Plantejament del propòsit i orientació

La posada en marxa d'una iniciativa institucional en xarxes socials requereix una quantitat d'esforços i recursos considerables. Aquesta iniciativa ha d'estar obligatòriament liderada pels responsables dels diferents òrgans, serveis o unitats de la Universitat de València (degans, directors, caps de secció, etc.), que són els únics perfils amb competències per sol·licitar l'obertura d'un compte en una xarxa social. Per això, i amb l'objectiu que aquests esforços es vegen compensats a mitjà i llarg termini, és molt convenient que aquests responsables realitzen una anàlisi prèvia que identifique:

• Tipus de públic a què es vol arribar segons el que estableix el capítol XI del RRTIC.
• Eines de difusió més idònies per a la consecució d'aquest objectiu.
• Persones que seran responsables de la gestió dels perfils que es creen.
• Recursos (tant humans com materials) de què es disposa per a la gestió.
• Necessitats formatives detectades per a la posada en marxa de la iniciativa.
• Política d'ús i de gestió dels comentaris (amb circuit de resposta).
• Planificació de continguts (diari, setmanal, mensual...).
• Indicadors per mesurar i avaluar l'activitat en mitjans socials.

Procediment de sol·licitud

Una vegada que el o la responsable de l’òrgan, servei o unitat haja pres la decisió de tenir presència en xarxes socials (a partir de l'anàlisi del plantejament anterior) ha de posar-se en contacte amb la Unitat Web i Màrqueting (UWM) de la Universitat de València per comunicar-li la iniciativa i detallar-ne els objectius i les xarxes socials seleccionades. La UWM, organisme de la Universitat de València responsable de la coordinació de la presència en xarxes socials, presta una atenció a l'usuari de manera personalitzada i contínua. L’enllaç següent mostra els diferents mecanismes de contacte per accedir als recursos que ofereix aquesta unitat.

http://www.uv.es/uwm/contacte

En aquesta primera presa de contacte, s'analitzen els pilars enumerats en l'apartat anterior. Una vegada realitzada aquesta primera aproximació, i en compliment de l'article 31 del RRTIC de la Universitat de València, s'han de seguir els passos següents:

1. El responsable de l'òrgan, servei o unitat de la UV ha d’emplenar i remetre a l'UWM el formulari de sol·licitud d'alta en xarxes socials (semblant al document "Annex I" a través de la plataforma ENTREU (http://entreu.uv.es) de Seu Electrònica. Aquest formulari ha d’incloure la declaració d'alta i la delegació de la representació en una nova figura denominada responsable del compte institucional en xarxes socials, així com l'assumpció signada electrònicament d'obligacions i deures de seguretat de la UV. Cal destacar que el responsable del compte institucional actua en nom de l'organització en les diferents xarxes socials, i ha d’assumir el compromís de saber a qui representa i respectar-ne els valors.

2. La UWM ha d’avaluar el contingut de la sol·licitud presentada i analitzar la viabilitat de la creació del/s compte/s (i declaració del responsable del compte institucional), en virtut del potencial d'aquesta per perdurar en el temps correctament.

3. Una vegada acceptada la proposta, s'ha d’emetre un informe favorable, mitjançant correu electrònic, al sol·licitant de l'obertura del/s compte/s institucionals. En aquest correu electrònic s’ha d’indicar quin és l'àlies de correu que obligatòriament s'ha d'utilitzar per a la configuració dels perfils creats. Queda prohibida la utilització de comptes personals per a la configuració d'aquests perfils.

4. D'altra banda, la UWM ha de col·laborar amb el Servei de Formació Permanent i Innovació Educativa (SFPIE) de la UV per impulsar la formació contínua de PDI i PAS en aquest àmbit per tal d’assegurar, així, que la presència institucional es regeix sota uns estàndards d'eficàcia i eficiència satisfactoris. Dins del mateix període, ha d’establir un temps prudencial de proves privades en els perfils seleccionats per corroborar i corregir qualsevol aspecte formal, o tècnic, que puga sorgir en el moment de l'obertura pública del compte.

5. La difusió i publicació dels comptes de xarxes socials s’ha de fer en les webs institucionals corresponents, una vegada superat el temps de prova privada. Addicionalment, la UWM ha de donar suport o encarregar-se de configurar els comptes i continguts en xarxes socials d'acord amb la directrius indicades en aquest document.

La Unitat Web i Màrqueting (UWM) ha d’impulsar periòdicament programes de suport a les diferents entitats de la UV amb l'objecte de facilitar el desenvolupament de perfils institucionals UV en les xarxes socials i la correcta aplicació d'aquesta guia d'ús i estil. La gestió de les adreces de correu electrònic no personals (àlies) la fa el Servei d'Informàtica de la Universitat de València (SIUV). Aquest servei posa a disposició un centre d'atenció a usuaris (accessible des d'http://solicitudes.uv.es) on és possible indicar quines són les adreces de correu personals de l'equip humà que componen l'àlies.

Nom del compte

Com a pauta general, la denominació dels comptes es forma a partir del seu àmbit institucional afegint el sufix UV (majúscules). En el cas d’estar ocupat el nom en aquelles xarxes socials més rellevants, o almenys en aquelles en què es vol tenir presència, el responsable del compte institucional ha de contactar amb la Unitat Web i Màrqueting (UWM) de la Universitat de València per analitzar la possibilitat de reclamar-lo al servei pertinent d’acord amb els termes d’ús de cadascuna de les plataformes. En cas de no poder utilitzar-lo, se n’escollirà un altre que resulte identificador amb l’objecte del compte en qüestió. En tot cas, haurien de seguir-se les recomanacions següents per als noms:

1. Entre 6 i 15 caràcters.

2. No utilitzar abreujaments poc coneguts.

3. No utilitzar accents, guions baixos, signes de puntuació o caràcters fora de l’estàndard per als idiomes castellà i valencià.

S’aconsella fer una anàlisi inicial en cada xarxa i evitar registrar comptes molt semblants a d’ altres que ja existisquen i que puguen produir confusions futures. Per aquest motiu, també cal analitzar, amb un doble objectiu, la conveniència de registrar noms similars al compte oficial. En primer lloc, per redirigir membres de la comunitat universitària que es puguen haver confós d’usuari. I en segon lloc, per descoratjar l’ús d’usuaris malintencionats (comunament denominats trols) que puguen aprofitar aquesta confusió. En termes generals, es consideren usuaris malintencionats tots aquells que mostren comportaments semblants als que recull l'article 6 del RRTIC de la Universitat de València.