A continuació us exposem normes i recomanacions d’estil a l’hora d’emplenar el formulari d’esdeveniments per a l’agenda corporativa UV. La limitació de caràcters és un altre aspecte que cal complir escrupolosament ja que la seua visualització al web quedarà mediatitzada per ella. Cal tindre en compte que en  castellà el nombre de caràcters normalment és major.

Dades

Títol

• S’ha d’introduir en el formulari en  els tres idiomas preferiblement.
• El nombre de caràcters màxim és de 80, però es recomana que no supere els 60 per a mantindre la cohesió quan es publica.
• Fa referència al nom de l’esdeveniment  (de la conferència, llibre que es presenta, pel·lícula, obra de teatre, etc.) però si aquest és molt llarg, es posa el tipus d’esdeveniment com a títol i al primer paràgraf de la descripció (següent camp) es concreta el nom.
• Generalment no s’ha d’utilitzar majúscules, només la lletra inicial de la primera paraula.

Descripció

• No existeix un màxim de caràcters.
• El primer paràgraf ha d'incloure:
• Tipus de esdeveniment: cinema, debat, presentació de llibre, concert, xarrada, concert, etc.
• Si pertany a un cicle, cal indicar-ho.
• Els que intervenen, si disposem d’eixa informació.

• Es recomana que es redacte amb tota la informació disponible perquè la descripció de l’esdeveniment siga la més completa possible. Ara bé,  tampoc en excés. Si disposem de molta informació al respecte,  hem d’utilitzar l’opció d’adjuntar un document.
• Si és necessari es poden fer aclariments sobre horaris en aquest apartat perquè n’hi ha d’esdeveniments molt complicats a l’hora de establir els períodes.

Tipus d’esdeveniment

Ens mostren diferents tipus d’esdeveniments i cal elegir el o els més adients assenyalant la casella de verificació.

Lloc

• No existeix un màxim de caràcters.
• Es recomana posar totes les indicacions necessàries per a indicar el lloc però  que no quede massa llarg.
• No utilitzar sigles.

Direcció de contacte

Es tracta de l’adreça del correu electrònic genèric de l’entitat organitzadora o de la persona encarregada de la difusió i/o creació de l’esdeveniment.

Organitza

• No existeix un màxim de caràcters.
• Es recomana posar totes les entitats que organtzen però que no quede massa llarg.
• No utilitzar sigles.

URL de l’esdeveniment / URL de l’organització

• Es recomana no deixar en blanc aquestos camps, o almenys un d’ells, perquè quan es “pinta” es deixa un espai a la fitxa on s’indica “Més informació” i queda en blanc si no ho afegim.
• Cal enllaçar amb la pàgina on es pot trobar més informació.  O bé de l’esdeveniment en concret si la té  o bé de l’entitat que l’organitza, o millor encara de les dues.

Fitxer adjunt

• Apareix l’opció d’examinar. Aleshores, si disposem d’un document per ampliar la informació sobre l’esdeveniment que volem difondre, només caldrà afegir-lo des de la ubicació que tinga.
• Apareix a l’epígraf de “Més informació” al costat de URL de l’esdeveniment i/o URL de l’organització. Com ja hem comentat , quan podem disposar d’ell queda molt millor perquè és molt més completa la referència a l’esdeveniment.

Imatge

• Apareix l’opció d’examinar. Aleshores, si disposem d’una imatge per a il·lustrar l’esdeveniment que volem difondre, només caldrà afegir-la des de la ubicació que tinga.
• El format ha de ser: “jpg”, “gif” o “png”.
• L’eina la col·loca directament a l’espai reservat quan  es “pinta”.
• És imprescindible afegir imatges perquè visualment és molt més enriquidor.
• La imatge ha de ser de 850x596 píxels. 

Text alternatiu per a ser accessible

• És un text obligatori que fa referència a la imatge en cas de tindre-la.
• Serveix perquè les persones amb discapacitat visual a l’hora d’utilitzar els seus navegadors i al “picar” en  la imatge, aparega el text.
• Ha de ser un text breu que descriga la imatge però a la vegada faça referència a l’esdeveniment concret.

Períodes

Període de l’esdeveniment

• Els esdeveniments poden presentar una casuística molt variada respecte a la determinació de la seua durada en el temps i el seu horari.
• El més habitual és que l’esdeveniment es realitze en un dia en concret i en un  horari establert.
• Per aquest motiu,  aquesta part està expressada com a camps obligatoris.
• Data, dia de la setmana i horari. Respecte a l’horari cal indicar el d’inici i el de finalització.
• Si no es coneix quan acaba, cal posar una hora de forma aproximada.
• Per a elegir el dia es fa ús del calendari. I l’horari es posa a mà utilitzant la banda.
• Per a elegir el dia de la setmana es sel·lecciona del quadre.
• Al marcar, es queda de color blau. Si volem afegir un altre dia, hem de marcar mantenint premuda la tecla de Ctrl i així s’afegirà. Si no ho fem així es deseleccionarà l’anterior.

Cas 1: Conferència. Dimarts 23 de novembre de 17:00 a 18:30 h.

Aquest és el exemple més simple i senzill.
En el primer període s'establix la mateixa data d'inici i de final, s'indica en els dies de repetició, únicament el dimarts, i respecte a l'hora, la d'inici i la de finalització (si no se sap, s'estableix de forma aproximada però àmplia).

Altres períodes (opcional)

A continuació plantegem diferents casos que es poden presentar amb esdeveniments amb certa complexitat pel que fa a la inserció de les dades temporals.

Cas 2: Curs. Dimarts 23 de novembre de 10:00 a 13:00 h. i de 17:00 a 20:00h.

S'estableix un únic períde de 10:00 a 20:00 i s’assenyala  en l’apartat de descripció l’horari complet amb detall explicant la interrupció de migdia.
S'indica en els dies de repetició, el dimarts.

Cas 3: Exposició. Del divendres 2 de desembre al diumenge 18 de desembre. Tanca els dilluns. De dimarts a dissabte és de 10:00 a 14:00 h. i de 16:00 a 20:00h. I els diumenges, únicament horari de matí: 10:00 h a 14:00 h.

Primer període, data d'inici 2 de desembre,  data final 18 desembre. S'assenyalen tots els dies menys els dilluns i diumenges . Horari  de 10:00 a 20:00 h. S’explica en la descripció l’horari complet amb la interrupció de migdia.
Segon període, data d'inici 2 de desembre, data final 18 de desembre. S'assenyala com dia de repetició diumenge i l'horari de 10:00 a 14:00 h.

Cas 4: Curs. Del dimarts 15 de novembre al divendres 23 de desembre. Del dilluns 9 de gener al 20 de gener. Dilluns i dimecres, de 15:00 a 18:00 i dimarts i dijous, de 10:00 a 13:00 h.

Els dos períodes de temps estan clars: del 15 de noviembre al 23 de desembre i del 9 al 20 de gener. Però tenim dos horaris diferents al llarg de la setmana, amb la qual cosa  s’ha de descriure de forma molt concreta els horaris establerts segons els dies de la setmana en l’apartat de descripció.
Una altra opció és fer dos esdeveniments. Un per a la primera part del curs i l’altre esdeveniment per a la segona part (aquesta explicació cal incloure en la descripció). I establir dos períodes d’esdeveniment (les mateixes dates) però marcant els dies diferents amb els horaris diferents. Caldria estar pendent i quan “caducara” el primer esdeveniment es copia però es modifiquen les dates.

Cas 5: Teatre. Del dijous 15 de desembre a diumenge 18 de desembre. Dijous i dissabte: 2 actuacions. A les 19 h. i a les 22h. Divendres: 1 actuació a les 19 h. Diumenge: 1 actuació a les 22 h.

El període està clar: 15 a 18 de desembre. Això es repeteix en dos períodes.
En el primer assenyalaríem dijous, divendres i dissabte: a les 19 h. I calculem de forma aproximada 2 hores per a la finalització. Fins a les 21:00.
En el segon assenyalaríem dijous, dissabte i diumenge: a les 22 h. I de forma aproximada 2 hores per a la finalització. Fins a les 00:00.

Cas 6: En el cas de les exposicions, la inauguració sol fer-se en un horari diferent a què tindrà posteriorment quan es visite. Dues opcions:

a) Si disposem informació específica de la inauguració: assistents, programa d'actes, etc.
Seria interessant proposar dos esdeveniments. Un per a la inauguració i l’altre per a l'exposició que es perllonga en el temps.
b) Si no disposem d'informació específica de la inauguració, vam incloure en la descripció la data i hora de l'acte.

A partir d'aquest exemple, la casuística pot complicar-se encara més. En aquests casos poseu en un únic període la data d'inici i la final, i un horari aproximat. Indicant que s'ha de consultar prèviament l'horari o si es disposa de tota la informació, especificar-la en el camp de descripció amb detall
Si la finalització no correspon al mateix dia de començament, cal saber que l’eina mantindrà l’esdeveniment publicat renovant la data a l’agenda dia a dia fins que arribe al termini marcat.
L’hora ha d’estar establerta amb minuts,  amb l’opció de  :00 o de :30
Cal recordar deixar els segons a 00.

Dades de contacte de la persona que envia l'esdeveniment

Per últim, existeix al formulari un annex per a facilitar el contacte entre el coordinador de l’agenda corporativa i la persona que crea l’esdeveniment.  És molt important tenir totes les dades perquè així es pot contactar ràpidament si cal fer-ho. I a l’apartat d’observacions es pot fer totes les indicacions que considere convenient la persona que proposa l’esdeveniment.