A continuación os exponemos normas y recomendaciones de estilo a la hora de cumplimentar el formulario de eventos para la agenda corporativa UV. La limitación de caracteres es otro aspecto que se debe cumplir escrupulosamente ya que su visualización en la web queda mediatizada por ella. Hay que tener en cuenta que en castellano el número de caracteres normalmente es mayor.

Datos

Título

• Se debe introduir en el formulario en los tres idiomas preferiblemente.
• El número de caracteres máximo es de 80, pero se recomienda que no supere los 60 para mantener la cohesión cuando se publica.
• Hace referencia al nombre del evento  (de la conferencia, libro que se presenta, película, obra de teatro, etc.) pero si este es muy largo, se pone el tipo de evento como título y en el primer párrafo de la descripción (siguiente campo) se concreta el nombre.
• Generalmente no se debe utilizar mayúsculas, solo la letra inicial de la primera palabra.

Descripción

• No existe un máximo de caracteres.
• El primer párrafo debe incluir:
• Tipo de evento: cine, debate, presentación de libro, concierto, charla, etc.
• Si pertenece a un ciclo, se debe indicar.
• Los que intervienen, si disponemos de esa información.

• Se recomienda que se redacte con tota la información disponible para que la descripción del evento sea lo más completa posible.  Ahora bien, tampoco en exceso. Si disponemos de mucha información al respecto,  debemos utilizar la opción de adjuntar un documento (campo que se encuentra más abajo)
• Si es necesario se pueden hacer aclaraciones sobre horarios en este apartado porque hay eventos muy complicados a la hora de establecer los periodos.

Tipo de evento

Nos muestran diferentes tipos de evento y hay que elegir el o los más adecuados señalando la casilla de verificación.

Lugar

• No existe un máximo de caracteres.
• Se recomienda poner todas las indicaciones necesarias para el lugar pero que no quede demasiado largo.
• No utilizar siglas.

Dirección de contacto

Se trata de la dirección del correo electrónic genérico de la entidad organizadora o de la persona encargada de la difusión y/o creación del evento.

Organiza

• No existe un máximo de caracteres.
• Se recomienda poner todas las entitdades que organicen pero que no quede demasiado largo.
• No utilizar siglas.

URL del evento / URL de la organización

• Se recomienda no dejar en blanco estos campos, o al menos uno de ellos, porque cuando se “pinta” se deja un espacio en la ficha donde se indica en la ficha donde se indica “Más información” y queda en blanco si no lo añadimos.
• Se debe enlazar con la página donde se puede encontrar más información.  O bien del evento en concreto, si la tiene, o bien de la entidad que la organiza, o mejor incluso de las dos.

Fichero adjunto

• Aparece la opción de examinar.  Entonces, si disponemos de un documento para ampliar la información sobre el evento que queremos difundir, solo habrá que añadirlo desde la ubicación que tenga.
• Aparece en el epígrafe de “Más información” al lado de URL del evento y/o  URL de  la organización. Como ya hemos comentado, cuando podemos disponer de él queda mucho mejor porque es más completa la referencia al evento.

Imagen

• Aparece la opción de examinar.  Entonces, si disponemos de una imagen para ilustrar el evento que queremos difundir, solo habrá que añadirla desde la ubicación que tenga.
• El formato debe ser:  “jpg”,  “gif” o “ png”
• El gestor la coloca directamente al espacio reservado cuando se “pinta”.
• Es imprescindible añadir imágenes porque visualmente es mucho más enriquecedor.
• La imagen debe ser de 850x596 píxels. 

Texto alternativo para ser accessible

• Es un texto obligatorio que hace referencia a la imagen en caso de tenerla.
• Sirve para que las personas con discapacidad visual cuando utilizan sus navegadores clican en la imagen, lee el texto.
• Debe de ser un texto breve que describa la imagen pero que a la vez, haga referencia al evento en concreto.

Periodos

Periodo del evento

• Los eventos pueden presentar una casuística muy variada respecto a la determinación de su duración en el tiempo y su horario.
• Lo más habitual es que el evento se realice en un día en concreto y en un horario establecido.
• Por este motivo, esta parte está expresada como campos obligatorios.
• Fecha, día de la semana y horario.  Respecto al horario hay que indicar el de inicio y el de finalización.
• Si no se conoce cuando acaba, se deberá poner una hora de forma aproximada.
• Para elegir el día se usa el calendario. Y el horario se pone a mano utilitzando la banda.
• Para elegir el día  de la semana se selecciona del cuadro. 
• Al marcar, se queda de color azul. Si queremos añadir otro día, debemos marcar manteniendo pulsada la tecla de Ctrl y así se añadirá.  Si no lo hacemos así se deseleccionará la anterior.

Caso 1: Conferencia. Martes 23 de noviembre de 17:00 a 18:30 h.

Este es el ejemplo más simple y sencillo.
En el primer periodo se establece la misma fecha de inicio y de final, se indica en los días de repetición, únicamente el martes, y respecto a la hora, la de inicio y la de finalización (si no se sabe, se establece de forma aproximada pero amplia).

Otros periodos (opcional)
A continuación planteamos diferentes casos que se pueden presentar con eventos con cierta complejidad en la inserción de los datos temporales.

Caso 2: Curso. Martes 23 de noviembre de 10:00 a 13:00 h. y de 17:00 a 20:00h.

Se establece un único periodo de 10:00 a 20:00 y se señala en el apartado de descripción el horario completo con detalle explicando la interrupción de mediodía.
Se indica en los días de repetición, el martes.

Caso 3: Exposición. Del viernes 2 de diciembre al domingo 18 de diciembre. Cierra los lunes. De martes a sábado es de 10:00 a 14:00 h. y de 16:00 a 20:00h. Y los domingos, únicamente horariode mañana: 10:00 h a 14:00 h.

Primer periodo, fecha de inicio 2 de diciembre, fecha final 18 diciembre.  Se señalan todos los días menos los lunes y domingos . Horario de 10:00 a 20:00 h.  Se explica en la descripción el horario completo con la interrupción de mediodía.
Segundo periodo, fecha de inicio 2 de diciembre, fecha final 18 de diciembre. Se señala como día de repetición domingo y el horario de 10:00 a 14:00 h.

Casa 4: Curso. Del martes 15 de noviembre al viernes 23 de diciembre. Del lunes 9 de enero al 20 de gener. Lunes y miércoles, de 15:00 a 18:00 y martes y jueves, de 10:00 a 13:00 h.

Los dos periodos de tiempo están claros: del 15 de noviembre al 23 de diciembre y del 9 al 20 de enero. Pero tenemos dos horarios diferentes a lo largo de la semana, así que se debe describir de forma muy concreta los horarios establecidos según los días de la semana en el apartado de descripción.
Otra opción es hacer dos eventos. Uno para la primera parte del curso y otro evento para la segunda parte (esta explicación se debe incluir en la descripción). Y establecer dos periodos de eventos (las mismas fechas) pero marcando los días diferentes con los horarios diferentes.  Se debería estar pendiente y cuando “caducara” el primer evento se copia pero se modifican las fechas.

Cas 5: Teatro. Del jueves 15 de diciembre a domingo 18 de diciembre. Jueves y sábado: 2 actuaciones. A las 19 h. y a las 22h. Viernes: 1 actuación a las 19 h. Domingo: 1 actuación a las 22 h.

El periodo está claro: 15 a 18 de diciembre. Esto se repite en dos periodos.
En el primero, señalaríamos jueves, viernes y sábado: a las 19 h. Y calculamos de forma aproximada 2 horas para la finalización. Hasta las 21:00 h.
En el segundo, señalaríamos jueves, sábado y domingo: a las 22 h. Y de forma aproximada 2 horas para la finalización. Hasta las 00:00.

Caso 6: En el caso de las exposiciones, la inauguración suele hacerse en un horario diferente al que posteriormente se señala cuando se visita. Dos opciones:

a) Si disponemos de información específica de la inauguració: asistentes, programa de actos, etc.
Sería interesante proponer dos eventos. Uno para la inauguración y otro para la exposición que se prolongar en el tiempo
b) Si no disponemos de información específica de la inauguración, incluimos en la descripción la fecha y hora del acto.
A partir este ejemplo, la casuística puede complicarse todavía más. En estos casos poned en un único periodo la fecha de inicio y la final, y un horario aproximado. Indicando que se debe consultar previamente el horario si se dispone de toda la información, especificarla en el campo de descripción con detalle.
Si la finalización no se corresponde con el mismo día de comienzo, se debe saber que el gestor mantendrá el evento publicado renovando la fecha en la agenda día a día hasta que llegue al plazo marcado.
La hora se debe establecer con minutos,  con la opción de  :00 o de :30
Hay que recordar dejar los segundos a 00.

Datos de contacto de la persona que envía el evento

Por último, existe en el formulario un annexo para facilitar el contacto entre el coordinador de la agenda corporativa y la persona que crea el evento. Es muy importante tener todos los datos porque así se puede contactar rápidamente si hace falta hacerlo.  Y en el apartado de observaciones se puede hacer todas las indicaciones que considere conveniente la persona que propone el evento.