El sistema pot comportar-se de diverses formes, en funció de la configuració realitzada pels administradors. Quan un usuari s'identifica amb el seu certificat digital, si el sistema no té a aquest usuari donat d'alta, pot comportar-se de diverses formes:

• No permetent accedir a l'usuari.
• Permetent autoregistrar-se a l'usuari, però necessitant la validació d'un administrador.
• O fins i tot, permetent un autoregistre directe de l'usuari, que podria començar a operar una vegada finalitze el procés de registre.

Si els administradors del sistema han configurat així l'aplicació, l'usuari que accedeix per primera vegada a Viafirma Inbox amb el seu certificat serà dirigit al formulari de registre.