NORMES DE PRÉSTEC D'OBRES DE FONS ANTIC PER A EXPOSICIONS (aprovades per Consell de Govern de 4 de març de 2003)
El préstec de llibres per a exposicions és una manera de contribuir a la difusió dels fons de les biblioteques. Cada vegada són més freqüents les peticions de préstec dels llibres de les biblioteques per organitzar exposicions. Per aquesta raó, i malgrat que les condicions de transport i instal·lació de les obres són cada vegada més segures, cal prendre una sèrie de mesures per eliminar els risc o disminuir-lo tant com siga possible.
Amb aquest objectiu s'exposen tot seguit les normes i directrius que han de seguir les biblioteques dels diferents centres de la Universitat que presten fons.
1. Petició de préstec
L'entitat organitzadora de l'exposició ha de sol·licitar amb prou antelació (almenys tres mesos abans de la data previsible d'eixida de les obres) el préstec dels llibres que desitge exposar, a fi de procedir a la possible restauració, microfilmació o fotografia de les obres i el seu muntatge.
Per a l'obtenció del préstec cal fer constar les dades següents:
a) Títol de l'exposició i nom de la institució peticionària.
b) Nom i adreça de la persona responsable de l'exposició.
c) Lloc i data del començament i del final de l'exposició.
d) Informe sobre les condicions ambientals i de seguretat de les sales en què s'organitzarà l'exposició.
e) Informe sobre les característiques del transport previst.
La biblioteca proporcionarà els formularis de sol·licitud pertinents que el sol·licitant haurà de formalitzar. Un imprès per a cada obra.
2. Autorització
En tot cas s'aplicarà la normativa que estableix el Ministeri d'Educació i Cultura (permís d'exportació temporal si es tracta d'exposicions a l'estranger) i les normes i directrius de REBIUN.
L'eixida de qualsevol obra del fons antic de la biblioteca per ser exposada ha de ser autoritzada pel rector, vist prèviament l'informe tècnic de la direcció de la biblioteca. En aquest informe cal valorar:
a) Les condicions tècniques i físiques en què es troben les obres que es presten.
b) Les condicions del lloc on s'organitzarà l'exposició per a la qual es demana el préstec temporal.
c) Una valoració de les obres que es presten, a fi de contractar-ne l'assegurança. La valoració, l'ha d'efectuar la biblioteca prestatària o, a petició seua, el Servei de Valoració i Documentació de la Biblioteca Nacional.
3. Autorització d'exportació
Les obres destinades a exposicions que s'organitzen fora del territori estatal han de comptar amb el permís d'exportació temporal del Ministeri d'Educació i Cultura (art. 31 de la Llei de patrimoni històric espanyol), a través de la Junta de Qualificació, Valoració i Exportació de Bens del Patrimoni Històric Espanyol. Amb aquesta finalitat, és necessària la documentació complementària següent:
Cinc fotografies o fotocòpies de les obres que es presten (coberta, portada, preliminars, primera pàgina, última pàgina o colofó), cada una en exemplar duplicat, per identificar l'obra a la duana. Les fotografies s'han d'adjuntar amb la sol·licitud d'exportació temporal.
Per formalitzar la sol·licitud cal aportar les dades del sol·licitant (nom, DNI o passaport, nacionalitat, adreça i telèfon) i la descripció tècnica de l'obra.
4. Assegurança
Tota peça que isca del seu lloc habitual ha d'estar protegida per una pòlissa d'assegurança. Aquesta pòlissa caldrà tramitar-la de porta a porta, haurà de cobrir el temps que les obres estiguen fora de la biblioteca i serà a favor d'aquesta.
La direcció de la biblioteca, consultat prèviament el Servei de Valoració i Documentació de la Biblioteca Nacional de Madrid, ha de fixar el valor de cada una de les peces que es presten, assegurant aquest préstec en la quantia que s'indique per a cada obra.
La universitat es reserva el dret a rebutjar o a acceptar la companyia d'assegurances que propose l'entitat sol·licitant.
5. Mesures de seguretat per a llibres
A fi de preveure possibles riscos, es microfilmaran o fotografiaran les obres que s'hagen de prestar abans de lliurar-les. Les despeses de reproducció seran a càrrec de l'entitat organitzadora de l'exposició. Els microfilms, les fotografies i els seus negatius quedaran en propietat de la biblioteca.
Els gravats, mapes, dibuixos, etc., abans d'eixir de la biblioteca hauran de ser preparats per experts, a fi que no sofrisquen cap desperfecte. Les despeses originades per aquest embalatge especial seran a càrrec de l'entitat organitzadora.
Les obres que es presten han d'estar en òptimes condicions de conservació. No s'autoritzarà el préstec si l'estat de conservació dels llibres o les circumstàncies de l'exposició així ho aconsellen. Si calia fer algun tipus de restauració, neteja o enquadernació per l'estat de conservació dels llibres el préstec dels quals fóra ineludible, la direcció de la biblioteca triarà on i com s'ha de fer amb total garantia i les despeses seran a càrrec de l'entitat organitzadora.
6. Reproducció dels llibres
No es permet la reproducció total o parcial dels llibres prestats per a exposicions sense l'autorització corresponent.
Si es tracta de peces sotmeses a la Llei de propietat intel·lectual (Llei 22/1987, d'11 de novembre), el prestatari s'ha de comprometre expressament a no fer ni utilitzar reproduccions que vagen en contra del que disposa la Llei.
7. Embalatge i transport
L'embalatge i transport de les obres es durà a terme amb les garanties màximes per empreses especialitzades. Tant l'embalatge com el desembalatge serà supervisat per personal de la biblioteca.
Les caixes per al transport han d'estar condicionades contra la humitat, els canvis de temperatura, els colps o qualsevol accident que puga malmetre les peces.
Les despeses que genere tot aquest procés seran a càrrec de l'entitat organitzadora.
En cas que el valor de les peces o circumstàncies especials ho facen necessari, es contractaran els serveis d'una agència de seguretat a càrrec de l'entitat que organitza l'exposició. La biblioteca universitària es reserva el dret a acceptar o a rebutjar l'agència de transport i l'empresa de seguretat proposades si no s'ofereixen les garanties necessàries.
8. Duració de les exposicions
El permís d'exposició es concedirà exclusivament per a l'exhibició en una única seu i per una durada màxima de 6 mesos a l'any. Exhaurit aquest període, les obres exposades no podran ser prestades durant els quatre anys següents.
No són recomanables les exposicions itinerants i en tot cas hauran de ser objecte d'una autorització especial, d'acord amb la durada, el recorregut, els intervals, etc.
9. Mesures de conservació
Les condicions que cal exigir com a indispensables per a l'exposició de les peces són les que segueixen:
a) La humitat ambiental no ha d'excedir els límits del 50-65 %.
b) La temperatura no baixarà dels 15 ºC ni passarà dels 22 ºC.
c) L'exposició en vitrines tancades s'haurà de fer tenint en compte l'aeració, la temperatura i la humitat adequades per a les peces, així com la seguretat, per a la qual cosa aquestes vitrines hauran de ser tancades amb clau i tindran una obertura que permeta l'areació de les peces sense comprometre'n la seguretat.
d) La il·luminació serà amb llum filtrada i no excedirà els 75 luxs. Les obres no han de ser exposades als raigs solars.
e) Cal observar una seguretat i vigilància adequades als locals de l'exposició.
La biblioteca universitària es reserva el dret d'inspeccionar les condicions d'instal·lació i seguretat dels locals de l'exposició i, posat cas que no les trobe segures, retirar els fons.
Per al control del transport o la instal·lació de les obres que calga exposar, la biblioteca podrà enviar alguna persona del seu personal, el trasllat i l'estada de la qual serà a càrrec de l'entitat expositora.
10. Catàleg de l'exposició
Per il·lustrar els catàlegs de les exposicions es permet la reproducció parcial de les obres prestades. En aquest cas, ha de figurar, tant en les fotografies com en les referències bibliogràfiques, les dades de la biblioteca d'on procedeixen els llibres i la signatura corresponent. Dels catàlegs publicats se n'enviaran dos exemplars a la biblioteca universitària que haja prestat els fons.
11. Lliurament i devolució
El mateix imprès utilitzat per a la petició servirà d'acta de lliurament i devolució.
Els llibres seran retirats de la biblioteca per personal degudament acreditat.
Els terminis de retirada de les peces, tant per a la inauguració de l'exposició com després de la seua clausura, no han de superar els 8 dies, anteriors i posteriors a aquestes dates.
En rebre els llibres, i abans de signar l'acta de recepció corresponent, la biblioteca revisarà l'estat de conservació dels llibres retornats per detectar qualsevol possible deteriorament o pèrdua.
Si hi ha alguna incidència, caldrà anotar-la en l'acta de recepció i se n'assabentarà el rectorat de la universitat, per si calia exigir responsabilitats.
12. Signatura de les condicions del préstec per part dels responsables de l'exposició
Quan l'entitat organitzadora d'una exposició sol·licite el préstec d'obres d'una biblioteca, s'exigirà a les persones responsables de la mostra signar un document en què confirmen conèixer les normes sobre el préstec i declaren el compromís de complir-les. Aquest document signat haurà d'estar en poder de la biblioteca abans de lliurar els llibres.
