su caso sea de obligado cumplimiento, por ejemplo, la Ley 14/2007 de Investigación Biomédica y su normativa de desarrollo, si el material es de origen humano.
¿Qué son?
- Las donaciones (dinerarias o en especie) se definen como “el acto de liberar por el cual una persona/entidad dispone gratuitamente de una cosa en favor de otra, que la acepta”, tienen el carácter de puras, simples e irrevocables y pueden ser realizadas tanto por personas físicas o jurídicas, residentes o no en España.
- En el mecenazgo, o bien un particular o bien un sujeto de derecho privado, hace aportaciones a la Universidad, con carácter altruista y benéfico, para ser destinadas a los fines que les son propios o de interés general, sin exigir la entrega de ningún resultado. A cambio, la universidad se compromete a difundir, por cualquier medio, la participación de la entidad colaboradora en dichas actividades.
- La donación o el mecenazgo no puede amparar ninguna contraprestación a favor de la entidad colaboradora. Por lo tanto, en ningún caso, estas colaboraciones pueden considerarse una prestación de servicios.
¿Para qué sirven?
- Mediante las donaciones, se puede donar a favor de la universidad aportaciones dinerarias o bienes presentes (inmuebles libros, vehículos, derechos…) del donante, o parte de ellos, para el uso y disfrute de, en este caso, la universidad. A veces se trata de donaciones que se realizan con carácter general (la donación de una biblioteca, para el uso y disfrute de la comunidad universitaria) o con un carácter más específico (una donación para colaborar en un proyecto de I+D determinado).
- En el mecenazgo la aportación económica sirve para el desarrollo de una serie de actividades relacionadas con su objeto social.
¿Quién los firma?
- El rector o rectora, o bien los vicerrectores o vicerrectoras con competencias delegadas.
Que debe de incluir el acuerdo:
- En muchos casos, las donaciones no se regulan a través de convenios. Es suficiente un escrito del donante y la emisión del certificado de donación por parte de la universidad, aunque eso no impide que pueda aparecer mencionada la colaboración del donante en cualquier acto de difusión. Otras veces se firman acuerdos de donación, con un formato mucho más sencillo.
- Normalmente los mecenazgos se regulan a través de convenios de colaboración empresarial.
- En ambos casos, pueden tenerse en cuenta los siguientes puntos del acuerdo:
- Se deberá indicar el tipo de aportación de la entidad: si es monetaria o en especie.
- Asimismo, se reflejará el destino de la ayuda, con mención expresa de los proyectos o las actuaciones a los que se destinará la aportación.
- En el caso de los mecenazgos, en el convenio de colaboración empresarial, debe de reflejarse que la universidad, como entidad beneficiaria, se compromete a difundir, por cualquier medio, la participación de la entidad colaboradora en dichas actividades.
Y además…
- No confundir con el Contrato de Patrocinio, en el cual la entidad que aporta los fondos espera un beneficio normalmente publicitario, por lo que estaríamos hablando de un contrato de servicios.
- Las donaciones y el mecenazgo están reguladas en la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo. Se trata asimismo de una de las bases normativas sobre la que se sustentan las cátedras de la Universitat de Valencia.
- Tanto la entidad privada como el particular que realiza aportaciones (dinerarias o en especie) a una entidad beneficiaria de mecenazgo o donaciones, podrá obtener incentivos fiscales en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades, según corresponda.
- Se trata de operaciones NO SUJETAS A IVA. Como justificante, puede emitirse un certificado de donación.
¿Qué son?
- Los Acuerdos de Consorcio son contratos o convenios, realizados entre diferentes entidades (los "socios del consorcio”), para exponer los derechos y obligaciones durante una asociación temporal con el propósito de llevar a cabo conjuntamente un proyecto concreto.
¿Para qué sirven?
- Estos acuerdos minimizan la probabilidad de disputas posteriores, al proporcionar los derechos y obligaciones de las partes en relación a un proyecto en común, junto con los derechos de acceso y/o explotación que se concederán a los socios en relación a los resultados del proyecto.
- Normalmente se usan para la realización de actividades de I+D+i y su origen puede encontrarse en programas de I+D colaborativa, que convocan las administraciones públicas o entidades privadas, de proyectos europeos (Consortium Agreement), una licitación pública nacional o internacional, de un mecenazgo o incluso de financiación propia entre las partes.
¿Quién los firma?
- Los acuerdos de consorcio los suscribe el rector o la rectora o los vicerrectores y vicerrectoras con competencias delegadas en materia de I+D+i.
Que debe de incluir el acuerdo
Se trata de acuerdos muy complejos que deben de ser negociados por personal con experiencia en la materia. Algunos de los aspectos a negociar son:
- Definir el objeto (el proyecto a desarrollar) y los plazos de ejecución.
- Listar los conocimientos previos que aporta cada socio y que serán necesarios para el desarrollo del proyecto. Se deberán indicar los derechos de acceso durante el desarrollo del mismo y, si es el caso, las condiciones para usar dicho conocimiento en caso de una ulterior explotación de los resultados obtenidos.
- Describir las normas de gestión del consorcio: organización, coordinación, mecanismos para la toma de decisiones, entrada o salida de alguno de los socios, cambios en el presupuesto…
- Duración y vigencia. Si son acuerdos supeditados a la aprobación de una ayuda, el acuerdo estará supeditado a su concesión (si se ha firmado anteriormente), al igual que su fecha de inicio.
- Respecto a los resultados obtenidos, indicar propiedad; entidad encargada de la gestión de los títulos de propiedad en caso de copropiedad de los resultados; derechos de acceso durante el desarrollo del proyecto y normas para la explotación posterior.
- Establecer normas relacionadas con la confidencialidad y las publicaciones.
- Cláusulas relacionadas con las condiciones que van a regular el desarrollo del proyecto: compromisos y obligaciones de las partes; distribución de tareas y la financiación y la entidad que actuara como interlocutora antes la administración concedente, en el caso de que sean convenios supeditados a la concesión de alguna subvención.
Y además…
- Son acuerdos complejos ya que debe desarrollarse en paralelo una negociación con muchos socios con intereses, a veces, contrapuestos. Si además son acuerdos destinados a la presentación de proyectos a convocatorias públicas, hay que tener presente las bases reguladoras y la convocatoria, además de su complejidad, tanto a la hora de tramitarse como de justificarse.
- En acuerdos destinados a la presentación de convocatorias públicas, éstos pueden firmarse de forma voluntaria (la UV los pide) o por exigencia de la convocatoria, y en este último caso puede ser requerido con anterioridad a la concesión de la subvención o una vez concedida la ayuda, ajustando sus términos a las características y condiciones de la financiación.
- En estos últimos acuerdos, las partes, y tal y como indica la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, se debe de tener muy presente las responsabilidades que los participantes asumen, por sí mismos o de forma solidaria y tanto financieras como técnicas. Así se establece que cada parte beneficiaria será responsable del cumplimiento de las actividades que se hubiera comprometido a realizar, y, además, responder de las obligaciones de reintegro o de las sanciones que se puedan imponer como consecuencia del incumplimiento de sus compromisos. En el caso de que un participante no responda frente a dichas obligaciones, cada miembro responderá solidariamente.
- En estos acuerdos es imprescindible tener en cuenta lo relacionado con la propiedad intelectual e industrial, tanto sobre el conocimiento previo que se aporta como sobre los resultados obtenidos. En líneas muy generales:
- Se puede acordar que los derechos de acceso al conocimiento previo y de los resultados, se podrán ceder para el uso exclusivo del desarrollo del proyecto. Si los conocimientos previos se precisan para explotar el resultado y, siempre que se esté en condiciones de cederlos, se recomienda una licencia de uso no exclusiva con una contraprestación económica.
- Respecto a los resultados generados en el proyecto, son propiedad de quien los genera. Si se obtienen entre varios participantes y no se pueden dividir, será copropiedad, que quedará regulada mediante un acuerdo de cotitularidad. En este caso, la UV deberá ofrecer sus resultados a quién quiera explotarlos, a través de licencias, notificándolo antes al resto de las partes.
¿Qué son?
- Son acuerdos de naturaleza civil que se pueden definir como el préstamo por parte de una entidad (el comodante) a otra (el comodatario) de un bien durante un plazo determinado para su uso y disfrute. Transcurrido dicho plazo, el bien deberá ser devuelto a su propietario.
- La UV puede firmar comodatos con otras entidades públicas o con entidades privadas.
¿Para qué sirven?
- Se pueden prestar equipos, bienes no fungibles, muebles, inmuebles, etc. para, generalmente, el desarrollo o actuaciones de proyectos de I+D o pruebas de viabilidad y el préstamo se hace con carácter gratuito.
¿Quién los firma?
- El rector o rectora, o bien los vicerrectores o vicerrectoras con competencias delegadas en innovación y transferencia o en investigación, si nos referimos a comodatos relacionados con la I+D+i.
Que debe de incluir el acuerdo
A fin de evitar problemas futuros, en los contratos de comodato se requieren algunas cláusulas específicas:
- Definición detallada de la cosa prestada y de su uso, así como los límites de uso.
- Fechas exactas de inicio y finalización de la cosa prestada.
- Fecha de entrega del bien, para que empiece a ser usado.
- Gastos que genera la cosa prestada. Durante el plazo de duración del comodato, se deberá estipular quién se hace cargo de los gastos de mantenimiento, impuestos, servicios…
- Debe de especificarse claramente que el acuerdo es a título gratuito, no oneroso.
- Igualmente se detallará a quién pertenece la propiedad del bien (el comodante) y que ésta no se cede al comodatario en virtud de este acuerdo, ya que sólo tendrá derecho de uso.
- Incluir un valor de tasación del bien prestado, haciendo constar la conformidad de las partes sobre dicha cantidad.
- Las partes deben de dar la conformidad por el estado de funcionamiento del bien en el momento de la firma del acuerdo. Es aconsejable también emitir un documento de recepción del bien en el momento de la entrega y en el momento de la devolución, certificando su buen estado.
- Se deben de definir muy claramente las obligaciones y responsabilidades que adquiere cada parte durante el tiempo de vigencia del acuerdo. El código civil define muy bien estas responsabilidades:
- Obligaciones del comodatario:
- Usar correctamente el bien, en los términos y condiciones convenidos en el acuerdo.
- Asumir los gastos ordinarios de uso y conservación.
- Responsabilizarse por el deterioro o la pérdida del bien, si lo destina a un uso distinto del convenido o los conserva en su poder más tiempo del pactado, aunque sea por caso fortuito.
- Responder por los daños que los bienes prestados causen a terceros.
- Restituir los bienes al término del comodato.
- Todos los comodatarios a quienes se presta conjuntamente algo, deberán de responder solidariamente.
- Obligaciones del comodante:
- Facilitar la cosa prestada.
- Sólo podrá reclamar el bien prestado cuando se haya concluido el uso para el que se prestó. Si necesitara utilizarla urgentemente, sólo puede reclamar su restitución.
- Reclamar el bien si en el contrato no se hubiera estipulado ni el uso, ni la duración del comodato.
- Pagar los gastos extraordinarios que surgieran a raíz de su uso, así como seguros obligatorios, impuestos, contribuciones y gravámenes que recaigan sobre el bien prestado, salvo pacto en contrario.
- Avisar de los vicios ocultos del bien (si los tuviera). En caso contrario, responderá de todos los daños que sucedieran por dicha causa.
- Definir las causas de rescisión del contrato.
Y además…
- Son acuerdos de mera tenencia, es decir, al comodatario no le pertenece el bien que usa durante un tiempo determinado porque el comodante conserva la propiedad de lo prestado. No se contempla tampoco la opción de compra por parte del comodatario posteriormente.
- El comodante ha de tener la posesión del bien, tiene que ser el propietario, arrendatario o usufructuario.
- El objeto del contrato de comodato ha de ser un bien NO FUNGIBLE.
- Son acuerdos gratuitos (el comodante no recibe nada a cambio). Se presta para que sea utilizado por un periodo de tiempo determinado y después se devuelve. Si interviene algún pago por parte del que disfruta el uso, el acuerdo deja de ser de comodato y si adquiere la forma de préstamo con pago de intereses, entonces sería un préstamo o arrendamiento.
- Salvo que se autorice expresamente, el comodatario no podrá ceder el derecho a un tercero. Si existe esta posibilidad, el derecho quedará extinguido cuando finalice el derecho del comodante.
- El comodatario no debe de responder del deterioro sobrevenido por el sólo uso y donde no haya tenido responsabilidad.
- El objeto de estos contratos es facilitar a empresas o instituciones ajenas a la UV el uso de espacios, instalaciones o equipamientos de la universidad para el desarrollo de una actividad durante un tiempo determinado.
- Normalmente surgen por necesidades sobrevenidas en el desarrollo de un contrato o proyecto colaborativo. También se incorporan cláusulas acerca del uso de espacios y equipamiento en convenios de acuerdos de consorcio o en unidades mixtas y asociadas, donde, debido es necesaria la participación conjunta en las mismas instalaciones del personal de la UV junto con el de la otra entidad.
- En estos casos se comparten espacios o equipos y, dependiendo del trabajo, puede solicitarse algún tipo de remuneración.
- Junto con el espacio hay que regular la estancia de las personas de la otra entidad en la UV.
¿Qué son?
- Son contratos de naturaleza privada donde el patrocinado (normalmente la universidad), a cambio de una ayuda económica para la realización de actividades deportivas, benéficas, científicas, culturales o de otra naturaleza, se compromete a colaborar en la publicidad del patrocinador (entidad patrocinadora).
¿Para qué sirven?
- La finalidad es que la entidad patrocinadora colabore en la realización de una actividad o actuación del patrocinado (la universidad). La universidad, por su parte, en calidad de entidad patrocinadora, se compromete a colaborar en la publicidad del patrocinador durante la ejecución y realización la actividad o actuación que se detalla en el contrato.
- Se trata de un contrato de servicios, mediante el cual la universidad da un servicio publicitario a la empresa que aporta una ayuda económica a la actividad para la que va a ser patrocinada.
¿Quién los firma?
- Los vicerrectores y vicerrectoras con competencias para la firma de acuerdos y bajo cuya gestión vaya a recaer la actividad patrocinada.
Que debe de incluir el acuerdo:
- Definir en el objeto, la actividad que va a ser patrocinada (jornadas, congresos, encuentros…). En el anexo es recomendable ampliar la información detallando fechas, lugar de realización, etc.
- Definir la duración y las posibles prórrogas. Puede hacerse para actividades puntuales o bien para algo más duradero.
- Indicar el importe del contrato, que llevará IVA aparte, y la forma de pago.
- Definir las contraprestaciones que la entidad patrocinadora va a recibir por dicho pago (inclusión de la imagen de marca en determinado material, instalación de soportes publicitarios, papelería, cesión de espacios publicitarios, comunicación, etc.).
- Responsabilidades de la entidad patrocinada, incumplimiento y penalizaciones, en su caso.
Y además…
- Los contratos de Patrocinio están regulados en la Ley 34/1988, de 11 de noviembre, General de Publicidad, modificada por la Ley 29/ 2009, de 30 de diciembre, por la que se modifica el régimen legal de la competencia desleal y de la publicidad para la mejora de la protección de los consumidores y usuarios, por lo que este tipo de contratos se regirán por las normas del contrato de difusión publicitaria en cuanto le sean de aplicación.
- No se trata de una ayuda económica desinteresada. Se trata de una prestación de servicio publicitario, por lo que la ayuda económica debe ser facturada con el IVA correspondiente.
- No confundir con los convenios de mecenazgo o donaciones, aportaciones desinteresadas para el ejercicio de actividades que les son propias o que presenten un carácter de interés general, sin exigir contrapartida directa o resultados a la entidad beneficiaria, y donde ésta puede difundir la colaboración de la entidad colaboradora en las actividades realizadas, relacionando la imagen de la entidad con valores sociales.
