Antes de la transferencia

• Previamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo Intermedio.
• La documentación objeto de la transferencia deberá estar organizada.
• La transferencia de documentación tiene como objetivo optimizar el espacio y transferir a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación – temporal o indefinida -, acceso y consulta de los documentos.
• Los Servicios conservarán la documentación que generen hasta el final de la tramitación y siempre que les circunstancias lo permitan durante un período mínimo de 3 a 5 años.
• La persona encargada de preparar la documentación para remitirla al Archivo Intermedio será la responsable del Archivo de Gestión. El Jefe de Servicio deberá supervisar dicha transferencia y firmar las hojas de transferencia.

Manual procedimiento

El manual de procedimiento es un instrumento común, como la base de datos, para unificar los criterios de todos y cada uno de los Servicios de la Universitat, la suma de todas las transferencias realizadas constituye el catálogo general del Archivo Universitario.

Materiales transferencias

• Base de datos.
• Hoja de previsión de transferencia (versión word) (versión pdf).
• Hoja de tranferencia (versión word) (versión pdf).