El procediment s'inicia quan l'interessat envia una sol·licitud o instància a través de la Seu electrònica de la UV.
Aquest tràmit permet canalitzar les peticions o requeriments de persones vinculades (inclòs l'alumnat) amb la Universitat de València cap a les diferents unitats funcionals. És un procediment administratiu molt simplificat: Inici-Instrucció-Terminació.
Les Unitats de gestió tenen infinitat de procediments administratius relacionats amb persones vinculades a la UV.
S'ha integrat la plataforma d'administració electrònica de la Universitat (TACTICA) amb la VALISA electrònica. A través de la instància les persones vinculades a la Universitat es podran relacionar amb les unitats de gestió i podran tramitar els procediments administratius.
En integrar TACTICA (Entreu-Tramitem) amb la VALISA, transformem aquesta última en una eina de gestió d'expedients electrònics.
El procediment electrònic de la instància interna és un procediment que conté les fases bàsiques de qualsevol tràmit: INICIACIÓ, INSTRUCCIÓ i TERMINACIÓ.
És necessari que el formulari de presentació complisca amb els requeriments necessaris, és a dir, que incorpore les dades necessàries per a poder conformar la instància d'acord amb el que estableix la llei:
- Nom i cognoms de la persona interessada o de la persona que la represente.
- Identificació del mitjà electrònic o, si no n'hi ha, del lloc físic per a dur a terme les notificacions.
- Fets, raons o petició que es vulga fer arribar a l'administració.
- Lloc i data.
- Signatura de la persona sol·licitant.
- Òrgan, centre o unitat administrativa a la qual es dirigeix i el seu codi d'identificació.
- Grup o circuit de gestió habilitat per la Unitat Destinació.
Addicionalment el formulari comptarà amb la possibilitat d'adjuntar documentació addicional, i requerirà a més que es genere un rebut acreditatiu de la presentació d'aquesta documentació, d'igual manera que s'ha de generar un rebut acreditatiu de la presentació de la sol·licitud o instància.
També és necessari afegir una pestanya DECLARACIÓ RESPONSABLE en la qual la persona interessada manifesta, sota la seua responsabilitat, que compleix amb els requisits establits en la normativa vigent per a poder obtindre el reconeixement d'un dret o facultat per al seu exercici, que disposa de la documentació que l'acredita i que l'administració li pot requerir aquesta documentació i, finalment, que es compromet a mantindre el compliment de les anteriors obligacions durant el període de temps inherent al reconeixement del dret o exercici.
El formulari inclourà també una pestanya que informe sobre el tractament de les dades de caràcter personal que se subministren a l'administració i el compliment de la LOPD.
El grup o circuit de gestió marcarà la destinació de la sol·licitud.
Una vegada enviada la sol·licitud per part de l'interessat, es procedirà a anotar en el registre l'assentament corresponent a aquesta sol·licitud amb la següent informació:
- Número d'assentament
- Epígraf expressiu de la seua naturalesa
- Data i hora de presentació
- Identificació de la persona interessada
- Òrgan administratiu remitent (si escau)
- Persona o òrgan administratiu al qual s'envia
- Referència al contingut del document que es registra (si escau)
Es generarà el corresponent rebut o justificant de presentació de la instància que consistirà en una còpia autenticada del document de què es tracte amb la data i hora de presentació i un número d'entrada en el registre i igualment, en cas d'haver presentat documentació addicional, un rebut acreditatiu de la presentació d'aquests documents que garantisca la seua integritat i el no repudi.
A partir d'aquest moment la persona sol·licitant podrà veure l'evolució de l'expedient en ‘el seu lloc personal’. Hi podrà adjuntar documentació addicional i rebre i atendre les notificacions que li envie el personal de la Universitat.
En primer lloc, es mostren els documents adjuntats per l'usuari en l'enviament de la sol·licitud (apartat DOCUMENTACIÓ REBUDA).
Prement en el botó “Adjuntar fitxer intern” podem adjuntar documents a l'expedient:
Els documents que adjunte el gestor apareixeran en l'apartat DOCUMENTACIÓ INTERNA. Des de l'expedient electrònic també es pot adjuntar la documentació interna necessària per a la gestió del tràmit.
Revisar la documentació rebuda:
- Es pot revisar la documentació aportada per l'usuari posteriorment a la presentació de la sol·licitud.
- Es pot comprovar si hi ha nova documentació accedint a l'expedient:
I, després, accedint a l'apartat Documentació:
