NORMAS DE PRÉSTAMO DE OBRAS DE FONDO ANTIGUO PARA EXPOSICIONES (aprobadas por el Consejo de Gobierno el 4 de marzo de 2003)

El préstamo de libros para exposiciones es una manera de contribuir a la difusión de los fondos de las bibliotecas. Cada vez son más frecuentes las peticiones de préstamo de los libros de las bibliotecas para organizar exposiciones. Por esta razón, y a pesar que las condiciones de transporte e instalación de las obras son cada vez más seguras, es necesario tomar una serie de medidas para eliminar los riesgos o disminuirlos tanto como sea posible.
Con este objetivo se exponen a continuación las normas y directrices que deben seguir las bibliotecas de los diferentes centros de la Universidad que prestan fondos.

1. Petición de préstamo

La entidad organizadora de la exposición debe solicitar con suficiente antelación (al menos tres meses antes de la fecha previsible de salida de las obras) el préstamo de los libros que desee exponer, con el fin de proceder a la posible restauración, microfilmación o fotografía de las obras y su montaje.

Para la obtención del préstamo se debe hacer constar los datos siguientes:

• Título de la exposición y el nombre de la institución peticionaria.
• Nombre y dirección de la persona responsable de la exposición.
• Lugar y fecha del comienzo y finalización de la exposición.
• Informe sobre las condiciones ambientales y de seguridad de las salas en las que se organizará la exposición.
• Informe sobre las características del transporte previsto.

La biblioteca proporcionará los formularios de solicitud pertinentes que el solicitante deberá formalizar. Un impreso para cada obra.

2. Autorización

En todo caso se aplicará la normativa que establece el Ministerio de Educación y Cultura (permiso de exportación temporal si se trata de exposiciones en el extranjero) y las normas y directrices de REBIUN.
La salida de cualquier obra del fondo antiguo de la biblioteca para ser expuesta tiene que ser autorizada por el rector, visto previamente el informe técnico de la dirección de la biblioteca. En este informe se debe valorar:

• Las condiciones técnicas y físicas en que se encuentran las obras que se prestan.
• Las condiciones del lugar donde se organizará la exposición para la cual se solicita el préstamo temporal.
• Una valoración de las obras que se prestan, con el fin de contratar el seguro. La valoración, la debe efectuar la biblioteca prestatária o, a petición suya, el Servicio de Valoración y Documentación de la Biblioteca Nacional.

3. Autorización de exportación

Las obras destinadas a exposiciones que se organizan fuera del territorio estatal deben contar con el permiso de exportación temporal del Ministerio de Educación y Cultura (art. 31 de la Ley de patrimonio histórico español), a través de la Junta de Cualificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español. Con esta finalidad, es necesaria la documentación complementaria siguiente:

• Cinco fotografías o fotocopias de las obras que se prestan (cubierta, portada, preliminares, primera página, última página o colofón), cada una en ejemplar duplicado, para identificar la obra en la aduana. Las fotografías se deben adjuntar con la solicitud de exportación temporal.

Para formalizar la solicitud es necesario aportar los datos del solicitante (nombre, DNI o pasaporte, nacionalidad, dirección y teléfono) y la descripción técnica de la obra.

4. Seguro

Toda pieza que salga de su lugar habitual debe estar protegida por una póliza de seguros. Esta póliza se deberá tramitar de puerta a puerta, deberá cubrir el tiempo que las obras estén fuera de la biblioteca y será a favor de ésta.
La dirección de la biblioteca, consultado previamente el Servicio de Valoración y Documentación de la Biblioteca Nacional de Madrid, debe fijar el valor de cada una de las piezas que se prestan, asegurando el préstamo en la cuantía que se indique para cada obra.
La universidad se reserva el derecho a denegar o aceptar la compañía de seguros que proponga la entidad solicitante.

5. Medidas de seguridad para libros

Con el fin de prevenir posibles riesgos, se microfilmarán o fotografiarán las obras que se vayan a prestar antes de entregarlas. Los gastos de reproducción serán a cargo de la entidad organizadora de la exposición. Los microfilms, las fotografías y sus negativos quedarán en propiedad de la biblioteca.
Los grabados, mapas, dibujos, etc., antes de salir de la biblioteca deberán ser preparados por expertos, para que no sufran ningún desperfecto. Los gastos originados por este embalaje especial serán a cargo de la entidad organizadora.
Las obras que se presten deben estar en óptimas condiciones de conservación. No se autorizará el préstamo si el estado de conservación de los libros o las circunstancias de la exposición así lo aconsejen. Si era necesario hacer algún tipo de restauración, limpieza o encuadernación por el estado de conservación de los libros el préstamo de los cuales fuera ineludible, la dirección de la biblioteca elegirá dónde y cómo se debe hacer con total garantía y los gastos correrán a cargo de la entidad organizadora.

6. Reproducción de los libros

No se permite la reproducción total o parcial de los libros prestados para exposiciones sin la autorización correspondiente.
Si se trata de piezas sometidas a la Ley de propiedad intelectual (Ley 22/1987, del 11 de noviembre), el prestatario se debe comprometer expresamente a no hacer ni utilizar reproducciones que vayan en contra de lo que dispone la Ley.

7. Embalaje y transporte

El embalaje y transporte de las obras se llevará a cabo con las garantías máximas para empresas especializadas. Tanto el embalaje como el desembalaje serán supervisados por el personal de la biblioteca.
Las cajas para el transporte deberán estar condicionadas contra la humedad, los cambios de temperatura, los golpes o cualquier accidente que pueda malograr las piezas.
Los gastos que genere todo este proceso serán a cargo de la entidad organizadora.
En el caso que el valor de las piezas o circunstancias especiales lo hagan necesario, se contratarán los servicios de una agencia de seguridad a cargo de la entidad que organiza la exposición. La biblioteca universitaria se reserva el derecho a aceptar o rechazar la agencia de transporte y la empresa de seguridad propuestas si no se ofrecen las garantías necesarias.

8. Duración de las exposiciones

El permiso de exposición se concederá exclusivamente para la exhibición en una única sede y por una duración máxima de 6 meses al año. Agotado este periodo, las obras expuestas no podrán ser prestadas durante los cuatro años siguientes.
No son recomendables las exposiciones itinerantes y en todo caso deberán ser objeto de una autorización especial, de acuerdo con la duración, el recorrido, los intervalos, etc.

9. Medidas de conservación

Las condiciones que se deben exigir como indispensables para la exposición de las piezas son las que siguen:

• La humedad ambiental no debe exceder los límites del 50-65 %.
• La temperatura no bajará de los 15 ºC ni pasará de los 22 ºC.
• La exposición en vitrinas cerradas se deberá llevar a cabo teniendo en cuenta la aireación, la temperatura y la humedad adecuadas para las piezas, así como la seguridad, para la cual estas vitrinas deberán cerrarse con llave y tendrán una obertura que permitirá la aireación de las piezas sin comprometer la seguridad.
• La iluminación será con luz filtrada y no excederá los 75 luxs. Las obras no pueden ser expuestas a los rayos solares.
• Se deben observar una seguridad y vigilancia adecuadas en los locales de la exposición.

La biblioteca universitaria se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de los locales de la exposición y, en caso de no encontrarlas seguras, retirar los fondos.
Para el control del transporte o la instalación de las obras que haga falta exponer, la biblioteca podrá enviar alguna persona de su personal, el traslado y la estancia de la cual será a cargo de la entidad expositora.

10. Catálogo de la exposición

Para ilustrar los catálogos de las exposiciones se permite la reproducción parcial de las obras prestadas. En este caso, debe figurar, tanto en las fotografías como en las referencias bibliográficas, los datos de la biblioteca de donde proceden los libros y la firma correspondiente. De los catálogos publicados se enviarán dos ejemplares a la biblioteca universitaria que haya prestado los fondos.

11. Entrega y devolución

El mismo impreso utilizado para la petición servirá de acta de entrega y devolución.
Los libros serán retirados de la biblioteca por personal debidamente acreditado.
Los plazos de retirada de las piezas, tanto para la inauguración de la exposición como después de su clausura, no deben superar los 8 días, anteriores y posteriores a estas fechas.
El recibir los libros, y antes de firmar el acta de recepción correspondiente, la biblioteca revisará el estado de conservación de los libros devueltos para detectar cualquier posible deterioro o pérdida.
Si hay alguna incidencia, se deberá anotar en el acta de recepción y se informará al rectorado de la universidad, por si fuera necesario exigir responsabilidades.

12. Firma de las condiciones de préstamo por parte de los responsables de la exposición

Cuando la entidad organizadora de una exposición solicite el préstamo de obras de una biblioteca, se exigirá a las personas responsables de la muestra firmar un documente en que confirman conocer las normas sobre el préstamo y declaran el compromiso de cumplirlas. Este documento firmado deberá estar en poder de la biblioteca antes de entregar los libros.